Software e ferramentas para gestão de projetos

INão é fácil encontrar um software eficiente com o qual toda equipe da empresa gosta de trabalhar. A seguir, explicaremos quais requisitos básicos as soluções de gestão de projetos devem atender para que possam ser usadas para colaboração entre equipes – e apresentaremos produtos e fornecedores importantes.

Já se foi o tempo em que apenas desenvolvedores de software, agências digitais ou o departamento de TI usavam softwares de gestão de projetos. Após o lançamento do Basecamp em 1999 como a primeira alternativa enxuta ao Microsoft Project, o carro-chefe da época, inúmeras ferramentas de GP simples chegaram ao mercado. A gama de ofertas tornou-se extremamente diversificada. Seja marketing, atendimento ao cliente, contabilidade ou vendas: cada equipe na empresa que deseja melhorar sua colaboração e acelerar seus processos encontrará uma solução adequada no CloudMarkt de hoje que é feito sob medida para suas necessidades.

Productboard, por exemplo, é uma ferramenta moderna de GP projetada especialmente para equipes de gestão de produto. Zube de São Francisco, aproxima as equipes de produto e desenvolvimento. Conceptboard aborda diretamente as equipes de designers com sua colaboração baseada em nuvem e serviço de GP. Apollo, desenvolvido na Itália, traz CRM e gestão de projeto sob o mesmo teto e se dirige principalmente ao departamento de vendas. Ao mesmo tempo, aplicativos de gestão de tarefas enxutas como Wunderlist, Todoist, Asana e Trello há muito tempo obtiveram sucesso com as empresas. Com recursos úteis, ótimas interfaces de usuário que prometem a usabilidade de um aplicativo de consumidor e uma estratégia freemium agressiva, esses e vários serviços SaaS semelhantes tornaram a gestão de projetos atraente para equipes além do departamento de TI.


Escale a gestão de projetos

Mas, em alguns casos, o tópico do software de gestão de projetos pode ser tão extenso que afeta todas as áreas de negócios. Veja o lançamento de um novo produto, por exemplo. Desde o desenvolvimento e design, passando pelo marketing e vendas até o atendimento e suporte ao cliente: Em tal projeto, diferentes equipes estão envolvidas, que deveriam trabalhar harmoniosamente e em conjunto. No entanto, se os desenvolvedores usam Jira, a equipe de marketing prefere trabalhar com Basecamp ou Wrike  e a equipe de suporte usa outra solução para gerenciar seus tickets e problemas, isso pode rapidamente causar problemas.

Em vez de usar diferentes soluções isoladas para os departamentos especializados individuais e de alguma forma integrá-los, muitas empresas preferem usar uma solução holística que serve como um polo de projeto central para todas as equipes envolvidas. Os aplicativos entre equipes prometem aos usuários não apenas uniformidade, consistência e os mais altos padrões de uso – para todos os funcionários, independentemente do departamento em que trabalham – mas também o mapeamento de processos de negócios mais complexos através das fronteiras departamentais.


Gestão profissional de usuários

Quando se trata de escolher essa solução, tópicos menos interessantes, como administração de usuários, permissões e direitos de acesso, desempenham um papel crucial, que muitas vezes é subestimado. Ferramentas simples de GP, que são usadas apenas internamente em uma equipe, não precisam necessariamente oferecer suporte a diferentes funções de usuário ou autorizações de usuário granulares. Como todos os membros do projeto trabalham na mesma equipe, o gerenciamento de acesso pode permanecer relativamente simples. Em casos extremos, todos os usuários podem até mesmo acessar facilmente todos os projetos, usuários, tarefas e arquivos armazenados no sistema. No entanto, se a equipe crescer ou a solução de GP for usada por departamentos diferentes, você simplesmente não pode evitar configurações de usuário detalhadas.

Então, não é mais suficiente permitir que usuários individuais tenham acesso a determinados projetos. As empresas devem ser capazes de mapear sua própria estrutura organizacional no software. Isso significa criar diferentes equipes, grupos de usuários ou áreas de trabalho e ser capaz de ajustar individualmente sua visibilidade para determinados funcionários ou equipes. Isso não só é importante para proteger certos dados de acessos não autorizados, mas também torna o software mais claro e fácil de usar, já que cada funcionário só acessa projetos e recursos que realmente lhe interessam.

Jira Core

Jira Core as project management software
Jira Core was developed for all business areas of the company, not just for IT and developers.

