Melhorando a rotina de monitoramento de tempo como profissional de marketing

Você já teve a sensação de que se envolveu em dezenas de tarefas hoje, mas, na verdade, não concluiu nada? Gerenciar uma agência de marketing, trabalhar como freelancer, fazer parte de uma equipe de marketing em uma startup ou trabalhar como profissional de marketing requer a habilidade de mudar o foco rapidamente.

Muito se fala sobre o esgotamento na indústria criativa. Na maioria dos casos, a única maneira de lutar contra a aproximação dos prazos e o aumento do nível de estresse à medida que o envio do seu projeto se aproxima é se adaptando ao ambiente.

Felizmente, se você é um profissional de marketing, existem algumas medidas que você pode tomar para gerenciar projetos e cumprir todos os prazos com muito menos esforço e estresse.

Neste artigo, estou compartilhando algumas das dicas sobre monitoramento de tempo que desenvolvi como profissional de marketing enquanto trabalhava para startups de tecnologia e agências de marketing e gerenciava vários projetos ao mesmo tempo.

Eu gostaria de ter feito algum curso ou que alguém compartilhasse essas lições comigo quando comecei como profissional de marketing. Eles teriam ajudado a economizar muito tempo e tornado meu trabalho menos estressante.

Vamos explorar algumas das dicas que estou aplicando diariamente que também podem ajudá-lo em seus projetos.

Seis dicas para ficar por dentro dos projetos como um profissional de marketing:

1. Preste atenção ao nível de detalhe

O surto da pandemia COVID-19 encorajou as empresas a fazer reuniões online sempre que possível ou usar ferramentas de compartilhamento de tela para fornecer treinamento técnico às equipes. Não é de se admirar que mais empresas também estejam se acostumando com os relatórios de tempo online. No entanto, para você, trabalhar em casa e todas as coisas digitais podem causar mais distrações. Como resultado, você pode esquecer de monitorar o tempo com precisão e atualizar seu CRM.

Um dos desafios do gerente de projeto no final do mês é decodificar as entradas da planilha de horas sem uma descrição adequada.

Você realmente deve se preocupar em manter suas planilhas de horas precisas e qual é o nível certo de detalhes que deve fornecer aos seus clientes? Por um lado, o envio de um relatório geral informando o número total de horas trabalhadas pode levantar questões adicionais, como exatamente o que você trabalhou neste mês. Por outro lado, a introdução de extrema precisão no monitoramento de cada atividade dificilmente pode ser alcançada. Essa abordagem pode não funcionar se você tende a fazer multitarefas.

Então qual é a solução? Alcance o equilíbrio e escolha um nível razoável de detalhes. Aqui está um plano:

Introducing the right level of detail to time tracking

1. Defina o nível de detalhe aceitável para você e seus clientes. Por exemplo, você pode monitorar tarefas maiores, não subtarefas.
2. Integre seu aplicativo de monitoramento de tempo com um sistema de gerenciamento de projeto que sua empresa está usando para monitorar o tempo de forma mais eficaz. A medida automatizará essa tarefa empresarial e tornará mais fácil para você se lembrar de ligar um cronômetro.
3. Execute relatórios semanais para identificar como você está gastando seu tempo e identifique problemas com sua produtividade.

2. Lembre-se de ligar o cronômetro

Não importa o quão forte você esteja tentando seguir sua rotina de administrar o tempo de forma eficaz, muitas coisas ainda podem passar despercebidas. Ao integrar seu sistema de monitoramento de tempo com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, você pode tornar o processo de registro de tempo muito mais fácil.

Uma grande vantagem – não há mais entradas manuais.

Quando estiver em um projeto, verificando suas tarefas diárias, basta acionar um cronômetro para combinar a tarefa com uma entrada de tempo. Você pode verificar como essa integração funciona entre Asana e TrackingTime.

Etapas da ação

• Integre sua ferramenta de monitoramento de tempo com uma ferramenta de gerenciamento de projeto.
• Ligue e desligue os cronômetros assim que iniciar ou retomar uma tarefa.

3. Faça sessões retrospectivas e planeje com antecedência

Se você é um profissional de marketing, não pode melhorar seu desempenho se não aprender com seus erros e identificar os bloqueios com antecedência. É por isso que você deve analisar seus relatórios e verificar onde ocorrem os maiores vazamentos de tempo. Reserve algum tempo para verificar o que você fez bem, o que deixou de fazer e quais tarefas não cabiam em sua agenda. Encontre algumas áreas onde você pode melhorar e evitar cair na mesma armadilha da próxima vez.

Se você não consegue resolver um problema sozinho ou não tem as ferramentas necessárias para isso, peça ajuda a seus colegas e encontre uma saída juntos – apenas não deixe que os bloqueios afetem seu desempenho novamente. Por exemplo, se você não conseguiu importar arquivos analíticos em json para o Planilhas Google porque não é um profissional de marketing técnico. Nesse caso, evite gastar cinco horas aprendendo o que é json. Em vez disso, peça a um desenvolvedor de sua empresa para ajudá-lo (até mesmo atribuir uma tarefa a ele!).

Super Dica – Assim que terminar o trabalho da semana, planeje com antecedência. Você deve planejar para a próxima semana na sexta, no domingo ou na segunda de manhã? Isso é com você e depende do seu horário de trabalho. No entanto, sempre comece a semana com um roteiro claro para evitar perder o controle de suas metas semanais.

