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Gestión de proyectos: soluciones integrales para la colaboración entre departamentos

La gestión de proyectos no es igual en todas las empresas. Encontrar el software con el cual diferentes equipos de la empresa puedan trabajar eficientemente no es fácil. A continuación, explicamos los requisitos básicos que debe cumplir un sistema de gestión de proyectos para que pueda ser utilizado por los equipos de marketing, desarrollo, soporte y otros.

Los días en que solo los desarrolladores de software, las agencias digitales o el departamento de IT usaban software de gestión de proyectos han quedado atrás. Después del lanzamiento de Basecamp en 1999 como la primera alternativa sencilla al entonces líder del mercado, Microsoft Project, innumerables herramientas han salido al mercado. La gama de productos se ha vuelto extremadamente diversa. Ya sea marketing, servicio al cliente, contabilidad o ventas: cualquier departamento de la empresa que busque mejorar la colaboración y acelerar sus procesos encontrará en el mercado actual lo que necesita.

Por ejemplo, Productboard ofrece una herramienta de PM moderna diseñada específicamente para equipos de product management, Zube de San Francisco une a los equipos de producto y desarrollo, Conceptboard se dirige directamente a los equipos de diseño. Apollo, desarrollado en Italia, reúne CRM y la gestión de proyectos en una sola plataforma e invita también al departamento de ventas a colaborar en un mismo lugar.

Al mismo tiempo, las aplicaciones de gestión de tareas como Wunderlist, Todoist, Asana y Trello han encontrado su camino en el mundo de los negocios desde hace mucho tiempo. Con funcionalidades útiles, excelentes interfaces de usuario que prometen la usabilidad de una aplicación para el consumidor y una estrategia agresiva de freemium, estos y muchos otros servicios SaaS similares han hecho que la gestión de tareas sea atractiva para los equipos más allá del departamento de IT.

Gestión de proyectos a escala

Pero el tema de la gestión de proyectos en algunos casos puede ser tan extenso que afecta a todas las unidades de negocio. Consideremos, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto. Desde el desarrollo y el diseño, hasta el marketing y las ventas, hasta el servicio y soporte al cliente, este proyecto involucra un conjunto diverso de equipos que deberían trabajar juntos de manera fluida y estrecha. Pero si los desarrolladores usan Jira, el equipo de marketing prefiere trabajar con Basecamp o Wrike, y el personal de soporte usa otra solución para administrar sus tickets y problemas, esto puede generar problemas rápidamente.

En lugar de utilizar diferentes soluciones aisladas para los departamentos individuales y de alguna manera integrarlas, muchas empresas prefieren recurrir a una solución integral que sirva como centro de proyecto central para todos los equipos participantes. De las aplicaciones entre equipos, los usuarios esperan no solo consistencia y los más altos estándares de uso, para todos los empleados, sin importar en qué departamento trabajen, sino también el control de procesos comerciales más complejos que superan los límites departamentales.

Gestión profesional de usuarios

Cuando se trata de elegir una solución de este tipo, aspectos no tan interesantes como ser la administración de usuarios, los permisos y los derechos de acceso juegan un papel crucial, que a menudo se subestima. Las herramientas PM simples que solo se usan internamente en un equipo no necesariamente tienen que soportar diferentes roles de usuario o permisos detallados. Debido a que todos los miembros del proyecto trabajan en el mismo equipo, la administración de acceso puede ser relativamente fácil. En casos extremos, incluso todos los usuarios podrían acceder fácilmente a todos los proyectos, usuarios, tareas y archivos alojados en el sistema. Sin embargo, si el equipo se hace más grande, o la solución PM es utilizada por diferentes departamentos, entonces no puede acceder a configuraciones detalladas del usuario.

En estos casos, ya no es suficiente otorgar a los usuarios individuales acceso a proyectos específicos. Las empresas deben poder mapear su propia estructura organizativa en el software. Esto significa que puede crear diferentes equipos, grupos de usuarios o espacios de trabajo y personalizar su visibilidad para empleados o equipos específicos. Esto no solo es importante para proteger ciertos datos del acceso no autorizado, sino que también hace que el software sea más fácil de usar, ya que cada empleado solo accede a proyectos y recursos que son realmente relevantes para el.

