• Diego Wyllie

Digital Workplaces: Der Kampf um den Arbeitsplatz der Zukunft

Mit ihren neuen Productivity-Apps für Unternehmen wollen Microsoft und Facebook den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft neu gestalten. Wir stellen Microsoft Teams und Workplace by Facebook vor, analysieren den heutigen Business-Collaboration-Markt und gehen auf Tools ein, die sich nun auf heftige Konkurrenz einstellen müssen.

Business-Anwender fühlen sich von der E-Mail-Flut zusehends überrollt. Auf Excel-Tabellen und rudimentäre Office-Anwendungen aus der PC-Ära wollen immer mehr Unternehmen verzichten. Klassische Intranets, die um die Jahrtausendwende entwickelt wurden, sind heute für den User, der sich längst an der Usability moderner Geräte und Apps gewöhnt hat, eine wahre Zumutung. In Zeiten von Social Media, Cloud Computing, Smartphones und Tablets und künstlicher Intelligenz reichen die klassischen Kommunikations- und Kollaborationslösungen nicht mehr aus, um die tägliche Arbeit im Büro effizient zu bewältigen. Vor diesem Hintergrund sind moderne Business-Collaboration-Lösungen stark im Kommen. Sie bieten Unternehmen jeder Größe und Branche nützliche Werkzeuge rund um Arbeitsplanung, Kommunikation und Produktivität an, die nicht nur die gute, alte E-Mail und Office-Programme wie Excel, Word und Co. ersetzen, sondern völlig neue Möglichkeiten zur effektiven Zusammenarbeit im Unternehmen eröffnen.

Von schlanken To-Do-Apps wie Asana und Trello, die einen einfachen Einstieg in die Welt der Business-Collaboration versprechen, über leistungsfähigere Projektmanagement-Lösungen wie etwa Basecamp und Projectplace, die in unzähligen Varianten und Ausprägungen verfügbar sind, bis hin zu modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer oder Chatter, sowie Chat-Dienste für Business-Teams wie HipChat und Slack, die auf dem Vormarsch sind: Das Marktangebot an Collaboration-Software wird immer breiter und ist inzwischen kaum zu durchschauen.

Diesen zukunftsträchtigen Markt – der weltweite Umsatz mit Business-Collaboration-Software soll bis zum Jahr 2020 8,4 Milliarden Dollar betragen – wollen nun Microsoft und Facebook neu aufmischen. Ende letzten Jahres präsentierten beide IT-Riesen nämlich neue, vielversprechende Produkte, die für viel Wirbel in der Branche gesorgt haben: Microsoft Teams und Workplace by Facebook. Im Folgenden stellen wir beide Lösungen vor und beschreiben ihre Lösungsansätze und anvisierte Zielgruppen. Darüber hinaus gehen wir auf professionelle Anwendungen aus den Bereichen Social Intranets, Enterprise Social Networks und Team Collaboration ein, die sich nun auf heftige Konkurrenz einstellen müssen.

Microsoft sagt Slack den Kampf an

Unter Federführung von Flickr-Mitgründer Stewart Butterfield konnte sich Slack, der Chat-Dienst für Business-Teams, der alle Rekorde gebrochen hat, binnen kürzester Zeit zu einem der wertvollsten Business-Software-Startups der Welt katapultiert. Die Wachstumszahlen, die das Startup vorweist, sind selbst für Silicon-Valley-Verhältnisse erstaunlich. Wie Medien berichteten, konnte Slack in den ersten sechs Monaten nach dem offiziellen Start im Jahr 2011 rund 125.000 Nutzer und 13.000 Teams als Kunde gewinnen. Inzwischen sollen über vier Millionen Anwender Slack jeden Tag verwenden, gab das Unternehmen neulich in einem Blogpost bekannt. Bemerkenswert dabei: Davon seien über 1,25 Millionen User zahlende Kunden.

Microsoft Teams bringt Chat, Videokonferenzen und Collaboration unter einen Hut.

Slack ist allerdings nicht der erste Chat-Dienst gewesen, der speziell für Business-Teams konzipiert wurde. Mit HipChat bietet die erfolgreiche Softwareschmiede Atlassian aus Australien, die letztes Jahr an die Börse ging und inzwischen einen Marktwert von weit über fünf Milliarden Dollar hat, ein ebenfalls weitverbreitetes Chat-Tool für Unternehmen, das schon vor dem ersten Slack-Release sehr beliebt war. Beide Lösungen sind über die Jahre immer mehr zur zentralen Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für Teams in Unternehmen geworden. Neben Text-Chats und File-Sharing bieten sie mittlerweile weitere nützliche Features zur internen Kommunikation wie Videokonferenzen und Screen-Sharing. Hinzu kommen eine mächtige Suchfunktion, mit der man jedes wichtige Dokument im Nu finden kann, sowie nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit zahlreichen Business-Apps und Chat-Bots von Drittanbietern.

