Los chatbots se consideran la interfaz de usuario del futuro, pero ya permiten a las empresas rediseñar los procesos comerciales tradicionales en la gestión de personal, ventas, marketing, servicio al cliente y otros departamentos especializados. Una descripción general de las mejores soluciones que las empresas emergentes y las pymes pueden utilizar para integrarlas en sus flujos de trabajo.

Alexa, Siri, Asistente de Google, Cortana: los asistentes digitales son cada vez más populares, incluso si no siempre funcionan a la perfección. Además de la inteligencia artificial y los potentes algoritmos de aprendizaje automático, hay otras innovaciones detrás de estos bots inteligentes que están cambiando fundamentalmente la forma en que interactuamos con el software. La interfaz gráfica de usuario que convirtió a la PC en la corriente principal en la década de 1980 ha desaparecido por completo con Alexa, Siri and Co. La palabra clave es Interfaces de usuario conversacionales (CUI).

El término describe interfaces de usuario en las que las entradas y salidas se realizan en lenguaje natural, por escrito u oralmente. Sin embargo, el concepto no es nuevo. En la década de 1960, el informático Joseph Weizenbaum desarrolló uno de los primeros chatbots con “Eliza”, una psicoterapeuta virtual. Pero gracias a los rápidos desarrollos en las áreas de computación en la nube e inteligencia artificial o aprendizaje automático, los chatbots se han vuelto tan poderosos en los últimos años que muchos expertos de la industria los consideran la interfaz de usuario del futuro.

Ya en 2016, por ejemplo, el CEO de Microsoft, Satya Nadella, habló en su conferencia de desarrolladores Build de “Conversations as a platform” y dijo que el futuro de la empresa líder de software de Redmond radica precisamente en esto. Desde entonces, los bots orientados al diálogo se han integrado cada vez más en la vida cotidiana de los usuarios. Hoy en día, desempeñan un papel central en plataformas de colaboración modernas como Microsoft Teams, Google Hangouts Chat y Slack, así como en aplicaciones de chat como WhatsApp, Facebook Messenger y Co.


Bots para todos los departamentos especializados

Las tareas rutinarias de RR.HH., como el registro de tiempo, a menudo molesto, las solicitudes de vacaciones o la contabilidad de gastos y viajes, parecen predestinadas a delegarse en un bot. Porque pueden automatizarse fácilmente debido a las reglas claramente predefinidas y las regulaciones legales que se aplican en estas áreas.

Por otro lado, los casos de uso están fuertemente orientados a las transacciones (salida de libros, solicitar días de vacaciones, enviar licencia por enfermedad, etc.) y, por lo tanto, pueden implementarse de manera óptima en las IU conversacionales. Los bots de recursos humanos no necesariamente tienen que trabajar con algoritmos de inteligencia artificial complejos para proporcionar servicios valiosos.


TrackingTime Bot para registro del tiempo

Hecho para todo tipo de profesionales, pero especialmente para aquellos que trabajan por horas y rentabilizan su tiempo. Mediante la creación de bots, TrackingTime busca simplificar el trabajo de facturación y nómina con un producto simple pero elegante para ayudar a las empresas a administrar de manera eficiente su recurso más valioso: el tiempo.

TrackingTime Bot para Microsoft Teams

Con esta perfecta integración con Microsoft Teams, los equipos comerciales de cualquier tamaño no solo pueden realizar un seguimiento de su tiempo, sino también ver en qué están trabajando sus colegas actualmente, obtener una descripción general de sus proyectos y tareas abiertas y mucho más.

El TimeTracking Bot para Slack

Al usar el bot de TrackingTime para Slack, los trabajadores del temporizador pueden realizar un seguimiento de su tiempo dentro de sus proyectos y tareas en Slack, de una manera fácil.

Chat Bot para Google Workspace

El bot de TrackingTime para Google workspace permite a las personas crear tareas, realizar un seguimiento del tiempo, verificar el progreso de los proyectos, ver en qué está trabajando su equipo o invitar a miembros del equipo a Gmail, Drive, Docs y Meet de acuerdo con sus necesidades. Todo en un lugar.