4. Seja realista sobre as metas semanais

Daniel Pinker, autor do best-seller Drive And When menciona o conceito de um novo começo. Tendo examinado mais de 700 estudos, Pinker coloca o tempo em quadros científicos. Ele explica por que as pessoas fazem dieta no dia 1º de janeiro ou decidem correr uma maratona aos 30 anos, chamando isso de “abertura de uma nova conta mental”.

O primeiro de janeiro é apenas um dos 86 dias a que as pessoas atribuem um significado especial, um novo começo. Entre eles estão as segundas-feiras, o primeiro dia do mês, o primeiro dia de uma temporada ou o dia em que se termina um projeto. Novos começos são ótimos para definir resoluções e construir uma lista de tarefas para ajudar a atingir metas ambiciosas. No entanto, a realidade é cruel e a rotina que se pensaria ser possível seguir torna-se difícil de seguir.

Elabore um plano realista e sempre deixe alguma reserva para o imprevisível ou urgente.

Há outra razão pela qual podemos falhar com as resoluções estabelecidas no novo começo. Simplesmente não podemos prever o imprevisível – o desconhecido. Também não sabemos quais tarefas adicionais ou obstáculos aparecerão amanhã para travar nosso plano perfeitamente estruturado.

Aqui está uma coisa – não sobrecarregue sua semana com muitas tarefas. Lembre-se de que terminar algumas tarefas grandes é muito melhor do que começar uma dúzia sem concluí-las. Às vezes, vale a pena ser menos ambicioso para conseguir mais.

Elabore um plano realista e sempre deixe alguma reserva para o imprevisível ou urgente.

5. Rastreie o tempo não faturável

Existem certas atividades que não seriam adicionadas ao tempo faturável, como administração, e-mails ou planejamento. Você provavelmente não cobrará do seu cliente por uma conversa casual de vinte minutos. No entanto, você deve contabilizar as horas não faturáveis se quiser ganhar dinheiro como profissional de marketing.

A análise das horas não faturáveis ajuda a calcular sua taxa horária real e entender se você está satisfeito com ela ou precisa aumentar sua taxa. Não importa se você é um comerciante freelancer ou uma empresa que vende serviços, como uma software house, escritório de advocacia ou empresa de contabilidade, calcular o lucro total é a chave para seu crescimento futuro.

Além disso, sem contabilizar as horas não faturáveis, você não será capaz de determinar a lucratividade do projeto também.

6. Configure os marcos do projeto

Com projetos mais longos e demorados, você pode facilmente se desviar do seu desempenho. Às vezes, você só precisa visualizar o quanto está longe de atingir seu objetivo.

É aí que definir marcos pode ajudá-lo. Quais são os marcos no gerenciamento do tempo? Eles são os maiores blocos de construção do sucesso do seu projeto que o ajudam a acompanhar o andamento do projeto. Os marcos podem marcar tarefas críticas, o final de uma fase do projeto ou resultados-chave (RCs). Aqui estão alguns exemplos de marcos:

• obter 50.000 visualizações em páginas exclusivas ou inscrições para um e-book,
• contratar um novo gerente de produto,
• atingir suas metas de receita trimestrais.

No Asana, você pode definir marcos como parte do seu projeto, junto com as tarefas. Embora um projeto possa levar meses para ser concluído, os marcos podem funcionar como um guia, ajudando você a ver a luz verde no final do túnel.

Os marcos também podem ajudá-lo a se manter motivado e celebrar o grande sucesso. Então, como os marcos contribuem para a melhoria das rotinas de monitoramento de tempo?

Em primeiro lugar, eles ajudam você a planejar melhor. Ao estabelecer prazos claros para atingir seus marcos, você pode verificar se está indo muito devagar ou adiantado. Também podem ajudá-lo da mesma forma que os serviços de planejamento de estoque estão ajudando grandes empresas de comércio eletrônico a cortar custos e trabalhar com mais rapidez. Dessa forma, você pode ajustar seu plano – revisar sua estratégia se as coisas não funcionarem e você não apresentar resultados suficientes ou ajustar seus prazos se não tiver escolhido uma meta realista para atingir.

Monitoramento de Tempo para profissionais de marketing – notas finais

Melhorar as habilidades de gerenciamento de projetos é a chave para o seu sucesso como profissional de marketing. Acompanhar as ferramentas disponíveis que ajudam a melhorar seu desempenho e reduzir o estresse das mídias sociais pode fazer uma mudança significativa no conforto do trabalho para os profissionais de marketing.

Se você é um profissional de marketing, comece colocando em prática estas seis dicas simples:

1. Preste atenção ao nível de detalhe
2. Lembre-se de ligar o cronômetro
3. Faça suas sessões retrospectivas e planeje com antecedência
4. Seja realista sobre as metas semanais
5. Rastreie horas não faturáveis
6. Configure marcos do projeto

Sobre o autor:

Margo Ovsiienko é um Parceiro de Marketing de Crescimento para empresas de tecnologia. Ela cria conteúdo que converte visitantes do site em clientes pagantes para empresas B2B / SaaS com funis de marketing digital. Entre em contato com Margo em seu blog, Margo Leads ou LinkedIn.