Já sabemos que tudo o que pode ser medido pode ser melhorado. O controle do tempo tem sido usado para quantificar e aumentar a produtividade há anos. Mas não se trata apenas de registrar horas e preencher planilhas de horas. Os dados obtidos são uma mina de ouro que permite melhorar a produtividade, eficiência e motivação. Dessa forma, você pode fazer uma abordagem produtiva sem esforço extra.

Veja como você pode melhorar a produtividade com o controle de tempo:

Controle de tempo e gerenciamento de projetos para equipes de negócios

Nos últimos tempos, mais e mais empresas de software optaram pelo desenvolvimento ágil. Esta metodologia organizacional e de trabalho flexível permite que eles atinjam com sucesso os objetivos de seus projetos. O uso generalizado de conceitos ágeis levou gerentes de projeto e desenvolvedores a escolher entre uma ampla gama de ferramentas e soluções. Dois modelos ágeis em particular se provaram na prática: Scrum e Kanban.

Pendências, em andamento, concluídas: o sistema kanban para equipes de negócios

O sistema Kanban foi criado no Japão. A Toyota o desenvolveu já na década de 1940 como um método eficiente para controlar o processo de produção. Qual era o seu objetivo? Para aumentar drasticamente a produtividade operacional. Kanban é extremamente simples em comparação com Scrum, que, como uma estrutura abrangente, define várias funções e atividades específicas.

O chamado “quadro kanban” mostra todas as tarefas, subdivididas em várias colunas. Por exemplo, “Tarefas”, “Em andamento” e “Concluído”. Cada tarefa se moverá pelo tabuleiro durante o projeto, dependendo de seu status atual. Portanto, podemos descrever o quadro kanban como uma espécie de lista horizontal de tarefas. No qual, você não apenas lista, classifica e, eventualmente, marca tarefas como concluídas. Mas você também pode movê-los de uma coluna para a próxima, dependendo do estágio em que se encontram. Este modelo permite que todos os envolvidos no projeto planejem, monitorem e controlem melhor o fluxo de trabalho. Além de acompanhar o andamento das tarefas individuais e de todo o projeto.

Como aumentar a produtividade com ferramentas Scrum e Kanban

Conceitos de produtividade inovadores em torno de Scrum e Kanban prevaleceram rapidamente na indústria de software. Muitos domínios além da TI agora usam ambas as metodologias. Por exemplo, há cada vez mais soluções de gerenciamento de projetos que visam especificamente equipes de negócios ágeis ou aqueles que desejam se tornar um. Em uma ampla variedade de departamentos, como RH, marketing ou contabilidade.

Jira

O software se apresenta como uma alternativa rica em recursos, mas flexível, que oferece suporte a quadros Scrum e Kanban. E oferece mais de 150 recursos que abrangem todos os aspectos essenciais do gerenciamento ágil de projetos. De bug e rastreamento de problemas para tarefas centralizadas, código e gerenciamento de projetos. Percorrer os relatórios detalhados e as ferramentas de análise que fornecem à equipe percepções sobre os processos do projeto. Em termos de funcionalidade, Jira não está faltando nada. Além disso, existem mais de mil complementos e plug-ins de terceiros que estendem a funcionalidade do Jira e são comercializados no Atlassian Marketplace.

Trello

Time tracking integration for trello

Quando se trata de métodos de gerenciamento ágeis que são agradáveis para o usuário médio, todas as soluções devem ser avaliadas em relação ao Trello. Esta empresa realizou algo que apenas alguns aplicativos de produtividade, como Slack ou Dropbox, poderiam realizar. Eles se posicionaram com sucesso como líderes de mercado nos setores de consumo e negócios. Provavelmente graças ao Trello, as pessoas hoje organizam casamentos, reformas de casas ou viagens de férias com placas kanban. O aplicativo apresenta tarefas em quadros kanban interativos. Aqui você pode criar listas de verificação, postar comentários, anexar arquivos e muito mais. Isso significa que você pode armazenar centralmente todas as discussões e documentos importantes do projeto. E são sempre fáceis de acessar.

