Por qué el Seguimiento de Proyectos es Esencial para el Éxito del Equipo
Manejar un proyecto será demasiado fácil si solo tiene un puñado de tareas y personas para manejar. Sin embargo, a medida que las tareas crecen y se someten a ciertos procesos con diferentes personas involucradas, manejar un proyecto puede ser complicado. Aquí es donde entra en juego el seguimiento del proyecto.
El seguimiento de proyectos te ayudará a optimizar los procesos para que sepa qué tareas preceden a otras. Y ayudándote a priorizar uno sobre el otro.
Hacerlo también te ayuda a mitigar los riesgos, identificar los bloqueadores y solucionarlos, y cumplir con los plazos. En general, mover al equipo y al proyecto en la dirección correcta.
Si administras y realizas un seguimiento adecuado de tu proyecto, el resultado no solo beneficiará al proyecto, sino que también hará que el equipo reciba el visto bueno de los superiores.
Cómo y dónde ayuda el seguimiento de proyectos al éxito de tu equipo
El seguimiento de proyectos ayuda a definir objetivos y tareas en Entail
Al manejar un equipo, especialmente con miembros remotos, comunicar claramente los objetivos del proyecto a los miembros del equipo hará que todos estén en la misma página. De esta forma, alinearán todo con los objetivos.
Pero, ¿por qué es tan importante la alineación de objetivos?
Cuando está claro para todos cuáles son los objetivos, se asegura que los entregables sean correctos. Y con el mejor valor real para el proyecto. En pocas palabras, se ejecutará un plan adecuado para lograr estos objetivos definidos.
Por otro lado, si todo el mundo trabaja sin las metas en mente, el proyecto tendrá un enfoque deficiente y objetivos vagos
Simplemente, simplemente no saben por qué están haciendo lo que están haciendo. La salida será mediocre y se hará solo por el bien del cumplimiento.
Un gran ejemplo de esto es si estás trabajando en un equipo de marketing digital. Y promocionando un producto para una próxima ocasión. Si el equipo no sabe que el objetivo es vender todo el inventario disponible antes de una fecha determinada, es posible que aún estén ejecutando campañas después de que finalice ese período.
Con el seguimiento de proyectos implementado, puedes comunicar los objetivos al equipo. Y explicar el desglose del proyecto en tareas.
Poner el proyecto en tareas más pequeñas mantiene a los miembros del equipo en un objetivo claro de sus esfuerzos. Y permite que el líder del equipo identifique claramente los riesgos y los problemas y los gestione con prontitud.
Con todo registrado y en orden, a medida que se realizan las tareas, el equipo verá sus esfuerzos orientados a alcanzar la meta final del proyecto.
Deja espacio para la asignación efectiva de recursos
El seguimiento del proyecto permite que el líder del equipo y los miembros calculen las cargas de trabajo. Identificar quién y qué recursos están involucrados en el cumplimiento de las tareas.
Después de dividir el proyecto en tareas, el líder del equipo ahora puede definir qué recursos necesita para cada tarea en el proceso
El mayor recurso que tiene un líder de equipo son sus miembros. Con el seguimiento de proyectos implementado, los miembros del equipo con las habilidades adecuadas establecen lo que necesitan para realizar ciertas tareas y delegar con las tareas adecuadas en el momento adecuado. Con esto se pueden establecer expectativas adecuadas en la salida.
Esto también le permite al líder del equipo ver si el marco de tiempo es apropiado para el miembro que trabaja en él. O cuántas personas necesitan para manejar la carga de trabajo con un plazo establecido, estableciendo expectativas e hitos razonables para las partes interesadas y el equipo.
Con el seguimiento de proyectos, los recursos están disponibles cuando y donde los necesitas.
Digamos que tu cliente es propietario de una tienda de comercio electrónico. Y pediste administrarlo y escalar sus ventas. Luego, debes recurrir a equipos de terceros, como una agencia de SEO, para trabajar en la optimización del contenido. Y diseñadores web para optimizar la tienda.
Saber esto por adelantado significará que tocarás a las personas adecuadas cuando las necesites.
Además, al emparejar la tarea y el miembro, asignarán tiempo a otros recursos como herramientas y maquinaria para evitar retrasos.
Si tu cliente posee una tienda de Amazon y te contrata para que la administre, obtener una herramienta de optimización de listados y un software de inventario de productos cuando estés en la fase de escalamiento ayudará a agilizar tu proceso de trabajo.
También puedes monitorear las fases e identificar los períodos más exigentes que necesitan más mano de obra y herramientas para que puedas prepararlo todo con antelación, o planificar a quién sacar de qué tarea para respaldar la necesidad de estas fases más exigentes.
Con todo resuelto de manera eficiente, puede evitar gastos innecesarios mediante la optimización de un proceso que permite obtener la mejor calidad o cantidad de producción al menor costo.
