Técnicas útiles de cronometraje para registrar tus horas de trabajo

El cronometraje en línea es una excelente manera de registrar y agilizar las actividades laborales en tu empresa. Las personas a menudo registran sus horas utilizando un método rudimentario como papel y hojas de cálculo. Desafortunadamente, estos a menudo son propensos a errores, consumen mucho tiempo y son poco prácticos. 

Mientras tanto, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) requiere que los empleadores hagan un seguimiento de las horas trabajadas por “empleados no exentos”, a quienes generalmente se les paga por hora. Aunque puedes elegir tu sistema de cronometraje, los registros que lleves deben ser precisos y completos. Por eso recomendamos utilizar un software de cronometraje. Ciertamente, estos softwares te permitirán simplificar el registro de las horas trabajadas por tus empleados y cumplir con la ley. 

Opciones de software de cronometraje

Existe un amplio universo de software de cronometraje disponible en el mercado. Y cada uno de ellos ofrece diferentes características. Ciertamente, organizar los registros de cronometraje es siempre una tarea desafiante para RH, y encontrar el software ideal que funcione mejor para cada equipo suele ser engorroso.

Con el auge de la economía de servicio, las leyes de registro de tiempo han convertido la facturación por horas en una práctica común. Por lo tanto, las empresas requieren un enfoque más organizado y una herramienta centralizada para mantenerse en cumplimiento. En este escenario, el cronometraje se ha vuelto esencial.

Hemos recopilado las aplicaciones de cronometraje más populares para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.  

1. TrackingTime

Todo tipo de empresas confían en esta plataforma para una facturación y nóminas transparentes, desde autónomos hasta grandes corporaciones. TrackingTime ayuda a miles de equipos de todo el mundo a realizar un seguimiento conveniente de sus horas de trabajo, facturarlas de forma profesional, analizar sus datos y tomar decisiones basadas en informes profesionales.

2. Everhour

Everhour permite a los empleados realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedican a tareas o proyectos específicos. Esta herramienta de planificación de recursos y cronometraje te permite realizar un seguimiento del tiempo para las asignaciones de trabajo, calcular presupuestos y programar el trabajo futuro.

3. Clockify

Esta herramienta de cronometraje permite a los equipos realizar un seguimiento de las horas de trabajo en todos los proyectos, realizar un seguimiento de las horas con un temporizador, registrar el tiempo en una hoja de tiempo, clasificar el tiempo por proyecto y marcar el tiempo como facturable.

4. Jibble

Jibble te permite marcar la entrada y la salida desde dispositivos móviles y aplicaciones web. También está disponible el inicio de sesión biométrico (por selfie). La aplicación recopila estadísticas, prepara informes de desempeño para empleados y gerentes y entrega alertas diarias, semanales o mensuales.

5. Beebole

BeeBole ayuda a los equipos a realizar un seguimiento del tiempo que dedican a las asignaciones laborales. La herramienta también es útil para rastrear vacaciones y permisos. 

Registro de Horas de Trabajo

A diferencia de los empleados exentos, a los empleados no exentos solo se les puede pagar por las horas exactas trabajadas. Por lo tanto, es fundamental documentar sus horas con precisión. Por lo general, el obstáculo que enfrentan las empresas es que no pueden registrar el tiempo de trabajo correctamente mediante el uso de un sistema de seguimiento del tiempo manual. Ciertamente, las hojas de tiempo manuales a menudo obligan a los departamentos de nómina a perder su tiempo repasando cada pequeño detalle para determinar quién trabajó, cuántas horas y a quién se le debe pagar.

Actualmente, en los Estados Unidos, el registro de la hora es obligatorio según la FLSA. Por lo tanto, cada empleado debe registrar de manera completa y precisa todo el tiempo que trabaja cada día, sin excepción, de acuerdo con las reglas y procedimientos que se aplican según el departamento al que esté asignado el empleado. Ningún empleado puede alterar o modificar su registro de tiempo, registrar el tiempo de trabajo de otro empleado o cambiar o limitar el registro de tiempo de otro empleado de ninguna manera, a menos que un supervisor lo solicite o permita específicamente.

Ciertamente, las hojas de tiempo manuales a menudo obligan a los departamentos de nómina a perder su tiempo repasando cada pequeño detalle para determinar quién trabajó, cuántas horas y a quién se le debe pagar.

Hay muchas opciones para registrar el tiempo de los empleados, independientemente del método que utilice. De esta forma, podrás cumplir con la ley y mantener organizados tus procesos administrativos y de nómina. A su vez, te permitirá analizar el desempeño de cada uno de tus empleados. Estos son algunos de los sistemas más utilizados para el mantenimiento de registros y el seguimiento del tiempo:

Diferentes opciones de seguimiento del tiempo

1. Usando un temporizador: iniciar / detener el seguimiento de tareas en tiempo real, «sobre la marcha …»
2. Llenar las hojas de tiempo manualmente al final del día / semana
3. Geolocalización y Geofencing: Realiza un seguimiento del tiempo según tu ubicación.
4. Seguimiento automático del tiempo: registra la actividad de tu computadora y realiza un seguimiento del tiempo dedicado a aplicaciones y sitios web.

Cronometraje automático versus llenado manual de hojas de horas

Si te preguntas qué método es mejor para ti, eso dependerá de tus necesidades. Por un lado, el cronometraje automático te ayudará a simplificar tus procesos. De este modo, si estás rastreando para medir y mejorar la productividad, el temporizador será útil. Por otro lado, el seguimiento manual del tiempo podría ser una buena opción para los gerentes que buscan alinear los procesos comerciales y ejercer el control mientras los trabajadores realizan un seguimiento de cómo su tiempo de trabajo se traduce en nómina.  