Jira Core 

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Estas funciones no sólo las ofrecen las grandes suites de gestión de proyectos empresariales, que deben mapear las complejas estructuras organizativas de las grandes empresas con cientos o incluso miles de empleados. Las sofisticadas plataformas de PM como RedBooth, ActiveCollab, Wrike y, sobre todo, Jira ahora tienen suficientes mecanismos de control para administrar profesionalmente las cuentas con cientos de empleados con diferentes roles y permisos.

Fundada en Sydney en 2002, Atlassian se ha posicionado como uno de los proveedores de colaboración y gestión de proyectos más exitosos del mundo. La compañía de “Down Under” que cotiza en la bolsa de NASDAQ se popularizó en la industria del software sobre todo con Jira. Jira se ha posicionado como una alternativa extensa y al mismo tiempo flexible para los equipos de software, que soporta las métodos Scrum y Kanban y cubre todos los aspectos centrales de la gestión ágil de proyectos con más de 150 herramientas integradas. Sin embargo, el software, que puede usarse tanto en la nube como local, ha sido utilizado cada vez más por equipos no técnicos. En este contexto, Atlassian lanzó una nueva versión de su exitosa plataforma de gestión de proyectos a finales de 2015, que beneficia a todos las unidades de negocio de la empresa: Jira Core.

Esta versión está destinada a ser la plataforma central de gestión y colaboración para los equipos en todas las áreas de la organización, ya sean recursos humanos, marketing, finanzas o el departamento legal. Los dashboards de Scrum, las funciones de reportes ágiles y otras herramientas diseñadas específicamente para equipos de software son en vano en Core. Sin embargo, esto proporciona funcionalidades útiles, como plantillas de proyectos empresariales y campos y flujos de trabajo definidos por el usuario, que los gerentes de proyecto pueden configurar de manera flexible de acuerdo con sus propios requisitos.

La personalización es clave

La adaptabilidad y la flexibilidad son requisitos claves para una herramienta de gestión de proyectos que vaya a ser utilizada en más de una unidad de negocio. Cada equipo trabaja de manera diferente y cada gerente de proyecto tiene su propio estilo personal de gestión. Lo que a los ojos de un líder de proyecto es una funcionalidad infaltable puede ser completamente irrelevante para muchos de sus colegas. Si diferentes equipos con diferentes procesos y métodos de trabajo van a trabajar juntos en una sola plataforma, entonces ciertamente es necesario que pueden adaptar el software a sus propias necesidades y preferencias de trabajo.

Estos proveedores han reconocido por mucho tiempo que los parámetros clásicos de proyectos y tareas, como ser fechas de entrega, prioridades o las personas a cargo, ya no son suficientes. Por ejemplo, en Asana, la popular aplicación de administración de tareas de San Francisco, lanzada por el fundador de Facebook Dustin Moskovitz, puede agregar campos personalizados a tareas y proyectos para que coincidan exactamente con lo que es relevante para su empresa o equipo. Este podría ser el número de versión, información de estado, tarifas por hora o información de presupuesto requerida por los equipos para organizar mejor su trabajo. Dichos campos definidos por el usuario pueden ser utilizados para ordenar o filtrar listas de tareas, así como para crear sus propios paneles de control y reportes.

Tan flexible como Excel

Los equipos que otorgan gran importancia a la personalización y la flexibilidad deben echar un vistazo a los servicios alternativos de gestión de proyectos como Smartsheet o Airtable. Lanzado en 2005, Smartsheet de Washington está siguiendo un enfoque único que promete la máxima flexibilidad. El truco: en el núcleo del sistema no hay listas de tareas o tableros kanban, como es común en la mayoría de los sistemas PMS, sino tablas interactivas «inteligentes». Estas hojas de cálculo básicamente funcionan como las hojas de cálculo regulares de Excel, pero se complementan con muchas herramientas útiles sobre gestión de tareas, uso compartido de archivos, informes de flujo de trabajo y colaboración que permiten la gestión profesional de proyectos. Esto hace que Smartsheet sea inicialmente adecuado para principiantes que de alguna manera administraron sus proyectos con Excel y ahora buscan una mejor solución.

