5 Ferramentas de Comunicação que Você Precisa Para o Trabalho Remoto

Você acha que o trabalho remoto é superestimado? Você acha mais difícil do que trabalhar presencialmente? Talvez você não esteja trabalhando com as ferramentas de comunicação certas. O trabalho remoto prospera na comunicação eficaz por meio de canais de comunicação adequados.

Dependendo do tipo de trabalho remoto que você faz, você precisará encontrar o modo de comunicação mais aceitável, seja via tecnologia VoIP, mensagens instantâneas, SMS, chamadas telefônicas, chamadas por vídeo ou e-mails. Este artigo compartilhará cinco ferramentas de comunicação que você precisa e como usá-las.

5 Ferramentas de Comunicação que Você Precisa Para o Trabalho Remoto

Ferramenta de Comunicação nº 1: Aplicativos VoIP (Voice over Internet Protocol)

Essa tecnologia permite a transmissão de voz e multimídia pela internet. É uma maneira mais rápida e fácil de alcançar as pessoas. Com a função de vídeo, os usuários podem alternar facilmente de áudio para vídeo e acompanhar conversas com bate-papos de texto.

Certamente, com essa tecnologia, a videoconferência pode substituir as reuniões presenciais que ocorreriam em um local físico. Um bom número de softwares e aplicativos que usam essa tecnologia também habilitam um recurso de compartilhamento de tela que permite aos usuários compartilhar arquivos de mídia importantes.

Então, você está enviando um e-mail quando deveria fazer uma videoconferência com sua equipe? Ou você está enviando uma série de e-mails quando uma chamada de voz pode esclarecer o problema? Talvez você precise avaliar sua estratégia de resolução de conflitos e empregar as ferramentas certas de comunicação de trabalho remoto. VoIP é especialmente adequado para apresentações e comunicação em equipe.

Com WhatsApp:

• Você pode fazer chamadas de vídeo e voz em grupo, enviar arquivos de mídia e mensagens de texto criptografados.
• O WhatsApp permite exibir um catálogo de seus produtos e serviços e atualizar seu status com imagens e vídeos importantes.
• O WhatsApp for Business permite que você deixe mensagens automáticas para quando não puder responder às mensagens imediatamente.

Este aplicativo é ótimo para a união da equipe e para o marketing de seus produtos. No entanto, o aplicativo não possui recurso de compartilhamento de tela, possui um limite baixo para o número de participantes em uma chamada em grupo (permite até oito participantes) e certas configurações (como desligar notificações) podem dificultar discussões formais . Além disso, o WhatsApp é totalmente gratuito para uso.

No Slack, os usuários gratuitos têm acesso a:

• 5GB de espaço de armazenamento
• Autenticação de dois fatores
• 10.000 mensagens mais recentes
• Chamadas individuais
• Acesso limitado a análises e
• Suporte técnico.

Os planos pagos, Standard e Plus, têm mais funcionalidades, incluindo até 20 GB de armazenamento de arquivos por usuário, controles de usuário, acesso ilimitado a análises e mensagens anteriores e chamadas de voz e vídeo com até 15 participantes. A função DM (mensagens diretas) permite que os líderes de equipe supervisionem e se comuniquem com membros individuais e, com o Enterprise Grid, as organizações podem aproveitar a interconectividade de vários canais do Slack.

Brosix

• A criptografia de ponta a ponta do Brosix garante que as mensagens sejam enviadas e entregues com segurança.
• Ele verifica as mensagens recebidas usando a ferramenta antivírus do dispositivo.
• Assim como o Slack, ele também permite chamadas de vídeo e áudio, mensagens de texto e tem opção de compartilhamento de tela – mas com um custo mais barato.
• O aplicativo pode configurar uma estrutura de comunicação que você pode adaptar às suas necessidades de comunicação.

O Brosix oferece controle sobre seus dados – você pode excluir suas informações de seus servidores sempre que desejar – para que você não precise se preocupar com a segurança de informações confidenciais.

Nextiva

Esta é outra ótima opção de VoIP. Como as duas opções anteriores, também permite:

Telefonemas,
Colaboração,
Análise, e
Integração com outros aplicativos.

A Nextiva oferece-lhe uma grande quantidade de informação com as suas análises. Você pode visualizar os horários de pico de comunicação e analisá-los junto com suas ferramentas de CRM, para entender melhor seus clientes e membros da equipe.

A ética padrão se aplica à comunicação via tecnologia VoIP:

• Seja decente quando estiver atendendo ou fazendo videochamadas.
• E seja pontual nas reuniões.
• Além disso, esteja preparado – tenha seus slides e informações à mão.
• Silencie seu microfone quando não for esperado que você fale.
• Use linguagem apropriada.
• Permita que os outros falem – não interrompa desnecessariamente.
• Não compartilhe informações confidenciais nas mídias sociais ou com outras pessoas.