Asana

Asana and TimeTracking

Outro fornecedor líder no mercado de aplicativos de gerenciamento de tarefas prontos para negócios que adotaram o Kanban é o Asana. Com este software, os usuários de negócios podem criar diferentes espaços de trabalho para organizar melhor o trabalho de diferentes projetos ou equipes. Os usuários podem rastrear e acompanhar projetos e tarefas para sempre se manterem atualizados sobre as últimas questões, discussões e novidades do projeto. Para cada tarefa criada no sistema, o Asana fornece fluxos de atividades que são essenciais em aplicativos de negócios sociais. Além do aplicativo da web central, aplicativos nativos de alta qualidade estão disponíveis para smartphones iPhone e Android.


Horas faturáveis e acompanhamento de tempo

As horas faturáveis representam a quantidade de tempo gasto trabalhando em projetos de negócios que podem ser cobrados de um cliente com base em uma taxa por hora acordada. Empresas, agências, empreendedores e freelancers frequentemente usam horas faturáveis para cobrar dos clientes pelos serviços que prestam. Para cobrar por hora faturável, os trabalhadores devem controlar a quantidade de tempo que passam nos projetos de cada cliente todos os dias.

As horas faturáveis aplicam-se apenas aos clientes. Eles são projetados para garantir uma compensação financeira pelo tempo gasto em casos individuais de clientes. Portanto, a fatura (na maioria dos casos) deve ser paga pelo próprio cliente. Como resultado, as horas faturáveis são extremamente lucrativas para as empresas.

Diferencie horas faturáveis de não faturáveis

É fundamental distinguir e medir esses tipos de horas. Embora as horas faturáveis gerem receita para o seu negócio, as horas não faturáveis ainda são importantes para manter seu negócio funcionando sem problemas. No entanto, embora ambos sejam relevantes, eles precisam ser devidamente calculados e equilibrados para criar uma estrutura de taxas adequada.

Com TrackingTime você pode identificar facilmente quais clientes sua equipe gasta mais horas não faturáveis do que convenientes (telefonemas excessivos, reuniões, e-mails e assim por diante) para que para o próximo projeto deste cliente específico você possa calcular melhor taxas tendo em conta essas horas não faturáveis de forma adequada. Descubra quais clientes geram um fluxo de receita que excede os custos da empresa e quais não.

Reduza as horas não faturáveis

Você descobrirá que as tarefas administrativas são responsáveis pela grande maioria dessas horas e, claro, é quando o TrackingTime entra em ação. O rastreamento automático do tempo e o faturamento instantâneo reduzirão drasticamente as horas alocadas para o cálculo de faturas e gerenciamento de pagamentos.

Além disso, especificar quais tarefas são faturáveis e quais não o ajudará a tomar decisões mais informadas sobre como o tempo é alocado. Saber quanto tempo por mês você e sua equipe gastam em reuniões, respondendo e-mails e recebendo ligações é o primeiro passo para melhorar a eficiência e a produtividade em geral.

Equilíbrio para o sucesso

Obviamente, as horas não faturáveis representam o tempo que sua equipe dedica ao relacionamento com seu cliente e são tão importantes e necessárias quanto as horas que você pode realmente incluir na fatura. A chave é manter um certo equilíbrio entre eles para que seus projetos sejam lucrativos e bem-sucedidos.

Relatórios de faturamento precisos

TrackingTime permite gerar relatórios precisos para cobrança e faturamento. Ser capaz de diferenciar as horas que você pode realmente cobrar do cliente daquelas que você não pode fornecer uma solução eficiente para o trabalho administrativo. Relatórios precisos não são úteis apenas para cobrar seus clientes, mas também são uma ferramenta útil para análises aprofundadas para melhorar a produtividade de sua equipe.


Tempo em lote para aumentar a produtividade

O lote de tempo refere-se a um método de produtividade que ajuda você a organizar bem o seu tempo. Neste método, você “agrupa” suas tarefas trabalhando em tarefas semelhantes a cada vez. Dessa forma, você não se distrairá com a multitarefa e terá muito tempo para fazer as pausas de que precisa.