Mit Teams erweitert Microsoft nun sein Produktportfolio um ein neues Cloud-Tool, das direkt gegen HipChat und Slack konkurriert. Ende 2016 wurde als Vorschau-Version präsentiert. Der offizielle Marktstart ist für das erste Quartal 2017 geplant. Im Grunde genommen hat das Programm fast genau dasselbe Featureset wie seine Konkurrenten. Angeblich wollten einige Top-Manager bei Microsoft Slack letztes Jahr ein Übernahmeangebot für acht Milliarden Dollar machen, wie Business Insider berichtetet. Doch Bill Gates höchstpersönlich habe den Deal platzen lassen. Statt so viel Geld für Slack auszugeben, sollte das Unternehmen das viele Geld lieber in die Weiterentwicklung der eigenen Productivity-Produkte investieren, um sie für Business-Kunden noch attraktiver zu machen. Teams scheint eines der Ergebnisse dieser Strategie zu sein.

Nahtlose Integration mit Office und Skype

Auch wenn es auf dem ersten Blick wie ein Copycat von Slack und HipChat aussieht: Teams bietet etwas, wovon Slack, HipChat und ähnliche Chat-Tools wie Grape, Convo oder Teamwork Chat nur träumen können: Eine nahtlose Integration mit Productivity-Tools, die Millionen von Menschen auf der ganzen Welt schon nutzen. Microsoft Office wird nämlich von über 1,2 Milliarden Nutzern in über 140 Ländern eingesetzt. Skype verzeichnet bis zu drei Milliarden Anrufminuten pro Tag, viele davon im Business-Umfeld.

Dass Microsoft seine neue Chat-Plattform kostenlos in den Firmenversionen von Office 365 integriert hat – rund 85 Millionen User sollen die Cloud-Version von Office nutzen –, zeigt deutlich, dass dies ein zentrales Verkaufsargument ist. Während alle Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Unterhaltungen im Arbeitsbereich von Microsoft Teams verfügbar sind, können Anwender gleichzeitig auf die weiteren, in der Praxis bewährten Productivity-Apps der Redmonder zugreifen, unter anderem die Intranet-Lösung SharePoint, die Notizen-App OneNote, sowie auf Skype for Business, um Telefonate und Videokonferenzen abzuhalten. Ein weiterer, entscheidender Vorteil: Mitarbeiter können Office-Dokumente direkt in der Anwendung bearbeiten. Darüber hinaus sind für den mobilen Einsatz entsprechende Apps für iOS, Android und Windows Phone verfügbar.

Erweiterbarkeit, Anpassbarkeit und Compliance

Als einer der größten Enterprise-Software-Anbieter weltweit legt Microsoft auch bei Teams viel Wert auf Anpassbarkeit und Sicherheit – wichtige Faktoren, die gerade im Enterprise-Sektor zu den wichtigsten Kaufkriterien zählen. So beinhaltet Teams erweiterbare APIs (Application Programming Interface), um den Workspace anzupassen. Konfigurierbare Tabs bieten zudem Schnellzugriff auf oft verwendete Dokumente und ermöglichen es, Cloud-Dienste von Drittanbietern einzubinden, so zum Beispiel die populäre Task-Management-App Asana. Darüber hinaus hat Microsoft Support für das Microsoft Bot Framework integriert, damit Firmen – so wie auch bei Slack der Fall – eigene Bots entwickeln und in Teams integrieren können. Was die Sicherheit angeht: Nach Angaben des Softwareriesen sind die Daten stets verschlüsselt und es werden wichtige Compliance-Standards wie EU Model Clauses, ISO 27001, SOC 2 und HIPAA unterstützt.

Workplace by Facebook

Mit Workplace tritt Facebook zum ersten Mal in den Markt für Business-Productivity-Software ein. Vereinfacht gesagt bietet die neue Kommunikationsplattform, die in Oktober letzten Jahres die geschlossene Beta-Phase verlassen hat, ein unternehmensinternes Facebook, so wie wir es privat kennen. Das System muss insofern nicht groß erklärt werden und die meisten Anwender dürften sich schnell zurechtfinden. Mit den bekannten Features wie Profil, Chats, Newsfeeds, Kalendar, Live-Video, Auto-Translate, Veranstaltungen und Gruppen ist Workplace damit von Beginn an einfach und intuitiv zu bedienen. Wichtig dabei: In der Business-Version gibt es keinerlei Werbung und die Daten aus den persönlichen Accounts bei Facebook und Workplace sind komplett voneinander getrennt, versichert die Zuckerberg-Company.

Workplace by Facebook präsentiert sich als ein modernes Social Enterprise Network für Teams jeder Branche und Größe.

