Seu Guia Completo Para Gerenciamento de Dados de Funcionários

Há muitos dados de funcionários para acompanhar em uma empresa, desde registros médicos até horas de trabalho e dados bancários. Os dados se estendem por todo o ciclo de vida de um funcionário em uma empresa.

Esses dados beneficiam qualquer empresa que procura um melhor gerenciamento de projetos e gerenciamento de desempenho de funcionários. No entanto, gerenciar os dados não é fácil, a menos que você adote boas práticas de gerenciamento de dados de funcionários.

O gerenciamento de dados de funcionários é o processo de coleta, armazenamento e proteção de dados de funcionários. Veja como você pode criar um bom plano de gerenciamento de dados de funcionários:

1. Identifique Quais Dados Vão Para Onde

Reúna e armazene os dados de seus funcionários. Quando os dados dos funcionários não são bem coletados e armazenados, você pode obter ações judiciais e uma má reputação da marca.

Comece marcando diferentes estágios do ciclo de vida de um funcionário de acordo com seu diretório de funcionários para facilitar seu trabalho. Por exemplo, você pode começar com o processo de recrutamento, ferramentas de integração e acordos.

Crie categorias de dados como:

• Detalhes pessoais
• Salário e benefícios aos funcionários
• Descrição do trabalho
• Desempenho do funcionário
• Feedback dos funcionários

Cada categoria deve ter diferentes métodos de armazenamento. Por exemplo, os dados pessoais devem ser armazenados de forma segura com acesso limitado. Enquanto isso, categorias gerais, como cargos de funcionários, podem ser acessadas em toda a empresa.

A próxima etapa é examinar as brechas no sistema de gerenciamento de banco de dados de funcionários. Por exemplo, você pode verificar se há dados armazenados nas categorias menos confidenciais que deveriam estar nas altamente confidenciais e vice-versa.

Além disso, observe a extensão de acesso de cada categoria e verifique se ela corresponde ao nível de sensibilidade dos dados. Por fim, certifique-se de que cada um dos protocolos de gerenciamento de dados de seus funcionários esteja alinhado com as leis de proteção de dados regionais ou estaduais.

2. Melhore a Maneira Como Você Coleta Dados

Depois de identificar como você atualmente coleta e armazena os documentos de seus funcionários e as brechas, você precisa melhorar a forma como faz isso. Primeiro, você precisa ajustar os métodos de coleta de dados para evitar erros. Você pode começar com os erros básicos, como repetição de dados ou dados ausentes, como IDs de funcionários.

Em seguida, siga a ética básica de coleta de dados, como obter permissão de seus funcionários para coletar e armazenar seus dados. Isso é especialmente importante ao fazer um acompanhamento rigoroso de projetos para determinar as taxas de engajamento e produtividade dos funcionários.

Garanta que os funcionários entendam quais informações você está procurando, como você as usa e as mantém seguras. Aqui estão algumas das melhores práticas de coleta de dados de funcionários.

A outra opção de melhoria é a automação usando software de banco de dados de funcionários seguro, software de gerenciamento de funcionários e outros. Você também pode optar por uma plataforma tudo-em-um para algumas das funções. 

Por exemplo, o TrackingTime pode ajudá-lo com detalhes de gerenciamento de projetos, como monitoramento de tempo de funcionários.

Automatizar seus métodos de coleta de dados garante o acesso e elimina o erro humano. Como resultado, você obtém dados de funcionários precisos e bem organizados em um local central que pode ser acessado mesmo em dispositivos móveis.

A maioria das soluções de software de gerenciamento de funcionários também possui recursos que permitem que os usuários visualizem dados em formatos mais apresentáveis. Os melhores sistemas de gerenciamento de dados de funcionários oferecem opções de integração a serviços baseados em nuvem, como o Google Suite. O acesso seguro que ele oferece facilita para os gerentes acompanharem os dados dos funcionários, especialmente funcionários remotos.

3. Realizar Auditorias Regulares

Realize auditorias regulares para garantir que os sistemas de gerenciamento de dados dos funcionários estejam funcionando corretamente. Aqui está uma lista de verificação sobre como conduzir sua auditoria de processos de gerenciamento de dados de funcionários:

Montar uma equipe de auditoria interna. Você também pode contratar um especialista externo em gerenciamento de dados de funcionários para ajudar no seu processo de auditoria. Inclua RH, TI e pessoal jurídico.