Chanty

Chanty é uma ferramenta de comunicação de equipe para equipes comerciais de todos os tamanhos. Oferece:

• Mensagens instantâneas entre membros da equipe – mensagens individuais, conversas públicas e privadas
• Histórico de mensagens pesquisável ilimitado
• Chamadas de áudio e vídeo com compartilhamento de tela
• Funcionalidade de gerenciamento de tarefas com um quadro Kanban
• Teambook – um único hub para organizar suas tarefas, conversas, mensagens fixadas e conteúdo
• Mensagens de voz
• Integrações com aplicativos de terceiros
• Tópicos de discussão.

Ferramenta de comunicação nº 2: E-mail

Embora seja tradicional, muitas vezes as pessoas usam mal ou subutilizam e-mails. Certamente, os e-mails são uma maneira formal e aceitável de apresentar a equipe, facilitar a comunicação interna e se relacionar com os clientes.

Os e-mails fornecem uma excelente maneira de rastrear o histórico de conversas entre você e um cliente, especialmente se o cliente for aquele que muitas vezes muda de ideia sobre a direção do projeto.

Coisas a observar:

• Mantenha a comunicação por e-mail curta e direta ao ponto.
• Não se esqueça de adicionar anexos se tiver declarado no e-mail que o fará.
• Não se esqueça de responder a todos, para que ninguém fique de fora da conversa.
• Sempre verifique sua mensagem para garantir que os erros de digitação e ortografia sejam corrigidos. É difícil corrigir a impressão errada que um e-mail mal elaborado dá.

Ferramenta de comunicação nº 3: Aplicativos de Mensagens Instantâneas

A tecnologia de mensagens instantâneas permite que mensagens de texto viajem em tempo real e se tornou um canal normal de comunicação entre indivíduos, equipes e organizações. Você precisará de mensagens instantâneas para coordenar o trabalho em equipe e manter contato com os clientes.

• As mensagens instantâneas são mais rápidas que os e-mails.
• Como a grande maioria dos usuários usa esses aplicativos em dispositivos móveis, é uma maneira mais fácil de se comunicar e manter contato com os clientes.
• Sua startup pode usar esses aplicativos para atualizar os clientes sobre informações de produtos e vendas em andamento.

Certifique-se de que suas mensagens sejam:

• Específicas
• Claras
• Adequadas, e
• Apresente um call to action (chamada pra ação)

Ferramenta de comunicação nº 4: Blogs

Os blogs estão rapidamente se tornando uma verdadeira ferramenta de marketing para as organizações. Se seus esforços de marketing forem prejudicados pelos efeitos da pandemia, talvez você deva tentar blogar. Blogar sobre notícias, fatos, relatórios e produtos relacionados à empresa é uma boa maneira de manter sua startup na mente de clientes em potencial, especialmente quando você está trabalhando remotamente.

• Blogar de forma consistente
• Fatos do blog
• Garanta que as postagens do seu blog sejam interativas e forneçam soluções reais para o seu público.

Não sabe por onde começar? Não é um problema. Você pode terceirizar sua hospedagem interna de blog. O Blogin oferece um ótimo custo-benefício, cuidando da hospedagem interna do seu blog por uma taxa justa. Você pode aproveitar a hospedagem de blogs, integrações com Slack e Hangouts, notificações por e-mail e push, login no Google e Slack, notificações por e-mail e área de trabalho, usuários e equipes ilimitados, segurança total de conteúdo e meu favorito pessoal – postagens e categorias ilimitadas.

Ferramenta de Comunicação #5: O Telefone Tradicional!

E se seus contatos não estiverem respondendo seus e-mails ou lendo mensagens? Ou se seus contatos não são experientes em mídia social? Ou se eles não usarem as ferramentas que você tem? E se sua conexão com a internet for ruim? É aí que entram as linhas telefônicas comerciais tradicionais.

Você precisará de ligações para:

• Acompanhar os trabalhos contratados e reuniões,
• Resolver problemas relacionados ao cliente e melhorar a experiência do cliente.
• Esclarecer ou resolver problemas de comunicação que e-mails e mensagens instantâneas não resolvem.

Ao usar chamadas telefônicas como ferramenta de trabalho remoto:

• Mantenha seu tom cordial e caloroso.
• Seja educado.
• Explique a situação da melhor forma que puder.
• Tenha seus fatos em mãos, evite gaguejar.

O trabalho remoto não precisa ser uma tarefa árdua. Escolha qualquer uma dessas ferramentas de comunicação para agendar seu trabalho e torná-lo mais fácil.

Sobre o autor:

Andreyana Kulina é especialista em marketing digital na Brosix, especializada em marketing de conteúdo e estratégias de divulgação. Além de sua paixão pelo marketing digital, ela gosta de caminhadas e mountain bike. Conecte-se com ela no LinkedIn.

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