Esses recursos há muito tempo são oferecidos não apenas por grandes suítes de gestão de projetos empresariais, que precisam mapear as estruturas organizacionais complexas de empresas maiores com centenas ou mesmo milhares de funcionários. Plataformas de GP maduras como RedBooth, ActiveCollab, Wrike e acima de tudo Jira agora oferecem mecanismos de controle suficientes para gerenciar profissionalmente contas com centenas de funcionários com diferentes funções e autorizações.

Fundada em Sydney em 2002, a Atlassian conseguiu se posicionar como uma das fornecedoras de software de gestão de projetos e colaboração mais bem-sucedidos do mundo. A empresa listada de Down Under deve seu nome no setor, acima de tudo, ao seu principal produto, Jira. Jira se posicionou como uma alternativa abrangente e flexível para equipes de software que oferece suporte a Quadros Scrum e Kanban e cobre todos os aspectos centrais da gestão ágil de projetos com mais de 150 recursos.

No entanto, o software, que pode ser usado tanto em nuvem quanto local, foi cada vez mais usado por equipes não técnicas. Neste contexto, a Atlassian lançou uma nova versão de sua plataforma de gestão de projetos de sucesso no final de 2015, da qual todas as equipes de negócios da empresa devem se beneficiar: Jira Core. O produto deve se tornar o ponto central de contato das equipes de todas as áreas da empresa, seja na área de recursos humanos, marketing,  finanças ou na área jurídica. Os quadros Scrum, as funções de relatórios ágeis e outras ferramentas especialmente projetadas para equipes de software não são encontradas no Core. Ele oferece funções úteis, como modelos de projetos de negócios e campos e fluxos de trabalho definidos pelo usuário, que os gerentes de projeto podem ajustar de acordo com seus próprios requisitos.


Flexibilidade é a chave

Adaptabilidade e flexibilidade são pré-requisitos centrais para uma solução de GP entre equipes. Porque cada equipe trabalha de forma diferente e cada gerente de projeto tem seu próprio estilo de gestão pessoal. O que aos olhos de um gerente de projeto pode ser uma “virada de chave”, para muitos de seus colegas pode ser completamente irrelevante. Se diferentes equipes com diferentes processos e métodos de trabalho devem trabalhar juntas em uma plataforma, então certamente será útil se elas puderem adaptar o software aos seus próprios requisitos e métodos de trabalho.

Com sua família de produtos Jira, a Atlassian não é a única fornecedora que se concentra na adaptabilidade e flexibilidade. Mas, ao contrário, campos personalizados e fluxos de trabalho agora fazem parte do repertório padrão de muitos serviços de GP populares, incluindo Asana, Trello, Monday e Wrike, ara citar apenas alguns exemplos. Esses fornecedores há muito tempo reconheceram que os parâmetros clássicos de projeto e tarefa, como data de vencimento, prioridade ou responsabilidade, não são mais suficientes.

No Asana, o popular aplicativo de gestão de tarefas de São Francisco, que foi criado pelo cofundador do Facebook Dustin Moskovitz, você pode adicionar seus próprios campos a tarefas e projetos para mapear exatamente o que é relevante para sua empresa ou equipe. Pode ser o número da versão, informações de status, taxas horárias ou informações de orçamento de que as equipes precisam para organizar melhor seu trabalho. Esses campos personalizados podem ser usados ​​pelos usuários para classificar ou filtrar listas de tarefas, bem como para criar seus próprios painéis e relatórios.


Smartsheet: tão flexível quanto o Excel

As equipes que atribuem grande importância à adaptabilidade e flexibilidade devem dar uma olhada em serviços alternativos de gestão de projetos, como Smartsheet ou Airtable. Iniciado em 2005, o Smartsheet de Washington está buscando uma abordagem especial que promete flexibilidade máxima. O destaque: o núcleo do sistema não são listas de tarefas ou quadros Kanban, como é comum com a maioria dos sistemas de GP, mas sim tabelas interativas “inteligentes”.

