• Diego Wyllie

Service Economy: Zeiterfassung ist ein Muss

Zeit stellt für Dienstleister, vor allem in der boomenden Digitalwirtschaft, die wichtigste Unternehmensressource dar. Warum sie ihre Projektarbeitszeiten mithilfe moderner Time-Tracking-Apps erfassen sollten, das erklären wir  in diesem Post.

 

Unternehmen, die in der digitalen Wirtschaft tätig sind und auftragsorientiert arbeiten, haben hohe Personalkosten. Hierzu zählen zum Beispiel Softwarehersteller, Marketing-, PR- und Internet-Agenturen, Ingenieurbüros, Berater oder IT-Dienstleister, um nur einige Beispiele zu nennen. Für solche Unternehmen stellt die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter die wichtigste, teuerste und gleichzeitig knappste Ressource des Unternehmens dar — Stichwort Fachkräftemangel. Egal ob sie ihre Dienste auf Stundenbasis anbieten oder Projekte mit Fixpreisen berrechnen: Sie verkaufen letztendlich Arbeitsstunden. Aus diesem Grund liegt in der Zeiterfassung die Basis für eine realistische Budgetierung, Aufwandsschätzungen, Preis- und Kostenkalkulationen und somit für eine möglichst realistische Projektplanung.

 

Doch in der Praxis haben Dienstleister häufig große Schwierigkeiten damit, ihre Arbeitszeiten effizient zu erfassen. Während die elektronische Arbeitszeiterfassung in der Industrie nicht mehr wegzudenken ist, nutzen viele am Computer arbeitende “Knowledge-Worker” nach wie vor Excel, wenn überhaupt, um ihre Stundenzettel zu erstellen. Da viele Büromitarbeiter den Nutzen der Zeiterfassung für sich häufig nicht erkennen, sehen sie die manuelle Erstellung von Arbeitsnachweisen als eine lästige Aufgabe, die nur deshalb erledigt werden muss, weil der Chef es so will. Dies führt schließlich zu Stundennachweisen, die nicht selten ein völlig unrealistisches Bild vom Unternehmensalltag vermitteln: Jeder Angestellte arbeitet genau acht Stunden am Tag, kommt immer pünktlich um 09:00 Uhr und verlässt das Büro jeden Tag um 18:00 Uhr. Unternehmen, die es genauer wissen möchten, greifen auf moderne Time-Tracking-Apps wie unsere zurück. Diese bieten einen einfachen Weg, Arbeitszeiten mühelos zu erfassen, effizient abzurechnen und anhand übersichtlicher Reports zu analysieren. Weitere Vorteile, die immer mehr Firmen überzeugen, erklären wir in den folgenden Abschnitten.

 

Kostentransparenz

 

Wie viele Arbeitsstunden sind für die Entwicklung einer Website nötig? Wie lange brauche ich für den Entwurf eines neuen Logos? Wie viele Stunden sollte ich für die Erstellung einer Landing-Page abrechnen? Wie berechne ich den zu erwartenden Profit eines Projekts? Designer, Entwickler, Marketer, Grafiker und jeder andere, der kreative Leistungen erbringt, muss sich solche Fragen immer wieder aufs Neue erstellen – nämlich jedes Mal, wenn sie eine neue Projektanfrage erhalten. Dabei müssen sich viele häufig auf ihren Bauch verlassen, um zu einer Antwort zu gelangen. Das kann im schlimmsten Fall sehr teuer werden. Verrechnet man sich bei der Budgetierung von einem Projekt, das mit einem Fixpreis kalkuliert wird, so kann das Unternehmen am Projektende sogar Geld verlieren. Eine falsche Projektkalkulation kann sicherlich jedes Unternehmen verkraften. Doch, wenn dies keine Ausnahme bleibt und zur Regel wird, so kann dies gravierende Folgen für das Unternehmen haben — in der Praxis keine Seltenheit. Vor allem IT-Projekte laufen häufig aus dem Ruder. Laut einer Untersuchung der Unternehmensberatung McKinsey werden die Budgets bei IT-Projekten im Durchschnitt um 45 Prozent überschritten.

zeiterfassung

Moderne Time-Tracking-Tools wie unseres, die Projektmanagement-Funktionen anbieten, versprechen dabei Abhilfe. Sie sorgen für mehr Kostentransparenz, indem sie den Anwendern erlauben, jede erbrachte Arbeitsleistung für einzelne Projektaufgaben detailliert zu erfassen. Dabei kann man zudem angeben, ob einzelne Leistungen verrechenbar sind oder nicht. Am Ende des Projekts können Entscheider mithilfe der angebotenen Reporting-Funktionen die Projektkosten auf einfache Weise berechnen.