La fecha límite será alcanzable y las expectativas serán razonables. Todos estan contentos.
Por otro lado, sin seguimiento de proyectos, los presupuestos y los plazos pueden volverse demasiado ambiciosos. Como resultado, todos los miembros se queman y afectan negativamente su rendimiento. Esto también significa que probablemente entregarán el proyecto tarde y por encima del presupuesto asignado.
Permite el seguimiento del estado del proyecto en tiempo real
Con el seguimiento de proyectos, definen tareas para que los miembros puedan registrar el progreso. Y actualice al líder del equipo, los miembros eventuales del equipo que dependen de una tarea anterior y otras partes interesadas.
No será necesario interrumpir a los miembros para solicitar actualizaciones, y todos pueden concentrarse en trabajar en sus respectivas tareas.
Puedes obtener fácilmente una imagen clara de lo que se está haciendo en tiempo real, incluso si estás manejando un lugar de trabajo digital.
El seguimiento de proyectos permite que el equipo sea más proactivo y se ocupe de los problemas o cuellos de botella tan pronto como surjan.
Pueden detectar y corregir fácilmente si las tareas se desvían de su patrón. O el proyecto está atascado en una fase.
Si estás liderando un equipo de creación de contenido con la parte interesada solicitando una guía detallada incorporada con una sección de revisión y contenido de video, el seguimiento del proyecto te permitirá ver qué parte del contenido ya está hecho y en qué debe enfocarse a continuación.
El seguimiento de proyectos no solo sigue el progreso de las tareas. También permite informes eficientes para que las partes interesadas puedan tener un informe detallado listo en cualquier momento que lo necesiten.
Para muchos equipos que ya tienen las manos ocupadas, informar puede ser otro peso sobre sus hombros. Pero con el seguimiento de proyectos, documentan constantemente las tareas, lo que hace que la supervisión sea continua sin necesidad de que el equipo haga ningún trabajo adicional..
Además, quienes analicen el informe no necesitarán explicaciones adicionales. Dado que el informe proporcionado tendrá la forma de un progreso digerible de la tarea. Allí pueden simplemente comparar con los objetivos y los plazos de las tareas y ver cómo va todo.
Con esto, los miembros del equipo pueden mostrar y demostrar al cliente o partes interesadas su confianza con el proyecto. Allanando el camino para una fuerte relación entre todos los involucrados.
El seguimiento de proyectos promueve la transparencia. Que el equipo trabaje en cualquier tema de inmediato y que los stakeholders sepan que todo está funcionando de acuerdo a lo acordado.
Mejora la consistencia de la comunicación interna
La colaboración puede ser un desafío, especialmente si los miembros del equipo trabajan de forma remota entre sí, pero con el seguimiento de proyectos, la comunicación interna para las personas que no están en el mismo lugar ya no es un obstáculo.
Con las tareas ya definidas, pueden etiquetar a los miembros del equipo en las tareas en las que trabajarán. E inmediatamente vea con quién trabajarán. También ven otras tareas que dependen de las suyas y ven a sus asignados.
Si tu cliente posee un servicio de impresión como Mixam y tu trabajo es comercializarlo y utilizar los servicios de gestión de PPC, el cuello de botella común es cuando se agotan los recursos brutos. Por lo tanto, también debes trabajar con el equipo de adquisiciones y producción para asegurarse de que estás comercializando un producto que esté disponible para aquellos que opten por él.
Lo mismo ocurre de nuevo con las tiendas de comercio electrónico. La comunicación interna ayuda no solo dentro de un departamento sino entre diferentes departamentos de la misma organización.
Para una tienda de comercio electrónico que ofrece maniquíes, la comunicación interna es crucial para garantizar que los productos solicitados estén disponibles.
Esta transparencia garantizará la rendición de cuentas. Haz que sea fácil para todos saber con quién trabajar o ponerse en contacto con respecto a ciertas tareas, reduciendo así la complejidad de la colaboración del proyecto para terminar las tareas.
Gracias a la sinergia del equipo, las tareas exigentes obtendrán el apoyo inmediato de otros miembros del equipo que sean capaces de ayudar.
Al optimizar la colaboración, el proyecto será mucho más eficiente y exitoso.
El seguimiento de proyectos aumenta la productividad
A medida que defines tareas, asignan miembros y asignan recursos, pueden evitar retrasos necesarios en la productividad. Por lo tanto, los proyectos se ejecutarán sin problemas y a tiempo.
El uso del seguimiento de proyectos permitirá a los miembros ver todo el ciclo del proyecto. Y ayudar a darse cuenta de la urgencia de la realización de sus respectivas tareas.
Sin el seguimiento de proyectos, en lugar de ser proyectos proactivos que tienen como objetivo generar un trabajo de calidad, el resultado estará pendiente del modo de supervivencia.