Delegue funções a cada membro da equipe para obter eficiência. Isso também ajuda a evitar a duplicação e a incentivar uma cultura de trabalho mais envolvente para aumentar o moral dos funcionários.

Reúna os dados necessários para o seu processo de auditoria. Além disso, verifique se há erros no sistema de gerenciamento de funcionários. Lembre-se de incluir dados de funcionários em seus sistemas terceirizados.

Identifique os detalhes que você deseja obter dos dados de funcionários coletados. Pode ser a fonte dos dados, como você está coletando os dados, categorias de dados e o motivo da coleta de dados, entre outros.

Crie um registro de dados de todo o processamento de dados de funcionários. Isso não é apenas para o registro do seu funcionário, mas também porque os órgãos reguladores de proteção de dados solicitam um para verificar a conformidade.

Revise seus processos de gerenciamento de dados de funcionários. Faça ajustes criando fluxos de trabalho personalizados.

Realize auditorias regulares para verificar a qualidade dos processos de gerenciamento de dados de seus funcionários e revise suas metas organizacionais.

4. Treine Seus Funcionários

Todo o seu esforço para garantir um bom gerenciamento de dados de funcionários em sua empresa será em vão se seus funcionários não entenderem as diretrizes e os sistemas que você usa.

Por exemplo, na maioria das empresas, os diretores financeiros e a equipe de TI lidam com os processos de folha de pagamento e relatórios de presença. É por isso que seus funcionários devem aprender o protocolo de gerenciamento de dados de funcionários de uma empresa.

O treinamento garante que cada funcionário saiba a maneira correta de coletar, armazenar ou descartar um arquivo de banco de dados de funcionários. Eles também precisam entender fatores como rotulagem e identificação das categorias de dados confidenciais que exigem proteção.

Além dos aspectos técnicos do gerenciamento de dados de funcionários, seus funcionários precisam entender as leis de conformidade legal. Você pode criar um guia de conformidade interno que eles podem consultar quando precisarem de uma solução de gerenciamento de dados.

5. Crie um Plano de Violação de Dados

As violações de dados são imprevisíveis e podem ser muito prejudiciais à sua reputação. No entanto, o golpe é mais suave se você já tiver um plano. Um bom plano economiza tempo e recursos que seriam desperdiçados tentando desenvolver um plano durante a violação.

Um relatório da IBM mostrou que o custo de gerenciamento de uma violação de dados cresceu para US$ 4,37 milhões, um aumento de 10% em relação aos US$ 3,92 milhões de 2020. O relatório também afirma que gerenciar uma violação de dados nos primeiros 200 dias economiza um custo de 30% para as empresas.

Aqui estão algumas dicas que você pode seguir para criar um bom plano de violação de dados:

• Identifique os riscos de dados atuais e potenciais do seu projeto, como ataques cibernéticos
• Estabeleça uma equipe de resposta para conter e gerenciar a violação de dados rapidamente
• Invista em ferramentas e políticas para ajudar a detectar e conter uma violação de dados. Isso inclui políticas e sistemas de acesso e um bom plano de seguro de responsabilidade cibernética.
• Delinear o plano de comunicação de violação de dados para todos os funcionários para garantir uma ação imediata
• Defina o protocolo de contenção e correção de situação. Por exemplo, se a violação resultou de uma segurança deficiente no software de gerenciamento de projetos, seu curso de ação pode estar mudando de provedor.

Depois de executar o plano em caso de violação, avalie como você lidou com a violação de dados e modifique qualquer item do módulo, se necessário.

Práticas Recomendadas Para Gerenciamento de Dados de Funcionários

Você precisa de um plano de gerenciamento de dados de funcionários para ajudá-lo a administrar os dados de funcionários da sua empresa. Além disso, você precisa otimizar suas políticas, protocolos e processos para atendê-lo adequadamente, garantindo eficiência dentro das organizações.

Comece identificando quais dados vão para onde. Em seguida, melhore a maneira como você coleta dados. Realize auditorias regulares para garantir que seus sistemas de gerenciamento de dados estejam funcionando bem. Em seguida, treine seus funcionários em segurança de dados e tenha um plano de violação de dados.

Siga cada um desses processos e você praticará um gerenciamento de dados de funcionários impecável.

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