Ähnlich wie in der privaten Version wird auch auf Workplace zwischen der eigentlichen App und dem Messenger unterschieden. Der in diesem Kontext “Work Chat” gennant ermöglicht Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe, sowie File und Screen Sharing. Damit konkurriert es in dieser Hinsicht direkt mit Slack, HipChat und Teams. So wie bei der Standard-Facebook-Version lebt aber das neue Facebook für Unternehmen in erster Linie von den Gruppen. Diese werden von Administratoren verwaltet und können privat oder öffentlich sein. Die gesamte interne Kommunikation im Unternehmen, aber auch die Kommunikation nach außen mit Kunden und Partnern kann über solche Gruppen erfolgen. Diese können beispielsweise Mitglieder einer bestimmten Fachabteilung, eines Standortes oder eines Projektteams umfassen.

Social Intranets und Social Enterprise Networks

Innovativ beziehungsweise neu ist die Produktidee hinter Workplace nicht. Ganz im Gegenteil. Soziale Netzwerke für Unternehmen sind schon seit Jahren im Business-Umfeld ein Thema. Das Startup Yammer aus San Francisco, das 2008 gestartet und vier Jahre später durch Microsoft für über eine Milliarde Dollar übernommen wurde, hat den Begriff “Enterprise Social Network” stark mitgeprägt. Seitdem sind zahlreiche vergleichbare Lösungen auf den Markt gekommen, während klassische Intranets um Komponenten aus den sozialen Netzwerken erweitert wurden und sich zu “Social Intranets” weiterentwickelten.

Dabei sollen anstatt Business-Prozesse vor allem die Menschen in den Mittelpunkt rücken. So dienen solche Systeme in erster Linie dazu, mit Hilfe von Features, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern zu verbessern. IT-Riesen wie Oracle (mit Social Network Cloud), SAP (mit SAP Jam), Microsoft (mit Yammer), Salesforce (mit Chatter), VMware (mit Socialcast) und Big Blue (mit IBM Connections) liefern sich in diesem zukunftsträchtigen Marktsegment seit Jahren einen erbitterten Kampf untereinander.

Interessant ist dabei aber auch die Tatsache, dass viele dieser Top-Player mit ihren Social-Software-Lösungen nicht länger nur Großunternehmen, sondern zunehmend auch kleinere Firmen aus dem Mittelstand adressieren. In diesem Bereich sehen sie sich mit jungen Startups konfrontiert, die in der Cloud-Ära entstanden sind und mit innovativen Lösungsansätzen die großen Enterprise-Suites in den Schatten stellen können. Hierzu zählen nicht zuletzt hierzulande entwickelte Lösungen wie Swabr, Coyo, Just Social, Xelos und Tixxt, die sich in der Praxis erfolgreich bewährt haben.

Effiziente Kommunikation im Fokus

Ein entscheider Unterschied zwischen Workplace und Lösungen wie diesen besteht darin, dass sich das neue Facebook für Unternehmen ausschließlich auf die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und mit externen Stakeholdern des Unternehmens fokussiert. Werkzeuge für Projekt- und Aufgabenmanagement, Workflow-Optimierung oder Prozessautomatisierung wie sie von Social Intranets und Social Enterprise Networks häufig angeboten werden, sucht man bei Workplace vergeblich. Selbst in Bereichen wie Dokumenten- und Wissensmanagement können Lösungen wie Tixxt, Xelos, Communote und Co. mit weiterführenden Features gegenüber der neuen Facebook-Plattform punkten. Umfangreiche All-In-One-Plattformen wie Bitrix24, MangoApps oder Glasscubes stellen neben den Standard-Funktionen eines Enterprise-Social-Network wie Newsfeeds, Profilen und Gruppen auch weiterführende Module für CRM, Personalmanagement, Projektmanagement, Business Intelligence und weitere Business-Anwendungen bereit. Damit adressieren sie Firmen, groß und klein, die Business-Prozesse, Collaboration und Mitarbeiterkommunikation unter einen Hut bringen möchten.

Fazit

Microsoft und Facebook bieten mit ihren neuen Collaboration-Produkten für Business-Teams keine besonders innovative oder bahnbrechende Lösungen, die den Markt revolutionieren würden. Ganz im Gegenteil. Die jeweiligen Features der beiden Produkte werden seit Jahren in weitverbreiteten Lösungen von erfolgreichen Anbietern angeboten, die bereits von Millionen Anwendern produktiv eingesetzt werden. Microsoft Teams und Workplace by Facebook jedoch als billige Copycats zu beschreiben wäre absolut falsch. Denn Facebook und Microsoft brauchen keine brandneue Features, um sich erfolgreich am Collaboration-Markt zu behaupten. Microsoft gehört zu den größten Anbietern von professionellen Productivity-Tools. Die nahtlose Integration von Teams mit Office und Skype, die von Millionen Anwendern weltweit eingesetzt werden, ist ein Alleinstellungsmerkmal, das kaum zu toppen ist. Die massive Nutzerbasis von Facebook wird ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Akzeptanz von Workplace spielen. Denn so gut wie jeder Wissensarbeiter auf der Welt weißt, wie man Facebook bedient und wird sich in Workplace sofort zurechtfinden. Und in Sachen Business-Software ist Nutzerakzeptanz Trumpf.