Vorteile der Einführung einer 4-Tage-Woche

In den 1930er Jahren prognostizierten Wirtschaftswissenschaftler, dass technologische Verbesserungen und Produktivitätssteigerungen in 40-60 Jahren eine 15-Stunden-Woche möglich machen würden. Doch wir befinden uns im Jahr 2022 und halten an der traditionellen 40-Stunden-Woche fest.

Die Pandemie hat die Debatte über die Produktivität und die Bedeutung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben neu entfacht. Außerdem haben viele Unternehmen mit der Einführung der 4-Tage-Woche experimentiert und dabei interessante Ergebnisse erzielt.

So berichteten in einer Studie der Henley Business School über 66 % der Arbeitgeber, die eine verkürzte Wochenarbeitszeit eingeführt haben, von einer Senkung der Betriebskosten. Außerdem stellten sie fest, dass flexible Arbeitszeiten ihnen helfen, die richtigen Talente anzuziehen.

Auch bei Microsoft Japan konnten die Kosten um mehr als 23 % gesenkt werden, da die Bürozeiten reduziert wurden.

Perpetual Guardian, ein neuseeländisches Treuhandunternehmen, gab eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 20 % bekannt.

Alle diese Unternehmen gaben auch an, dass ihre Mitarbeiter weniger gestresst und insgesamt zufriedener sind.

Sollten Sie also die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen reduzieren? Schauen wir uns die möglichen Vorteile einer 4-Tage-Woche an.

Vorteil 1: Bessere Arbeit wird in kürzerer Zeit erledigt

Zahlreiche Studien haben bestätigt, dass Arbeitnehmer in der Regel bis zu vier Stunden pro Tag mit der eigentlichen Arbeit verbringen. Die restliche Zeit wird mit Sitzungen, dem Lesen von Nachrichten, dem Surfen im Internet und anderen zeitfressenden Aktivitäten verbracht.

Mit weniger Arbeitsstunden müssen die Menschen ihren Tag anders strukturieren. Das führt zu weniger Sitzungen, weniger Mikromanagement und weniger langweiligen Aufgaben. Da die Arbeitnehmer mehr Zeit haben, sich zu erholen, kommen sie auch mit mehr Energie und Konzentration zur Arbeit. Dies führt zu weniger Fehlern und einer höheren Gesamtproduktivität.

In einigen Fällen wurde berichtet, dass Arbeitnehmer, die weniger Stunden arbeiteten, weniger Krankheitstage in Anspruch nahmen. Das bedeutet, dass sie mehr Zeit damit verbrachten, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, als dies bei einer normalen Arbeitszeit von 9 bis 5 Uhr der Fall war.

Alles in allem scheint eine kürzere Arbeitswoche die Menge der üblichen Zeitverschwender zu reduzieren, wie z. B.:

• Verlagerung der Verantwortung für Probleme;
• Verwaltungsarbeiten;
• Lange Sitzungen;
• Beantwortung von E-Mails.

Stattdessen ermutigt die Komprimierung langer Arbeitszeiten dazu, intelligenter und nicht härter zu arbeiten, was zu mehr Erfolg führt:

• Effizienteres Zeitmanagement (Zeitblockierung, Tagesthemen, Aufgabenstapelung usw.);
• Weniger Fehlzeiten;
• Weniger versäumte Fristen;
• Qualitativ hochwertigere Arbeit;
• Geringere Mitarbeiterfluktuation.

Vorteil 2: Kostenreduzierung

Viele Unternehmen, die zu einer 4-Tage-Woche übergegangen sind, haben festgestellt, dass sich dadurch ihre variablen Kosten verringert haben. Wenn das Büro einen zusätzlichen Tag geschlossen bleibt, können die Ausgaben für Heizung und Energie gesenkt werden. Das Büro wird auch seltener aufgefüllt, da die Vorräte im Laufe des Tages weniger verbraucht werden.

Außerdem können die Mitarbeiter durch die Gewährung eines zusätzlichen freien Tages ihren persönlichen Verpflichtungen nachkommen, ohne bezahlten Urlaub zu nehmen. Auf diese Weise bleibt das Geld in der Bilanz des Unternehmens.

Ein weiterer kostensparender Vorteil der viertägigen Arbeitswoche ist die Verringerung der Gemeinkosten. Dies wiederum führt zu geringeren Ausgaben für Sozialleistungen und potenziellen Einsparungen bei den Gehältern.

Das funktioniert sogar bei gemeinnützigen Organisationen. Öffentliche Schulen in Hawaii beispielsweise haben ihre Arbeitswoche auf vier Tage umgestellt, um Ersatzlehrer zu sparen.

Außerdem geben die Arbeitnehmer in der Regel weniger für die Gesundheitsversorgung aus, da sie einen zusätzlichen Tag zur Erholung haben. Darüber hinaus sparen sie Transportkosten und müssen einen Tag weniger für die Kinderbetreuung aufwenden.