AttendanceBot

Esto incluye, por ejemplo, AttendanceBot. Es una solución de seguimiento del tiempo simple diseñada específicamente para Slack, Microsoft Teams y Google Hangouts Chat. Los empleados registran sus horas de trabajo directamente en un canal con comandos simples como «in» y «out». Además, pueden solicitar días de vacaciones a través del chat, cambiar sus turnos de trabajo o llamar para informar si están enfermos, por nombrar solo algunos casos de uso típicos. A su vez, la gerencia puede crear hojas de tiempo e informes, administrar solicitudes de vacaciones y mucho más sin salir de la plataforma de chat de su elección.

Working from home - absence management

TimeBot

TimeBot es una alternativa similar a Slack, pero a diferencia de AttendanceBot, se centra en proyectos y tareas. El servicio online desarrollado en Nueva Zelanda está dirigido principalmente a equipos que trabajan orientados a proyectos y no solo quieren saber cuándo están trabajando los empleados sino qué hacen durante su jornada laboral.

Los tiempos de trabajo se pueden asignar fácilmente a proyectos y tareas existentes mediante los comandos de Slack. Práctico para los jefes de proyecto: con el comando “/ t status”, siempre obtiene una descripción general de en qué están trabajando actualmente todos los miembros del equipo. El TimeBot también le envía un informe por correo electrónico todos los días, que muestra el progreso de los proyectos y tareas en curso. Con NikaBot, Jibble y Calamari hay otras herramientas de recursos humanos disponibles que están disponibles para Slack y otras plataformas de chat.


Bots para equipos ágiles

Desarrolle sus productos exclusivamente para Slack, Teams y Co. Esto incluye, por ejemplo, Polly. La compañía fue fundada en 2015 por antiguos desarrolladores de Microsoft y cuenta con el apoyo financiero de Slack Fund, entre otros. Así que no es de extrañar que este bot de encuestas se centre en Slack y Teams.

Esto ayuda a las empresas de todos los sectores y tamaños a recopilar comentarios rápidamente, de los empleados adecuados, en el momento y lugar adecuados. Las encuestas se pueden crear en poco tiempo y automatizar si es necesario. Polly es utilizado a menudo por equipos distribuidos para hacer que sus reuniones de pie sean más productivas. Todos los días, todos los miembros del equipo responden una breve encuesta sobre las tareas que han completado desde el último registro, en qué están trabajando actualmente y si están bloqueados y deben discutir los problemas con sus colegas. Los equipos ágiles que buscan automatizar sus stand-ups y optimizar su productividad también deberían echar un vistazo a GeekBot y DailyBot.


En el área de la gestión del conocimiento, los bots también pueden ayudar a las empresas a ser más productivas, por ejemplo, Niles. El bot de Slack se comercializa como una «wiki para chatear». Lo más destacado: el bot actúa como otro miembro del equipo al que puede hacer preguntas. Si ya conoce la respuesta, la devolverá de inmediato. De lo contrario, espera hasta que un usuario da una respuesta y la guarda automáticamente en la wiki. La wiki central que se construye de esta manera no solo está disponible en Slack, sino también tradicionalmente en un panel web. Con Kono y EventBot, existen otros bots de productividad que se pueden usar para administrar fácilmente reuniones y calendarios grupales en Slack.


Automatización y soporte de ventas

En la comunicación corporativa externa con clientes y socios, cada vez más equipos están descubriendo el potencial de los chatbots. Se utilizan especialmente en ventas o soporte al cliente para acelerar los procesos tradicionales de generación de leads a través de la automatización. Los chatbots ahora se pueden encontrar en cualquier lugar de la web. Cuando visita un nuevo sitio web, es recibido cada vez más a menudo por un asistente virtual que nos anima a dialogar desde la esquina inferior derecha de la pantalla.