El equipo a menudo se fractura y las tareas se duplican mientras se pierden otras tareas. Todo se vuelve ineficiente. Al no utilizar los recursos en la mejor medida, el equipo no cumple con los plazos y produce un resultado mediocre.
Si tu equipo se encarga de la creación de contenido para un sitio web de reseñas como Medical Alert Buyers Guide, el seguimiento del proyecto garantiza que no haya dos miembros del equipo trabajando en el mismo producto. Y así evitar la duplicidad de tareas.
El seguimiento de proyectos permite una planificación eficiente. Y con una planificación eficiente, todo estará en su lugar. Manteniendo los problemas al mínimo y permitiéndoles abordarlos rápidamente si alguna vez surgen.
Incluso podrás analizar si necesitas herramientas adicionales como la automatización de marketing para agilizar las tareas.
Con él, no desperdiciarán recursos y se anticiparán y planificarán los riesgos. Los proyectos no fallarán y el equipo junto con los clientes y las partes interesadas estarán felices.
Permite a los líderes de equipo tomar mejores decisiones
Como dice el refrán, “si no planeas, planeas fallar”. El seguimiento del proyecto le permite evitar el fracaso del proyecto debido a decisiones equivocadas.
El seguimiento de proyectos implica planificación y permite el seguimiento en tiempo real. La planificación permite a los responsables de la toma de decisiones ver cualquier riesgo potencial desde el principio y planificar soluciones si alguna vez surgen. De esta forma, no sufrirán retrasos.
El monitoreo en tiempo real también permitirá a los líderes del equipo ver si ciertas tareas corren el riesgo de fallar. Cumplir con los plazos para que el apoyo y los recursos que necesitarán puedan estar disponibles para permitir que la tarea termine a tiempo.
El monitoreo en tiempo real también permitirá a los líderes del equipo ver si ciertas tareas corren el riesgo de fallar. Cumplir con los plazos para que el apoyo y los recursos que necesitarán puedan estar disponibles para permitir que la tarea termine a tiempo.
Digamos que tu equipo está desarrollando un nuevo producto como lo haría Gili Sports para atender a más mercados. Garantizar que las fases de investigación comiencen a tiempo garantizará que la creación del diseño y la producción de nuevas placas también comiencen a tiempo.
El seguimiento de proyectos te permite ver registros claros del progreso para que puedas gestionar cualquier riesgo potencial de manera inteligente y a tiempo. También podrás decidir qué priorizar yqué puede causar los mayores riesgos para que pueda trabajar en ello antes de que ponga en peligro todo el proceso.
Por último, las decisiones que se tomen se basarán en informes y seguimiento en tiempo real, lo que significa que las decisiones son más inteligentes porque están basadas en datos. Esto también significa que no hay necesidad de retrasar la toma de decisiones porque ya pusieron a disposición los factores decisivos.
Mejora la satisfacción del cliente
Si el proyecto avanza a tiempo y cumple con la fecha límite, los clientes y las partes interesadas estarán satisfechos.
Tenga en cuenta que esto se entrega a tiempo, sin retrasos, por lo que puede asegurar la calidad, lo que aumenta la satisfacción de los clientes o las partes interesadas.
Además, cuando se les da acceso al rastreador de proyectos o se les proporciona un informe de progreso, pueden ver cómo se logran los objetivos y cómo se acerca el proyecto a su finalización día a día.
Es como una boleta de calificaciones que les proporcionas. Les das el estado y el progreso y ellos ven el rendimiento y, si todo va según lo esperado, confiarán más en el equipo para manejar proyectos exitosos.
Además, esta satisfacción que experimentan por parte de su equipo les llevará incluso a recomendar su organización o grupo a otros clientes potenciales. Obtiene marketing gratuito por la satisfacción que proporciona, ahorrándole dinero en esfuerzos de marketing.
Proyecto Seguimiento Controles Riesgos
Mencionamos esto un poco antes, pero hablemos un poco más sobre cómo gestiona los riesgos.
Con todo planeado, tu como líder y tu equipo pueden estar un paso por delante de amenazas y riesgos no deseados.
Si bien aún existen riesgos potenciales, puedes planificar cursos de acción que puede tomar si alguna vez surge para que no se convierta en problemas agotadores que afectarán todo el progreso del proyecto y causarán retrasos evitables en el proyecto.
Si le pides a tu equipo que administre una marca basada en servicios o una plataforma de transmisión de video, tener en cuenta qué tipo de fallas técnicas surgirán le permitirá planificar cómo solucionarlo y asignar a un miembro del equipo para que los maneje y solucione.
Sin seguimiento de proyectos, existe una gran tentación de barrer los riesgos potenciales debajo de la alfombra pensando imprudentemente que no tendrá que lidiar con ellos más adelante.
