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5 claves para hacer un seguimiento efectivo del tiempo en tu agencia digital

El objetivo principal de las agencias digitales es muy sencillo: impulsar el mejor trabajo creativo y entregar sus proyectos a tiempo. Pero, ¿cómo registrar el tiempo y el flujo de trabajo de manera eficiente? fácil, TrackingTime se enfoca en ayudarte a obtener un registro de las horas trabajadas y en mantener tus proyectos y fechas de entrega al día.



En toda agencia digital el tiempo es dinero, no importa que tan fácil consideres que sea definir las tareas, presupuestos, proyectos o plazos; existen infinidades de eventos fortuitos que pueden ocurrir de imprevisto, y que no solamente dependen de la agencia sino de los clientes o de tu equipo de trabajo, estas situaciones pueden salirse fácilmente de control si el único material de consulta es una hoja de cálculo.



Hacer un seguimiento constante de tu  tiempo puede ser abrumador en ocasiones; puesto que si estás teniendo un día súper productivo, puede parecer que se está interponiendo en tu trabajo, y si estás teniendo un día difícil, el seguimiento del tiempo puede servir como un recordatorio de lo poco que estás haciendo. Sin embargo, hacer un registro del tiempo es una de las mejores cosas que puedes hacer por tu negocio ya que cada hora que capturas es otra hora que puedes facturar, y si estás ejecutando proyectos de precio fijo, puedes identificar a tus clientes y proyectos más rentables.



Por otro lado, tener la seguridad de que tu valioso tiempo está bien invertido es esencial, pues no solo se trata de cuánto trabajas, sino de lo bien que trabajas. Sin importar cuánto tiempo dediques a un proyecto existe una gran posibilidad de no ser productivo. Si estás al tanto de tu trabajo en progreso, si estás trabajando dentro del plazo de entrega correcto o si estás consciente de cuánto tiempo debes dedicarle a cada tarea, reducirás increíblemente los niveles de estrés, y a su vez, los márgenes de error.



Por esas y muchas otras más razones te compartimos las 5 claves que pueden ayudar a hacer un seguimiento efectivo del tiempo. ¿Estás listo?



1. Ayuda a tus empleados a trackear sin molestarlos

Para la mayoría el seguimiento del tiempo de trabajo puede ser signo de control, un gran porcentaje de empleados no se sienten cómodos al tener que utilizar un sistema de time tracking, y más allá de eso, para los gerentes es muy engorroso tener que estar siempre al pendiente de que sus empleados registren sus horas correctamente todos los días. TrackingTime cuenta con herramientas que proporcionan infinidades de ventajas tanto a empleados como a gerentes, así como recordatorios para los empleados que les avisan que están trackeando en el momento y si no están trackeando nada, a su vez, brinda aplicaciones para registrar el tiempo desde mobile, Slack y más de 70 servicios online.

2. Evitar inconsistencia de datos

Crear reportes consistentes muchas veces se convierte en un reto para las empresas grandes, pues cada empleado carga sus horas de manera distinta. Si envías  informes regulares a tus clientes, puedes crear plantillas de informes que te permitan obtener datos rápidamente de un período de tiempo establecido y por ello es ideal que todos y cada uno de los datos sean consistentes. Si bien aún debes tomarte el tiempo para analizar los datos y compartir sus observaciones, puedes evitar tener que reconstruir un informe desde cero cada vez. TrackingTime brinda funcionalidades para asegurarse que tus planillas de tiempo sean consistentes: “duplicar proyecto”, “auditorias automaticas”, y roles de usuario para definir que ciertos empleados no puedan editar tareas y proyectos.

3. Empezar con una prueba piloto

Para que los profesionales creativos adopten y sigan estrictamente una práctica que los aleje de su trabajo creativo, deben ver el propósito del sistema. Los creativos quieren usar su capacidad intelectual en su trabajo creativo, no en una tarea administrativa. Por lo tanto, cuanto más fácil sea el sistema de seguimiento del tiempo, más probable será que el equipo lo use. Si eres nuevo en el mundo del time tracking no intentes arrancar pretendiendo que todos tus empleados registren 40 horas por semana, mejor comienza haciendo una prueba piloto con un cliente / proyecto / equipo en particular para luego analizar cómo les fue, e ir aprendiendo a utilizar la herramienta paso a paso.

4. Registra las horas facturables y también las no facturables

Tan importante como registrar las horas facturables es también registrar las horas por las que no se puede cobrar al cliente. Esto te permitirá ver cuán redituable es un cliente y en qué debe enfocarse el equipo. Los reportes de TrackingTime te permiten analizar en detalle cuántas horas le puedes facturar a tus clientes por proyecto y cuántas horas serán consignadas solo como gastos.

5. Define plazos de entrega y tiempos estimados

Especialmente en la industria creativa una tarea puede llevar 1 hora o 100. Imagínate la creación de un nuevo logo para un cliente por ejemplo. Puedes tenerlo listo en 1 día o puedes estar trabajando en eso 1 mes entero. Colocando límites de tiempo y plazos de entrega ayudarás a tus empleados a utilizar su tiempo en forma consciente y eficiente según tus prioridades.

Conclusión

Adoptar un enfoque estricto para cumplir con los horarios, mejorar la comunicación, crear plantillas de trabajo repetitivo cuando sea posible y utilizar herramientas que se adapten a tu proceso es idílico, sin embargo, si bien algunos de los enfoques mencionados anteriormente requieren ajustes en toda la empresa, otros afectan a las personas a nivel individual. Es por ello que la gestión eficiente del tiempo es una meta con la que todos en una agencia digital deben comprometerse. En TrackingTime brindamos una plataforma amigable y fácil de gestionar para que cualquier empleado sin importar cargo se sienta a gusto al momento de registrar su tiempo.