Vorteil 3: Bessere Work-Life-Balance

Die Pandemie förderte die Entwicklung einer „Always-on“-Kultur, die das Jonglieren zwischen privaten und beruflichen Verpflichtungen erschwerte. Dies führte zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, schlechter Leistung und niedriger Moral. Schlimmer noch: Unzufriedene Arbeitnehmer neigten dazu, die Gesamtmotivation in einem Team zu senken.

Um die Situation zu verbessern, wandten sich einige Unternehmen dem Outsourcing zu. Sie stellten externe Spezialisten ein, um die mühsamsten Aufgaben zu erledigen — das Modell des engagierten Softwareentwicklungsteams wurde dank dieser Tendenz immer beliebter.

Versuche in verschiedenen Ländern haben jedoch gezeigt, dass eine 4-Tage-Woche alle diese Bedenken ausräumt. Die Arbeitnehmer erhalten mehr Zeit, um sich vom Stress zu erholen, sich um die Familie zu kümmern, Sport zu treiben, einen Arzt aufzusuchen, Besorgungen zu machen usw., ohne dass sie auf ihr Gehalt oder ihre Karriere verzichten müssen.

Obwohl die Arbeitnehmer weniger Zeit für die Erledigung ihrer Aufgaben hatten, fühlten sie sich für ihre Arbeit und ihre persönliche Rolle stärker verantwortlich. Sie sind mit ihrem Leben im Allgemeinen zufriedener geworden. Tatsächlich gaben die meisten Befragten an, dass sie durch die kürzere Arbeitswoche produktiver geworden sind. Sie fühlten sich auch weniger gestresst, obwohl sie kürzere Fristen für ihre Aufgaben hatten.

Außerdem gaben einige an, dass sie mehr Zeit hatten, neue Fähigkeiten zu entwickeln, die sie bei der Arbeit anwenden konnten.

Das Ergebnis ist ein höheres Mitarbeiterengagement, das zu Proaktivität und besserer Produktivität führt.

Vorteil 4: Erhöhung der Mitarbeiterbindung

Geringere Arbeitszeiten machen einen Arbeitgeber für derzeitige Mitarbeiter und potenzielle Neueinstellungen sehr attraktiv. Die jüngste Umfrage von Qualtrics ergab, dass sich über 80 % der Arbeitnehmer ihrem Unternehmen gegenüber loyaler fühlen würden, wenn sie eine 4-Tage-Woche hätten.

Die Befragten wiesen auch darauf hin, dass flexible Arbeitszeiten ebenfalls wünschenswert seien. Daher könnte eine kürzere Wochenarbeitszeit in Verbindung mit den richtigen Managementpraktiken Wunder für die Bindung von Mitarbeitern an Ihr Unternehmen und die Qualität der Neueinstellungen bewirken.

Eine geringere Mitarbeiterbindung hat wiederum zur Folge, dass weniger Geld für die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern ausgegeben werden muss. Außerdem wird die Produktivität gesteigert, da sich die Mitarbeiter besser in ihre Arbeit einbringen können. Ein weiterer Nebeneffekt ist der Erhalt von Wissen, da erfahrene Mitarbeiter im Unternehmen bleiben.

Schließlich kann die Mitarbeiterfluktuation ansteckend sein, da sich die Mitarbeiter fragen, warum sie das Unternehmen verlassen haben, und ihre eigene Loyalität zum Unternehmen in Frage stellen. Zufriedene Mitarbeiter bieten daher einen besseren Kundenservice und stärken das Umfeld.

Wie lässt sich eine 4-Tage-Woche in Ihrem Büro einführen?

1. Erstellen Sie den besten Plan für die Umstellung Ihres Teams auf eine 4-Tage-Woche

Um alle Vorteile einer 4-Tage-Woche zu nutzen und Verwirrung zu vermeiden, sollte Ihr Unternehmen seine Arbeitsweise neu gestalten. Hier sind einige Ideen, wie Sie sich auf eine kürzere Arbeitswoche vorbereiten können:

Start eines Pilotprogramms:

Es handelt sich um einen zeitlich begrenzten Versuch, um die Machbarkeit der neuen Idee zu testen. Danach können Sie Feedback einholen, Kennzahlen überprüfen und entscheiden, ob der neue Zeitplan nützlich ist.

Ein Pilotprogramm ist auch eine hervorragende Gelegenheit, neue produktivitätssteigernde Techniken wie Zeitblockierung einzuführen und Zeitverschwendung zu erkennen.

Schrittweiser Übergang:

Es handelt sich um eine langsame und stetige Umstellung von einem traditionellen Zeitplan auf eine 4-Tage-Woche. Diese Methode kann Ihnen helfen, mögliche Auswirkungen zu vermeiden und Risiken zu mindern.

Um den Übergang schrittweise zu vollziehen, reduzieren Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter jede Woche oder jeden Monat um 5-10 %, bis Sie das Ziel erreicht haben. 

Sie werden feststellen, dass viele Zeitmanagementtechniken für den schrittweisen Übergang nicht geeignet sind, da sie nicht genügend Flexibilität bieten. Daher müssen Sie möglicherweise Änderungen an Ihren Richtlinien zur Produktivitätsmessung vornehmen, bis die Umstellung erfolgt ist.