Smartsheet le ofrece una interfaz de trabajo con la que ya está familiarizado. Pero incluso los proyectos a gran escala con muchos participantes, tareas, recursos y dependencias se pueden dominar con éxito con el software. Después de todo, según el fabricante, es utilizado por más de 3,5 millones de usuarios y el 90 por ciento de las compañías Fortune 100. La compañía anunció la salida a bolsa hace unas semanas.

Airtable

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Airtable se presenta como una alternativa moderna de hoja de cálculo que también pone las tablas en primer plano y se encuentra en una fuerte trayectoria de crecimiento: hace solo unas semanas, la startup anunció que había recaudado $52 millones en capital. En términos de usabilidad y diseño de interfaz de usuario, el servicio en línea lanzado en San Francisco en 2013, que ahora está siendo utilizado por compañías líderes como Tesla y Airbnb, causa una mejor impresión que Smartsheet. El enfoque de la solución es, en principio, bastante similar. De esta forma, las celdas pueden formatearse en más de 20 formas diferentes y pueden contener no sólo fórmulas arbitrarias, sino también contenidos inusuales como casillas de verificación, campos de selección múltiple o códigos de barras.

Una fortaleza particular del software es establecer relaciones entre las tablas: con un tipo de columna especial, los usuarios pueden vincular fácilmente los datos de una tabla con los datos de otras tablas. También es útil para la colaboración entre departamentos: Airtable Blocks, una nueva característica lanzada hace unas semanas, permite a los equipos crear flujos de trabajo arbitrarios basados en sus datos de hoja de cálculo.

Soluciones integrales para PYMES

Además de las soluciones y alternativas de gestión de proyectos clásicas como Smartsheet y Airtable, las pymes de rápido crecimiento que buscan unir a sus diversos equipos pueden confiar en soluciones todo en uno optimizadas para su público objetivo. Las empresas orientadas a servicios que trabajan en diversos proyectos de clientes, como agencias digitales, empresas de arquitectura y otros proveedores de servicios en la industria creativa, pueden, por ejemplo, confiar en los líderes de los equipos. La startup se fundó en Bélgica en 2012 y hasta ahora ha recaudado unos $ 15 millones en capital.

Con su solución integral en la nube, más de 5,000 pequeñas y medianas empresas ya están trabajando, según el proveedor. Con gestión de proyectos, CRM, seguimiento de tiempo, gestión de clientes potenciales, gestión de calendario, mesa de ayuda y tráfico telefónico (VoIP), Teamleader se presenta como un tipo de software ERP moderno, con el que las pequeñas y medianas empresas pueden mapear sus procesos más importantes en una sola plataforma, desde la planificación de proyectos hasta desde facturación hasta atención al cliente. Teamleader compite con soluciones todo en uno similares, como el sistema de colaboración e Intranet Social Bitrix24, ActiveCollab, una solución de gestión de proyectos de Serbia que tiene muchos extras, como tiempo y asistencia o trabajo en equipo de Irlanda.

Conclusión

Si bien las herramientas sencillas y acotadas que se enfocan en un problema en concreto están evolucionando rápidamente en la era Cloud actual, las plataformas más grandes, especialmente en las áreas de colaboración empresarial y gestión de proyectos, siguen teniendo una gran demanda. En principio, se puede comprender el éxito de herramientas altamente especializadas ya que en muchas áreas pueden ayudar a empresas más pequeñas a reemplazar Excel, Word y el correo electrónico por aplicaciones más eficientes que permiten optimizar la productividad.

Pero con demasiada frecuencia el tema de la gestión de proyectos es tan extenso que afecta a todas las unidades de negocio. Como resultado, las empresas más grandes o las que están creciendo rápidamente  que necesitan gestionar procesos comerciales más complejos, confían más en una plataforma central que pueda ofrecer no solo consistencia y usabilidad, sino también flexibilidad y personalización. En última instancia, las empresas optarán por una solución de gestión de proyectos que ofrezca grandes perspectivas de éxito. A partir de cierto nivel de complejidad, esto solo se puede lograr mediante el uso de una solución integral y central que pueda ser utilizada más allá de los límites de cada departamento.