Los principales proveedores de este tipo de chatbots son Zendesk, Drift y, sobre todo, Intercom. Intercom es una plataforma integral de mensajería empresarial que durante mucho tiempo se ha hecho un nombre en la industria de las TI y es muy popular entre las empresas emergentes y las PYMES. Además de «Bandeja de entrada» para soporte por correo electrónico y chat en vivo, la solución consta de otros subproductos: «Plataforma» para análisis de usuarios, «Mensajes» para la automatización de campañas de marketing y ventas personalizadas, y «Artículos» para creación de un portal de atención al cliente. Por tanto, el software puede cubrir todas las interacciones entre una empresa y sus clientes en cada fase del ciclo de vida del cliente.

La automatización juega un papel central en esto. Con los bots de chat y respuesta ofrecidos, las empresas pueden crear sus propios bots que responden automáticamente las preguntas frecuentes y aceleran las tareas repetitivas. Por ejemplo, si un cliente de software pregunta sobre una determinada característica del producto, el bot puede sugerir un artículo adecuado desde el centro de ayuda integrado. Como explica el fabricante, los bots se basan en el aprendizaje automático y, por lo tanto, deberían mejorar cada vez más con cada interacción del cliente.


API, herramientas y frameworks para desarrolladores

Incluso si estas soluciones “hágalo usted mismo” son muy flexibles y ofrecen muchas funciones, en algún momento llegarán a sus límites. Si desea la máxima libertad y flexibilidad en el desarrollo de bots, debe implementar su bot usted mismo. La buena noticia es que los desarrolladores de software que quieran trabajar en sus propios bots ahora pueden recurrir a una amplia gama de herramientas, API y marcos que facilitan su trabajo. Por un lado, ofrecen acceso a tecnologías poderosas que usted mismo no podría implementar.

Todos los asistentes de idiomas líderes como Alexa, Siri, Cortana y Google Assistant ahora tienen API útiles para sus tecnologías innovadoras en el campo del reconocimiento de voz y el procesamiento del lenguaje natural, que los desarrolladores pueden integrar en sus propios proyectos con relativamente poco esfuerzo. Por otro lado, los marcos de bots probados ofrecen una base sólida para la creación de bots individuales. Esto incluye el proyecto de código abierto Hubot. El marco de bot, basado en Node.js y desarrollado originalmente por GitHub, es ideal para principiantes que desean experimentar con IU conversacionales. Con Bot Framework, Microsoft presentó un entorno de desarrollo integral en 2016 que los desarrolladores pueden usar para desarrollar sus propios bots e implementarlos en Azure, sin conocimientos técnicos profundos sobre inteligencia artificial y aprendizaje automático.


Amazon Lex

Con Amazon Lex, el gigante de la nube ofrece otra alternativa que permite a los desarrolladores implementar interfaces conversacionales para voz y texto en cualquier aplicación. Como explica el proveedor, el servicio ofrece las mismas funciones de aprendizaje profundo que forman el núcleo de su asistente de voz Alexa.

Por ejemplo, los desarrolladores pueden desarrollar sus propios chatbots complejos de voz o texto, que llevan a cabo conversaciones de manera realista y se pueden publicar en dispositivos móviles, aplicaciones web y servicios de chat como Facebook Messenger y Slack. Como es habitual con los servicios en la nube, no hay costos iniciales ni tarifas mínimas. A los clientes solo se les factura por las consultas de texto y de voz que realmente se realizan.


Conclusión

Un bot que nos libere de todas esas tareas molestas que no nos gusta hacer para que podamos enfocarnos por completo en actividades creativas y de valor agregado aún está muy lejos. Pero los bots no tienen que ser tan futuristas para realizar servicios valiosos. El éxito que han tenido en las principales plataformas de chat empresarial es la mejor prueba de que ofrecen un valor real a las empresas.

Desde la gestión de personal hasta el desarrollo de productos y el servicio al cliente y las ventas: los escenarios de aplicación son extremadamente diversos. Las empresas emergentes y las pymes que están reconsiderando sus procesos en el curso de la digitalización deberían pensar en integrar asistentes digitales en sus flujos de trabajo. Como hemos mostrado en este artículo, los bots pueden hacer que cada departamento sea más productivo.