Tener un sistema sólido de seguimiento de proyectos te ayudará a identificar riesgos claros con cada tarea y planificar cómo puedes mitigar el riesgo o tratarlo si alguna vez se convierte en un problema.
Nuevamente, las tareas que necesitas monitorear para realizar una tarea pueden extenderlo demasiado, los problemas de manejo solo se sumarán al trabajo que necesita manejar.
Por lo tanto, cuando se trata de proyectos complejos, es mejor utilizar el seguimiento de proyectos para identificar el riesgo, de modo que el flujo del proyecto se desarrolle de la mejor manera posible.
El seguimiento de proyectos lo ayuda a mantenerse dentro del presupuesto
Cuando delegan todo correctamente, pueden utilizar los recursos de la mejor manera y evitar retrasos. De esta forma, el presupuesto establecido para el proyecto será suficiente para llegar al resultado esperado.
Sin el seguimiento del proyecto, administrarán los recursos de manera imprudente, desperdiciando fondos que deberán contactar nuevamente a las partes interesadas para un aumento en el presupuesto.
Un ejemplo que tomaremos aquí nuevamente es si su equipo es seleccionado para manejar la creación de un contenido de revisión, como la revisión de herramientas de growth hacking.
La mayoría del software se puede probar de forma gratuita, pero hay que pagar por algunos. Si no investiga con anticipación lo que prueba gratis y lo que tiene que pagar, superará su presupuesto estimado.
El seguimiento de proyectos te permitirá planificar la investigación con anticipación para conocer el software que conlleva costos.
A menudo, si este es el caso, el cliente te sentirás decepcionado y no generarás la confianza suficiente para que confíe en ti para futuros proyectos y referencias.
Invertir en una herramienta de seguimiento de proyectos puede parecer innecesario, pero cuando gastas en ella y ves cómo simplifica todo para obtener un resultado eficiente y de calidad que te salva de la escasez de presupuesto, te darás cuenta de que valió la pena.
El seguimiento de proyectos es esencial para el éxito del equipo
El seguimiento de proyectos ayuda desde la definición de objetivos hasta el seguimiento de tareas y la asignación de recursos, el control de riesgos y el mantenimiento de todo dentro del presupuesto y el tiempo asignado.
Las decisiones serán mejores, terminarás dentro del presupuesto y las partes interesadas estarán felices. Con esto, puedes construir una relación que te permita trabajar en más proyectos para ellos y su red.
En general, al invertir en esta herramienta de proyecto centrada en la eficiencia, podrá escalar su negocio a medida que ayuda a más y más partes interesadas a hacer crecer sus negocios.
Sobre el Autor:
Burkhard Berger es el fundador de Novum. Puede seguirlo en su viaje de 0 a 100 000 visitantes mensuales en novumhq.com. Sus artículos incluyen algunas de las mejores estrategias de piratería de crecimiento y tácticas de escalado digital que ha aprendido de sus propios éxitos y fracasos.
Por qué el seguimiento de proyectos es esencial para el éxito del equipo
- Ayuda a definir los objetivos y las tareas que conlleva
Cuando está claro para todos cuáles son los objetivos, se asegura que los entregables sean correctos y con el mejor valor real para el proyecto.
- Deja espacio para la asignación efectiva de recursos
El seguimiento del proyecto permite al líder del equipo y a los miembros medir las cargas de trabajo, identificando quién y qué recursos están involucrados en la realización de las tareas.
- Permite monitorear el estado del proyecto en tiempo real
El seguimiento de proyectos permite que el equipo sea más proactivo y se ocupe de los problemas o cuellos de botella tan pronto como surjan.
- Mejora la consistencia de la comunicación interna.
Con las tareas ya definidas, los miembros del equipo pueden ser etiquetados en las tareas en las que trabajarán e inmediatamente ver con quién trabajarán. También ven otras tareas que dependen de las suyas y ven a quién están asignadas.
- Aumenta la productividad
El uso del seguimiento de proyectos permitirá a los miembros ver el ciclo completo del proyecto y ayudará a darse cuenta de la urgencia de completar sus respectivas tareas.
- Permite a los líderes de equipo tomar mejores decisiones.
La planificación permite a los responsables de la toma de decisiones ver cualquier riesgo potencial desde el principio y planificar soluciones si alguna vez surgen.
- Mejora la satisfacción del cliente
Si el proyecto avanza a tiempo y cumple con la fecha límite, los clientes y las partes interesadas estarán satisfechos.
- Controla los riesgos
Con todo planeado, tu como líder y tu equipo pueden estar un paso por delante de amenazas y riesgos no deseados.
- Te ayuda a mantenerse dentro del presupuesto
Cuando todo se delega correctamente, los recursos se pueden utilizar de la mejor manera y se pueden evitar los retrasos. De esta forma, el presupuesto establecido para el proyecto será suficiente para llegar al resultado esperado.