Pero, ¿cuál de estas es la mejor opción? Veamos las ventajas que ofrece cada una: 

Mantenimiento Manual de Registros 

• Los empleadores no tienen costos de tecnología adicionales.
• Fácil de incorporar al proceso de trabajo.
• Evita cualquier problema relacionado con la electricidad.
• Fácil de mantener ya que no requiere actualizaciones importantes.

Cronometraje automático

• Cálculo exacto.
• Evita errores asociados al factor humano.
• Reduce el tiempo de gestión de asistencia.
• Integración con departamentos internos y servicios externos.
• Reúne datos valiosos para el análisis y la supervisión del rendimiento.

Realización de auditorías de tiempos

Suponte que pasas la mayor parte del día en reuniones, llamadas, tareas administrativas, interrupciones, distracciones, conversaciones y citas. Antes de que te des cuenta, el día ha terminado y apenas has arañado la superficie de tu lista de tareas pendientes. En este caso, la forma más sencilla de reducir la pérdida de tiempo es realizar una auditoría de tiempo precisa.

Una auditoría de tiempo está destinada a ayudarte a ver cómo estás gastando tu tiempo. Al realizar un seguimiento de tus actividades a lo largo del día durante tres, cinco o siete días, puede ver lo que consume la mayor parte de tu tiempo, así como identificar oportunidades para aumentar la eficiencia y el impacto.

¿Cómo hacerlo? Fácil: 

1. Determina cómo harás un seguimiento de las actividades diarias.
2. Determina cómo y con qué frecuencia se te recordará que realices un seguimiento de tus tareas.
3. Analiza los datos para determinar dónde puedes realizar mejoras.
4. Planifica y prioriza tu trabajo.

Después de identificar dónde estás usando tu tiempo, haz un plan que priorice tus tareas más importantes y elimina cualquier actividad que te mantenga alejado de tus prioridades.

Pausas, periodos de comida y horas extra

Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., Los empleadores deben proporcionar períodos de comida, almuerzo o descanso para sus empleados. Bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), los empleadores deben pagar a los empleados no exentos por cualquier tiempo clasificado como «horas trabajadas». Esto significa que un empleador puede tener que pagarle a un empleado por cualquier trabajo realizado durante una pausa para comer de buena fe, incluso si se hace voluntariamente. Un empleador que sabe que un empleado está “trabajando durante el almuerzo” para completar una tarea y le permite hacerlo, debe pagarle al empleado por ese tiempo.

Los empleadores deben pagar a los empleados no exentos por cualquier tiempo clasificado como «horas trabajadas».

¿Qué debes y Qué no debes? 

Si eres nuevo en la implementación del cronometraje en tu negocio, debes saber que pocas cosas pueden volverse problemáticas al registrar las horas de trabajo de los empleados. Hay muchas formas diferentes de adaptarlo para que sirva para otros propósitos, según el campo de su carrera, la cultura de la empresa y los objetivos generales de tu equipo. Pero mientras tanto, echemos un vistazo a algunas cosas que se deben y no se deben hacer al implementar el cronometraje por primera vez.

¿Qué debes?

1. Utiliza un sistema de cronometraje preciso:

Un sistema de cronometraje es una herramienta muy útil para cualquier empresa. Y es la mejor manera de realizar un seguimiento del tiempo de los empleados por minuto trabajado. 

2. Exige a los empleados que registren todo el tiempo trabajado:

Las actividades relacionadas con el trabajo fuera de la empresa, como las horas de contestar correos electrónicos y llamadas, asistir a eventos o reuniones, revisar mensajes telefónicos o realizar otras tareas laborales, generalmente se consideran como tiempo de trabajo compensable. Asegúrate de que tus empleados obtengan un registro de cada una de esas horas.

3. Registro de entrenamiento y tiempo de viaje:

Según la FLSA, los empleadores deben pagar a los empleados no solo por el tiempo que pasan en el trabajo, sino también por el tiempo no productivo específico, como el tiempo dedicado a capacitarse o viajar (siempre que estos sean durante las horas de trabajo o no, pero cuyas actividades están relacionadas con el trabajo). Asegúrate de comprender las reglas e indique a los empleados que registren su tiempo en consecuencia.

4. Exigir a los empleados que verifiquen las horas trabajadas:

Hacer que tus empleados verifiquen sus horas después de cada día laboral te permitirá tener registros de tiempo más precisos y hacer correcciones antes de ejecutar la nómina.

¿Qué no debes?

1. Retener el pago si los empleados no envían o no firman sus hojas de asistencia.
2. Permitir que los empleados trabajen fuera del horario laboral.
3. Retener el pago por tiempo de trabajo «no autorizado».
4. Tomar deducciones automáticas por períodos de comida.
5. Olvídate de abordar los períodos de comida interrumpidos.
6. Descuidar las responsabilidades de mantenimiento de registros.

¿Por qué son útiles las técnicas de cronometraje?

El empleo correcto de técnicas de cronometraje puede ayudar a cualquier empresa a cumplir con los requisitos de la ley y mantener un proceso de trabajo organizado midiendo el desempeño de sus empleados y realizando pagos mes a mes. Es por eso que el uso de una solución de cronometraje automático te ayudará a corregir y reducir los márgenes de error, acelerar los procesos de trabajo y recopilar datos por hora de cada uno de tus colaboradores.

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