Abrupte Veränderung:

Diese Methode eignet sich, wenn Sie vom Erfolg überzeugt sind und einen detaillierten Plan für die Arbeitsorganisation, die Entlohnung und die Strategien der Mitarbeiter haben. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter die Veränderung unterstützt. Im Falle eines abrupten Wandels kann es hilfreich sein, feste Zeitplanungsformate einzuführen. Zeitblockierung beseitigt Ablenkungen und hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Aufgaben schneller zu erledigen.

2. Legen Sie klare Erwartungen für Ziele und Vorgaben für eine 4-Tage-Woche fest

Der Hauptvorteil einer 4-Tage-Woche ist, dass sie das Gegenteil der „Immer-dabei-Mentalität“ ist. Das bedeutet, dass Sie mit Ihrem Team klare Erwartungen hinsichtlich des Zeitplans festlegen müssen. 

Sie können Ihren Mitarbeitern zum Beispiel klare Grenzen setzen, z. B. keine E-Mails/Nachrichten von Freitag bis Sonntag. Sie können ihnen aber auch erlauben, flexibel zu sein und selbst zu entscheiden, ob sie am Freitag einige Stunden arbeiten müssen, um ihre Arbeit abzuschließen oder einen freien Tag zu haben.

Um sich besser konzentrieren zu können, sollten Sie die Einführung von Tagesthemen in Erwägung ziehen. In Verbindung mit Zeitblockierung fördert dies die Arbeit ohne Unterbrechungen und schafft einen einheitlichen Zeitplan.

Die Thematisierung des Tages ermöglicht es auch, die Erwartungen der Mitarbeiter besser zu erfüllen und die Vorteile einer 4-Tage-Woche zu nutzen.

3. Reduzieren Sie zeitraubende Besprechungen und Aufgaben

Die Zeiterfassung ist ein wirksames Mittel, um zeitraubende Tätigkeiten zu ermitteln. Achten Sie jedoch darauf, dass die Zeiterfassung nicht zu einer weiteren Aufgabe wird, die in eine 4-Tage-Woche gequetscht werden muss. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Zeiterfassungstool einfach zu bedienen ist. Hier sind einige beliebte Anwendungen:

• TogglTrack
• Harvest
• TrackingTime
• RescueTime

Die Bündelung von Aufgaben eignet sich auch gut für eine 4-Tage-Woche, da sie dazu beiträgt, Aufgaben möglichst effektiv zu erledigen. Die Gruppierung ähnlicher Aufgaben hilft den Mitarbeitern, sich zu konzentrieren und die Produktivität zu steigern. Die Bündelung von Aufgaben verringert auch die Verwirrung und eliminiert die Wechselsteuer. Manche Leute sagen sogar, dass die Aufgabenbündelung ihnen geholfen hat, Burnout zu verhindern.

Hier sind die besten Apps, die bei der Aufgabenzusammenstellung helfen:

• Google Calendar
• Any.do
• TickTick
• Plan

4. Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern ein

Die Umstellung auf eine kürzere Arbeitswoche erfordert die Zusammenarbeit mit allen Abteilungen. Um alle Vorteile der 4-Tage-Woche nutzen zu können, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Meinung fragen.

Vielleicht stellen Sie fest, dass die gewählte Zeiterfassung und andere Methoden zur Produktivitätssteigerung nicht das erwartete Ergebnis bringen, und Sie sollten alternative Ideen diskutieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen, erhöht sich ihre Motivation und die Chance auf Erfolg.

Ziehen Sie außerdem in Erwägung, mit allen Abteilungen zusammenzuarbeiten, um eine Richtlinie für die 4-Tage-Woche in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Richtlinien für jeden Mitarbeiter fair sind.

Schließlich müssen Sie dafür sorgen, dass die Politik allen Beteiligten klar ist und dass sie die erwarteten Vorteile verstehen.

Ist eine 4-Tage-Woche eine gute Lösung für Ihr Unternehmen?

Viele Unternehmen genießen die Vorteile der 4-Tage-Woche, wie z. B. eine höhere Produktivität und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Allerdings hat die kürzere Arbeitszeit auch ihre Nachteile.

Ausnahmsweise ist es vielleicht keine Einheitslösung. Außerdem brauchen Sie eine etablierte Zeiterfassungsroutine, um erfolgreich zu sein. Und in einer toxischen Umgebung ist es sicher nicht hilfreich.

Wenn Sie hingegen entschlossen sind, eine 4-Tage-Woche einzuführen, sollten Sie in der Lage sein, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Was ist das Hauptziel der Änderung des Zeitplans?
• Wie werden Sie die Wirksamkeit messen?
• Wie werden Sie die Effektivität Ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten?
• Werden Ihre Kunden damit einverstanden sein?
• Sollen alle Mitarbeiter auf den neuen Zeitplan umgestellt werden?

Und wenn die Nachteile der verkürzten Arbeitszeit die Vorteile für Ihr Unternehmen überwiegen, gibt es immer noch andere Möglichkeiten, die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.

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