A ideia de time batching é semelhante à linha de montagem, uma inovação que transformou a indústria automobilística e impulsionou a revolução industrial quando foi implementada na Ford Motor Company em 1913. Atribuindo uma tarefa específica a cada trabalhador da fábrica Modelo T, a Ford poderia fabricar carros muito mais rapidamente, permitindo à empresa vendê-los por muito menos e, eventualmente, revolucionar o transporte como o conhecemos.

O time batching desafia você a olhar para suas atribuições como a Ford fez com a produção do Modelo T e agrupar tarefas semelhantes. Em seguida, você terá um determinado período de tempo para concluir cada lote de tarefas. Eventualmente, você descobrirá que pode se concentrar em suas tarefas de trabalho com mais facilidade e aumentar sua produtividade de forma eficaz. Você está pronto para revolucionar sua maneira de trabalhar? Siga estas etapas para usar o time batching.

1. Lote suas tarefas

Antes de iniciar o seu dia de trabalho, reserve um momento para agrupar tarefas semelhantes. Por exemplo, você pode agrupar a leitura e o envio de e-mails, a preparação para reuniões e a pesquisa em lotes separados. Em seguida, descubra quanto tempo cada grupo de tarefas levará. Você pode usar uma ferramenta de controle de tempo para obter uma estimativa mais precisa. Por último, você acabará com uma lista de tarefas ou uma programação que pode cumprir para o dia.

2. Complete cada lote

Keep track of time bactching

Comece com seu primeiro lote de tarefas. Tente não se distrair e trabalhar apenas nas tarefas específicas que você atribuiu a si mesmo no primeiro lote. Após um intervalo, vá para o próximo lote até que todos os lotes estejam completos. Acompanhe seu progresso com ferramentas de gerenciamento de projeto para que você não se esqueça de onde terminou. Com o seu progresso, você pode descobrir que certas tarefas levam mais ou menos tempo do que você pensava inicialmente. Mas não se preocupe, isso é apenas parte do processo. Anote para ajustar o número de minutos que você gasta naquele lote de tarefas na próxima vez que você fizer isso, ou encontre uma maneira de usar a automação de processos para ajudá-lo a eliminar tarefas tediosas e demoradas mais rapidamente.

3. Faça pausas

Take breaks to improve time batching

Fazer pausas é crucial para o sucesso do seu tempo de envio em lote. Você precisará de tempo entre os lotes para recalibrar e resolver qualquer coisa que possa ter surgido. Dedique cerca de 10 minutos para verificar o Slack, responder a e-mails ou mensagens urgentes e talvez fazer um lanche ou uma bebida e, em seguida, passar para o próximo lote. O software de backup pode ajudá-lo a salvar seu trabalho durante as pausas.

4. Reavaliar o processo

Ao encerrar seu dia de trabalho, pergunte-se quais partes do processo de lote funcionou e quais não. Esteja ciente de como você procrastinou ao longo do dia e como foi fácil fazer a transição das pausas para o trabalho. Você pode querer ser mais ou menos específico sobre como agrupar suas tarefas ou trabalhar em incrementos de tempo maiores ou menores. Seu método de lote de tempo evoluirá quanto mais você o usar.


Por que usar o controle de tempo para aumentar a produtividade

O controle do tempo é a chave para entender como você gasta seu tempo, pessoalmente e nos negócios. É a chave para a produtividade, percepção e um fluxo de trabalho saudável. Quando você sabe quais tarefas ocupam a maior parte do seu tempo, pode começar a refletir se esse tempo foi bem gasto. As tarefas que consomem mais tempo não são necessariamente as tarefas que exigem mais esforço para serem concluídas ou que agreguem mais valor.


Time batching em 4 etapas fáceis

  1. Lote suas tarefas

    Agrupe tarefas semelhantes, descubra quanto tempo cada grupo levará e siga sua lista de tarefas do dia.

  2. Complete cada lote

    Trabalhe em cada lote em ordem, evitando se distrair com outras atividades.

  3. Faça pausas

    Faça pausas entre os lotes para recalibrar e tomar uma xícara de café.

  4. Reavaliar o processo

    Seu método de lote de tempo evoluirá quanto mais você o usar.

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