Basicamente, essas planilhas inteligentes funcionam como planilhas normais do Excel, mas são complementadas por muitas ferramentas úteis para gestão de tarefas, compartilhamento de arquivos, relatórios de fluxo de trabalho e colaboração, que permitem a gestão profissional de projetos. Portanto, o Smartsheet é inicialmente adequado para iniciantes que, de alguma forma, gerenciam seus projetos com o Excel e agora procuram uma solução melhor. O Smartsheet oferece uma superfície de trabalho familiar com a qual você já está familiarizado. Mas mesmo projetos de grande escala com muitos participantes, tarefas, recursos e dependências podem ser gerenciados com sucesso com o software. Afinal, de acordo com o fabricante, ele é usado por mais de 3,5 milhões de usuários e 90 por cento das empresas no Fortune 100. A empresa anunciou um IPO há algumas semanas.

Integre o Smartsheet com TrackingTime

Airtable

Airtable is a great option of project management software
Airtable oferece os melhores sistemas de Excel, banco de dados e colaboração em um só lugar.

Airtable apresenta uma alternativa smartsheet moderna que também coloca as tabelas em primeiro plano e está em um caminho de forte crescimento – algumas semanas atrás, a startup anunciou que havia levantado $ 52 milhões em capital novo. Em termos de usabilidade e design de interface do usuário, o serviço online lançado em San Francisco em 2013, que agora é usado por empresas conhecidas como Tesla e Airbnb, causa uma impressão melhor do que o Smartsheet. Para começar, a abordagem é bastante semelhante. Por exemplo, as células podem ser formatadas mais de 20 maneiras diferentes e podem conter não apenas fórmulas, mas também conteúdo incomum, como caixas de seleção, campos de seleção múltipla ou códigos de barras. Um ponto forte particular do software é que ele cria relacionamentos entre as tabelas: com um tipo de coluna especial, os usuários podem vincular facilmente os dados de uma tabela aos dados de outras tabelas. Também prático para colaboração entre departamentos: com o Airtable Blocks, um novo recurso lançado há algumas semanas, as equipes podem criar qualquer fluxo de trabalho com base nos dados de suas planilhas.

Soluções multifuncionais para PMEs

Além das soluções e alternativas clássicas para gestão de projetos, como Smartsheet e Airtable, as PMEs de rápido crescimento que desejam aproximar suas diferentes equipes podem usar soluções multifuncionais especialmente otimizadas para seu grupo-alvo. Empresas orientadas a serviços que trabalham em vários projetos de clientes, como agências digitais, escritórios de arquiteturae outros prestadores de serviços na indústria criativa, podem usar o Teamleader. A startup foi fundada na Bélgica em 2012 e até agora levantou cerca de $ 15 milhões em capital.

Com sua solução de nuvem abrangente, mais de 5.000 pequenas e médias empresas já estão trabalhando com ela, de acordo com o provedor. Com gestão de projetos, CRM, registro de tempo, gestão de leads, gestão de calendário, help desk e tráfego telefônico (VoIP), o Teamleader se apresenta como uma espécie de software PRE (ERP) moderno com o qual pequenas e médias empresas podem mapear seus processos mais importantes em um plataforma única – desde o planejamento do projeto, passando pelo faturamento até o suporte ao cliente. Teamleader concorre com soluções multifuncionais semelhantes, como o sistema de intranet social de colaboração Bitrix24, ActiveCollab, uma solução de gestão de projetos da Sérvia que tem muitos extras, como registro de horas e faturamento ou Teamwork da Irlanda.


Conclusão

Enquanto as ferramentas empresariais enxutas estão ganhando terreno na era da nuvem atual, plataformas mais extensas continuam em alta demanda, especialmente nas áreas de colaboração empresarial e gestão de projetos. Você pode ver isso, principalmente, em ferramentas altamente especializadas e a melhor abordagem da categoria. Porque em muitas áreas eles podem ajudar empresas menores com Excel, e-mail e cia. para substituí-los por aplicativos mais eficientes e aumentar sua produtividade. Mas muitas vezes o tópico de gestão de projetos é tão extenso que afeta todas as áreas empresariais. Como resultado, empresas em crescimento em particular, que precisam mapear processos empresariais mais complexos, contam com uma solução de GP que não só oferece uniformidade e os mais altos padrões de uso, mas também opções de flexibilidade e customização.

No final das contas, as empresas escolherão uma solução de gestão de projetos com grandes chances de sucesso. A principal razão para isso é que a aceitação do usuário final é fundamental e que os funcionários podem alcançar resultados perceptíveis por si próprios usando o software. Acima de um certo nível de complexidade, isso só pode ser alcançado usando uma solução abrangente e interdepartamental.

Observação: a versão original deste artigo foi publicada pela primeira vez na t3n  edição # 52.