Home office y trabajo remoto: soluciones de colaboración

El trabajo independiente, la movilidad, el trabajo remoto y el home office demuestran que la forma en que trabajamos está cambiando drásticamente. Las soluciones de colaboración que permiten a las empresas seguir siendo productivas al implementar home office y trabajo remoto son cada vez más importantes, y la gama de ofertas es extremadamente amplia.

Home office alrededor del mundo

Las horas de trabajo regulares, los trabajos de oficina permanentes y las relaciones laborales a largo plazo ya no son tan naturales como solían ser. La economía independiente está en auge. Ya hay alrededor de 57 millones de trabajadores independientes en los Estados Unidos. Eso corresponde a aproximadamente el 34 por ciento de la fuerza laboral en Estados Unidos: para 2020 debería ser el 50 por ciento.

Este desarrollo se puede ver no solo en los Estados Unidos, sino también en Europa. Por ejemplo, el home office ha aumentado constantemente en los países escandinavos, así como en Suiza, Francia, Holanda y Gran Bretaña en los últimos años. Los Países Bajos incluso tendrán derecho a tener una oficina en casa a principios de julio.

Sin embargo, los empleadores no están muy entusiasmados con la nueva legislación. Sobre todo, los escépticos temen una comunicación ineficiente entre los empleados y una organización de trabajo difícil, lo que conduciría a mayores costos o pérdida de productividad.

Estas son también las razones que hablan en contra del home office y el trabajo remoto en Alemania. En un estudio reciente, la asociación industrial BITKOM encuestó a unas 1.500 empresas alemanas sobre el tema de la digitalización en el mundo del trabajo. En consecuencia, en el 75 por ciento de las empresas, todos los empleados deben asistir. Y la gran mayoría de los encuestados (70 por ciento) también asume que el clásico lugar de trabajo de oficina no perderá su importancia.

Cuando se les preguntó qué razones hablarían en contra del home office, el 33 por ciento de los entrevistados respondió que la productividad disminuiría sin un intercambio directo con colegas. El 27 por ciento rechaza el teletrabajo porque los empleados no están disponibles en todo momento, y el 17 por ciento porque las horas de trabajo no se pueden controlar.

Otro resultado interesante: el 56 por ciento de las empresas encuestadas prefieren las reuniones cara a cara, mientras que el 44 por ciento usa llamadas de conferencia. Las videoconferencias, por otro lado, se utilizan en solo el ocho por ciento de las empresas, continúa el estudio.

Repensar la forma de trabajar

Estos resultados muestran por qué la mayoría de las empresas alemanas no parecen estar preparadas para futuras formas de trabajo. Porque si intenta administrar un equipo distribuido con reuniones personales constantes y llamadas telefónicas, bajo estrictas regulaciones de tiempo de trabajo y con disponibilidad constante, seguramente fracasará. Las formas flexibles de trabajo requieren una nueva cultura corporativa y nuevos métodos de gestión. Es indispensable el uso de soluciones de colaboración especiales que garanticen una colaboración eficiente más allá de la oficina clásica.

Desde aplicaciones simples de tareas y mensajes, de fácil implementación y orientadas principalmente a equipos reducidos, hasta soluciones de administración de proyectos más potentes y disponibles en innumerables variantes, pasando por aplicaciones para registrar horas de trabajo como TrackingTime, y redes sociales holísticas y extensas para empresas, especialmente en el sector corporativo. En los últimos años ha surgido un mercado extremadamente diverso, en el que hay herramientas para todos.

Colaboración para facilitar el home office

Las soluciones de colaboración tradicionales se han vuelto cada vez más complejas a lo largo de los años. A menudo fueron seleccionados por el departamento de TI sin responder a los deseos y necesidades de los usuarios y, por lo tanto, a menudo fallaron debido a la falta de aceptación del usuario. Sin embargo, las aplicaciones empresariales modernas se centran en el usuario y se centran principalmente en la usabilidad y la facilidad de uso. Esta tendencia se puede observar especialmente con aplicaciones de tareas exitosas como Wunderlist, Todoist, Asana o Producteev. Diseñados originalmente para el mercado de consumo, ahora presentan interfaces de usuario especialmente elegantes en el entorno empresarial, que se implementan con gran atención al detalle.

En términos de funcionalidad, las aplicaciones de gestión de tareas se basan principalmente en el método «Getting Things Done» de David Allen y se centran en la administración y delegación de tareas simples. Las características como los comentarios y debates, los plazos, las prioridades, la gestión de citas, el intercambio de archivos y las notificaciones automáticas no deberían faltar en ninguna aplicación de tareas pendientes para los equipos de negocios de hoy.

Otra característica común entre los diferentes productos que están disponibles en este segmento del mercado actual es la independencia de la gran plataforma. Además de las aplicaciones web habituales, las aplicaciones de escritorio nativas para Windows y Mac OS X, así como las aplicaciones móviles para iOS y Android están disponibles en la mayoría de los casos.

