5 Herramientas de Comunicación que Necesitas para Trabajar Remoto

¿Crees que el trabajo remoto está sobrevalorado? ¿Te resulta más difícil que trabajar en la oficina? Quizás no estés trabajando con las herramientas de comunicación adecuadas. El trabajo remoto prospera con una comunicación eficaz a través de canales de comunicación adecuados.

Dependiendo del tipo de trabajo remoto que realice, deberás encontrar el modo de comunicación más aceptable, ya sea a través de tecnología VoIP, mensajería instantánea, SMS, llamadas telefónicas, chat de video o correos electrónicos. Este artículo compartirá cinco herramientas de comunicación que necesitas y cómo usarlas.

5 Herramientas de Comunicación que Necesitas para Trabajar Remoto

1. Aplicaciones VoIP (Protocolo de Voz sobre Internet)

Esta tecnología permite la transmisión de voz y multimedia a través de Internet. Es una forma más rápida y sencilla de llegar a las personas. Con la función de video, los usuarios pueden cambiar fácilmente de audio a video y dar seguimiento a las conversaciones con chats de texto.

Ciertamente, con esta tecnología, las videoconferencias pueden reemplazar las reuniones cara a cara que se habrían llevado a cabo en un lugar físico. Un buen número de software y aplicaciones que utilizan esta tecnología también han habilitado una función para compartir pantalla que permite a los usuarios compartir archivos multimedia importantes.

Entonces, ¿estás enviando un correo electrónico cuando deberías realizar una videoconferencia con tu equipo? ¿O estás enviando una serie de correos electrónicos cuando una llamada de voz puede aclarar el problema? Quizás necesites evaluar tu estrategia de resolución de conflictos y emplear las herramientas de comunicación de trabajo remoto adecuadas. VoIP es especialmente adecuado para presentaciones y comunicación en equipo.

Con WhatsApp:

• Puedes realizar videollamadas grupales y llamadas de voz, enviar archivos multimedia y chats de texto cifrados.
• WhatsApp te permite mostrar un catálogo de tus bienes y servicios, y actualizar tu estado con imágenes y videos importantes.
• WhatsApp for Business te permite dejar mensajes automáticos para cuando no puedas responder a los mensajes de inmediato.

Esta aplicación es ideal para la vinculación de equipos y para comercializar tus productos. Sin embargo, la aplicación no tiene función para compartir pantalla, tiene un límite bajo para la cantidad de participantes en una llamada grupal (permite hasta ocho participantes) y ciertas configuraciones (como desactivar los recibos) pueden dificultar las discusiones formales. . Además, WhatsApp es completamente gratuito.

En Slack, los usuarios gratuitos tienen acceso a:

• 5GB de espacio de almacenamiento
• Autenticación de dos factores
• 10000 mensajes más recientes
• Llamadas uno a uno
• Acceso limitado a análisis y
• Apoyo técnico.

Los planes pagos, Estándar y Plus, tienen más funcionalidades, que incluyen hasta 20 GB de almacenamiento de archivos por usuario, controles de usuario, acceso ilimitado a análisis y mensajes pasados, y llamadas de voz y video con hasta 15 participantes. La función DM (mensajes directos) permite a los líderes del equipo supervisar y comunicarse con miembros individuales, y con Enterprise Grid, las organizaciones pueden disfrutar de la interconectividad de varios canales de Slack.

Brosix

• El cifrado de extremo a extremo de Brosix garantiza que los mensajes se envíen y entreguen de forma segura.
• Analiza los mensajes entrantes utilizando la herramienta antivirus del dispositivo.
• Al igual que Slack, también permite llamadas de video y audio, chats de texto y tiene una opción para compartir pantalla, pero a un costo más económico.
• La aplicación puede configurar una estructura de comunicación que puede adaptar a sus necesidades de comunicación.

Brosix te brinda control sobre tus datos; puedes eliminar tu información de sus servidores cuando lo desees, para que no tengas que preocuparte por la seguridad de la información confidencial.

Nextiva

Esta es otra gran opción de VoIP. Al igual que las dos opciones anteriores, también permite:

• Llamadas telefónicas,
• Colaboración,
• Analítica
• Integración con otras aplicaciones.

Nextiva te ofrece una gran cantidad de información con sus analíticas. Puedes ver los momentos pico de comunicación y analizarlos junto con tus herramientas de CRM para comprender mejor a tus clientes y miembros del equipo.

La ética estándar se aplica en la comunicación a través de la tecnología VoIP:

• Sé decente cuando estés tomando o haciendo videollamadas.
• Y sé puntual a las reuniones.
• Prepárate: ten a mano tus diapositivas e información.
• Silencia tu micrófono cuando no se espera que hables.
• Utiliza un lenguaje apropiado.
• Permite que otros hablen, no interrumpas innecesariamente.
• No compartas información confidencial en las redes sociales ni con otros.