 

Bessere Budgetierung, realistischere Planung

 

Ein weiterer Vorteil, den Zeiterfassungs-Tools mit sich bringen und mit dem Thema Kostentransparenz im direkten Zusammenhang steht, betrifft die Projektbudgetierung. Die Ist-Werte, die in vergangenen Projekten ermittelt wurden, können als fundierte Datengrundlage für die Budgetierung eines neuen Auftrags dienen. Ein Beispiel: Wenn man die Kosten für eine neue Website veranschlagen muss und man bereits einige ähnliche Projekte erfolgreich abgeschlossen hat, so wird man nun den Zeitaufwand besser, das heißt präziser, einschätzen können. Eine möglichst genaue Aufwandsschätzung ist dabei eine entscheidende Voraussetzung für realistische und faire Budgets. Von fairen Preisen können Auftraggeber und Dienstleister gleichermaßen profitieren.

 

Wer Projekte termingerecht und im wirtschaftlichen Rahmen durchführen möchte, kommt an eine möglichst detaillierte Planung des Vorhabens kaum vorbei. Dabei können die Erkenntnisse aus vergangenen Projekten, die als Budgetierungsgrundlage gedient haben, ebenfalls nützlich sein. So unterstützen die meisten professionellen Zeiterfassungsprogramme die Angabe von Deadlines und Zeitschätzungen, die den Vergleich von Soll- und Ist-Werten vereinfachen können.

 

Vor allem für Agenturen und Selbständige, die in der kreativen Industrie tätig sind und auf Stundenbasis arbeiten, kann die konsequente Zeiterfassung ein wichtiger Faktor sein, gerechtfertigte Arbeitsstunden abzurechnen. Viele professionelle Lösungen erlauben nicht nur ein bequemes, detailliertes Time Tracking, sondern verfügen auch über integrierte Invoicing-Werkzeuge, mit denen man die erfassten Arbeitsstunden direkt in Rechnung stellen kann.

 

Kundenvertrauen schaffen

 

Eine genaue Leistungsabrechnung vereinfacht nicht nur die Rechnungsstellung. Durch eine transparente Arbeitsweise können Dienstleister ein enges Vertrauensverhältnis zu ihren Kunden aufbauen. Auftraggeber sind in der Regel keine Experten im Fachbereich der Dienstleister und können deshalb unmöglich einschätzen, wie viel Arbeit etwa in der Entwicklung einer App oder in der Behebung eines Programmierfehlers wirklich steckt. Wenn sie jedoch genau erfahren können, wofür sie ihr Geld ausgeben, dann werden sie dem Dienstleister mehr Vertrauen schenken.

 

Flexiblere Arbeitsbedingungen

 

Richtig eingesetzt, bringen Web-basierte Time-Tracking-Lösungen weitere nicht-monetäre Vorteile mit sich. Die meisten Tools für Business-Teams, die heute auf dem Markt erhältlich sind, verfügen nämlich über mehr oder weniger umfangreiche Reporting-Module, die flexiblere Arbeitsbedingungen ermöglichen können. Unsere für Web, Desktop und Mobile erhältliche App TrackingTime verfügt zum Beispiel über eine einfache Stoppuhr-Funktion für die Zeiterfassung in Echtzeit. Auf dem Online-Dashboard zeigt die Software jederzeit an, woran jedes Teammitglied gerade arbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kollegen im Büro, unterwegs oder aus dem Home-Office arbeiten. Hinzu kommen leicht erstellbare Arbeitszeitberichte, die die geleisteten Arbeitsstunden einzelner Mitarbeiter in einem beliebigen Zeitraum detailliert aufzeigen. Dank solcher Features kann das Management jederzeit prüfen, ob die Arbeitszeiten, die mit externen Dienstleistern beziehungsweise remote arbeitenden Angestellten vereinbart wurden, auch wirklich eingehalten werden.