Aplicaciones de mensajería innovadoras

Las aplicaciones de mensajería para empresas como RingCentral, Unison y, sobre todo, HipChat y Slack recientemente también han facilitado el ingreso al mundo de la colaboración empresarial basada en software. Dichas aplicaciones permiten a los equipos intercambiar información con cualquier número de colegas en las salas de chat y compartir fácilmente archivos entre ellos. Todas las conversaciones se guardan de forma persistente, para que pueda buscarlas en cualquier momento si es necesario. De esta manera, aseguran una mayor transparencia y promueven el intercambio de conocimiento entre los empleados, sin importar dónde estén trabajando. Dichas salas de chat son adecuadas, por ejemplo, para proyectos individuales, equipos o departamentos especializados. El administrador tiene control total sobre quién puede participar en qué debates.

Además, las numerosas opciones de integración de HipChat, Slack and Co. representan uno de sus puntos de venta centrales. Todas las notificaciones que envían las herramientas utilizadas por el equipo se muestran en salas de chat predefinidas. Esto significa que todas las discusiones relevantes para el negocio, en torno a tareas abiertas, documentos, errores, confirmaciones de código, tickets de soporte y mucho más, tienen lugar en una ubicación central. Sin embargo, aquí se busca la gestión de tareas o herramientas similares de planificación y organización en vano. Los servicios de chat cubren principalmente el aspecto de comunicación de la colaboración empresarial.

Gestión de proyectos para cada necesidad

Hay empresas que no están satisfechas con el conjunto de características de una aplicación ligera de tareas o mensajería, por lo que requieren herramientas avanzadas, confiando en las soluciones clásicas de gestión de proyectos. Dichas herramientas se dirigen principalmente a empresas de servicios que trabajan en diferentes proyectos en paralelo para diferentes clientes. Por ejemplo, los fabricantes de software, las firmas de arquitectura, las agencias de diseño, marketing o Internet actualmente pueden trabajar con soluciones profesionales de PM para administrar eficientemente los recursos del proyecto, los horarios, las responsabilidades, etc.

Alrededor de 30 años después de que el primer software PM apareciera en el mercado con Microsoft Project, la gama de productos en este segmento de mercado se ha vuelto extremadamente amplia. Estos van desde sistemas clásicos como OnePoint Projects y Smartsheet, que puntúan con gráficos de Gantt, comparaciones plan / real e informes completos, a través de productos orientados a la comunicación como Basecamp y Werkstatt42, hasta herramientas específicas de la industria, como Concepboard, desde los cuales las mentes creativas pueden beneficiarse. En la industria del software, las soluciones ágiles de PM que implementan los probados modelos de proceso Scrum y Kanban están en aumento. Muchos equipos de software encontrarán un método eficiente para llevar con éxito sus complejos proyectos a su objetivo en aplicaciones de colaboración como Jira, TargetProcess, PivotalTracker o Sprintly especialmente diseñados para ellos. Aquí se puede ver un desarrollo interesante: con herramientas visuales de PM como Planbox, AgileZen y, sobre todo, Trello, los conceptos ágiles probados como el tablero Kanban se hacen atractivos para un público más amplio fuera de la industria de TI.

Redes sociales para empresas

Tales plataformas no sólo compiten entre sí, también hay que enfrentarse a las redes sociales empresariales. Estas representan un mayor desarrollo de las intranets tradicionales de finales de la década de 1990 y sirven como un centro de información central para toda la empresa. El objetivo: promover la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre todos los empleados, ya sean 10, 100 o 1000. Además de las herramientas habituales de colaboración, ofrecen características como «Seguir», «Me gusta», hashtags, @ menciones y flujos de actividad, mecanismos de Facebook, Twitter y Co que ya conoce.

Los representantes más conocidos en esta categoría incluyen a Yammer, quien es considerado un pionero en este segmento y fue adquirido por Microsoft hace unos años, Chatter, que es ofrecido por Salesforce, y Socialcast por el especialista en virtualización VMware. Con Communote, Coyo, Xelos y Tixxt también hay alternativas profesionales que se están desarrollando en Alemania y que no tienen por qué rehuir la comparación con los pesos pesados ​​de los EEUU, sino todo lo contrario.

Conclusión

La solución de colaboración adecuada para una empresa depende de muchos factores individuales, incluidos la industria, el tamaño del equipo, el estilo de gestión y la cultura corporativa. Antes de comenzar su búsqueda, debe tener claro qué objetivos persigue, qué procesos están específicamente cubiertos y, sobre todo, qué empleados deben usar el software todos los días. Dado que la mayoría de los servicios de colaboración ahora se ofrecen en el modelo freemium, es aconsejable probarlos ampliamente como parte de un proyecto piloto en un pequeño grupo de usuarios en condiciones reales.

Una cosa es segura: no existe «la solución perfecta» de colaboración, adecuada para todas las empresas, el Photoshop entre las aplicaciones de colaboración, por así decirlo. El factor decisivo es más bien la aceptación del usuario final. Mediante el uso de software de colaboración, todos los empleados, no solo la gerencia de la compañía, deberían ser capaces de lograr beneficios reales y resultados notables o medibles.