Chanty

Chanty es una herramienta de comunicación en equipo para equipos comerciales de todos los tamaños. Ofrece:

• Mensajería instantánea entre miembros del equipo: mensajes uno a uno, conversaciones públicas y privadas
• Historial de mensajes de búsqueda ilimitado
• Llamadas de audio y video con pantalla compartida
• Funcionalidad de gestión de tareas con el tablero Kanban
• Teambook: un único centro para organizar sus tareas, conversaciones, mensajes anclados y contenido
  Mensajes de voz
• Integraciones con aplicaciones de terceros
• Hilos de discusión.

2. Correo Electrónico

Aunque es tradicional, a menudo la gente hace un mal uso o infrautilización de los correos electrónicos. Ciertamente, los correos electrónicos son una forma formal y aceptable de presentar al personal, facilitar la comunicación interna y relacionarse con los clientes.

Los correos electrónicos brindan una excelente manera de rastrear el historial de conversaciones entre tu y un cliente, especialmente si el cliente es uno que a menudo cambia de opinión sobre la dirección del proyecto.

Cosas a tener en cuenta:

• Mantén las comunicaciones por correo electrónico breves y directas.
• No olvides agregar archivos adjuntos si has indicado en el correo electrónico que lo harás.
• No olvides Responder a todos, para que nadie se quede fuera de la conversación.
• Siempre verifica tu mensaje para asegurarte de que se corrijan los errores tipográficos y los errores ortográficos.
• Es difícil corregir la impresión incorrecta que da un correo electrónico mal redactado.

3. Aplicaciones de Mensajería Instantánea

La tecnología de mensajería instantánea permite que los chats de texto viajen en tiempo real y se ha convertido en un canal normal de comunicación entre individuos, equipos y organizaciones. Necesitarás mensajería instantánea para coordinar el trabajo en equipo y mantenerte en contacto con los clientes.

• La mensajería instantánea es más rápida que los correos electrónicos.
• Debido a que una gran mayoría de usuarios usa estas aplicaciones en dispositivos móviles, es una forma más fácil de comunicarse y mantenerse en contacto con los clientes.
• Tu startup puede usar estas aplicaciones para actualizar a los clientes sobre la información del producto y las ventas en curso.

Asegúrate de que tus mensajes sean:

• Específicos
• Claros
• Apropiados y
• Presenten un llamado a la acción

4. Blogging

Los blogs se están convirtiendo rápidamente en una verdadera herramienta de marketing para las organizaciones. Si tus esfuerzos de marketing se ven obstaculizados por los efectos de la pandemia, tal vez deberías intentar escribir en un blog. Escribir blogs sobre noticias, hechos, informes y productos relacionados con la empresa es una buena forma de mantener tu startup en la mente de los clientes potenciales, especialmente cuando trabajas remoto.

• Postea de forma consistente
• Incluye datos del blog
• Asegúrate de que las publicaciones de tu blog sean interactivas y brinden soluciones reales para tu audiencia.

¿No sabes por dónde empezar? No es un problema. Puedes subcontratar el alojamiento de tu blog interno. Blogin te ofrece una excelente relación calidad-precio al cuidar el alojamiento de tu blog interno por una tarifa justa. Puedes disfrutar de alojamiento de blogs, integraciones con Slack y Hangouts, notificaciones por correo electrónico y push, inicio de sesión de Google y Slack, notificaciones por correo electrónico y de escritorio, usuarios y equipos ilimitados, seguridad de contenido completo y mi favorito personal: publicaciones y categorías ilimitadas.

5. El Teléfono Tradicional

¿Qué pasa si tus contactos no responden a tus correos electrónicos o no leen chats? ¿O qué pasa si tus contactos no son conocedores de las redes sociales? ¿O si no usan las herramientas que tienes? ¿Qué pasa si tu conexión a Internet es deficiente? Ahí es donde entran las líneas telefónicas comerciales tradicionales.

Necesitarás llamadas telefónicas para:

• Seguimiento de trabajos y reuniones contratados,
• Resolver los problemas relacionados con el cliente y mejorar la experiencia del cliente.
• Aclarar o resolver problemas de comunicación de los que no se ocuparán los correos electrónicos y los mensajes instantáneos.

Cuando utilices llamadas telefónicas como herramienta de trabajo remoto:

• Mantén tu tono cordial y cálido.
• Sé cortés.
• Explica la situación lo mejor que puedas.
• Ten tus datos a mano, evita tartamudear.

El trabajo remoto no tiene por qué ser una tarea ardua. Elige cualquiera de estas herramientas de comunicación para programar tu trabajo y hacerlo más fácil.

Acerca del autor:

Andreyana Kulina es especialista en marketing digital en Brosix, especializada en marketing de contenidos y estrategias de divulgación. Además de su pasión por el marketing digital, le gusta el senderismo y el ciclismo de montaña. Conéctate con ella en LinkedIn.

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