Das Geheimnis eines effizienten Zeitmanagements ist das Timeboxing. Das bedeutet, dass Sie buchstäblich in der Box denken müssen (NICHT außerhalb!). Wenn Sie Ihre Zeit in systematischen Boxen anordnen, können Sie Ihre Arbeit schneller erledigen und die Produktivität steigern.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, produktiv zu sein, wird dieser Leitfaden Ihnen das Leben retten. Lesen Sie unseren Blog-Beitrag weiter und finden Sie es heraus:
- Was ist Timeboxing?
- Wie bekommen Sie Ihr Timeboxing?
- Wie erstellt man einen effektiven Kalender?
Sind Sie bereit, Ihre Routine ergebnisorientiert zu ändern?
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der im Voraus feste Zeitblöcke für Aufgaben festgelegt werden. Mit dieser Taktik unterteilen Sie Ihren Zeitplan in so genannte Timeboxen und erledigen jede Aktivität innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens. Richtig angewandt, ermöglicht Ihnen das Timeboxing, mit der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, Hand in Hand zu gehen.
Die Hauptidee hinter der Timeboxing-Technik ist, dass ein Timer das Gefühl der Dringlichkeit vermittelt. Anstatt wertvolle Arbeitszeit mit Ablenkungen zu vergeuden, weiß man, dass man eine bestimmte Zeitspanne hat, um so viele Fortschritte wie möglich zu machen.
Beim Timeboxing geht es darum, wichtige Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern. Mit solchen gut geplanten Sitzungen können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie genau für jede Aufgabe aufwenden, und sich von geistiger Ermüdung befreien.
Vorteile der Timeboxing-Methode
Wenn wir unsere anstehenden Aufgaben planen, werden wir oft Opfer von Planungsfehlern. Wir sind zu optimistisch, was die Dauer künftiger Projekte angeht, und neigen dazu, die für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigte Zeit zu unterschätzen. Timeboxing ist eine mächtige Waffe gegen ungenaue Vorhersagen. Und das ist nicht ihr einziger Vorteil.
Als effiziente Zeitmanagementtechnik bietet das Timeboxing mehrere Vorteile:
- Einfacher Einstieg: Die von Dr. Pychyl geleitete psychologische Forschung hat gezeigt, dass Prokrastination nichts mit Selbstdisziplin zu tun hat. Vielmehr schieben wir wichtige Dinge auf, um negative Emotionen zu vermeiden, die mit großen Projekten verbunden sind. Mit Timeboxing können Sie unnötige Überforderung vermeiden und sich auf überschaubare Arbeitseinheiten konzentrieren.
- Erhöht das Bewusstsein dafür, wo die Zeit bleibt: Sie können ganz einfach verfolgen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung jeder Aufgabe benötigen. Die Timebox hält Sie innerhalb fester Grenzen und hilft Ihnen, organisiert zu bleiben.
- Steigert die Produktivität: Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Aufgaben und lenken Ihre Aufmerksamkeit auf das, was in erster Linie getan werden muss.
- Ermöglicht die Vermeidung von Ablenkungen: Nicht enden wollende Benachrichtigungen, Team-Chats und Aktualisierungen erfordern ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Und während das Überprüfen einer E-Mail in der Tat einige Sekunden in Anspruch nimmt, nehmen solche Unterbrechungen ständig zu. An dieser Stelle kommt die Timeboxing-Technik ins Spiel.
- Verhindert Überarbeitung: Strenge Grenzen tragen dazu bei, dass Sie die Fristen für jede Aufgabe klar vor Augen haben. Schließlich blockieren Sie Ihren Kalender vor unerwünschten Vorgängen und verringern so Überstunden.
Mit Timeboxing-Techniken haben Sie jede wertvolle Minute im Griff und stellen sicher, dass wichtige Prozesse nicht durch Störungen unterbrochen werden.
Wie kann man Time Box effektiv nutzen?
Wenn Ihre To-Do-Liste so lang ist wie ein Arm, geraten Sie leicht in Stress. Tappen Sie nicht in diese Falle – nutzen Sie Timeboxing. Mit Hilfe dieser einfachen, aber effektiven Methode können Sie Ihre Arbeitszeit optimal nutzen und Ihre Leistung maximieren. Befolgen Sie die folgenden fünf Schritte zum Timebox-Kalendermanagement und steigern Sie Ihre Produktivität.
Schritt 1. Aufgaben für Timeboxing finden
Insgesamt können Sie jede Aufgabe für Ihren Timebox-Kalender wählen. Am besten wäre es jedoch, wenn Sie für Unternehmungen, die einen enormen Aufwand erfordern (z. B. das Schreiben eines Buches oder die Entwicklung einer Website), Timeboxen zuweisen würden. Indem Sie erreichbare Etappenziele festlegen, werden Sie den gesamten Prozess genießen können, anstatt sich von einer kolossalen Arbeitsmenge entmutigen zu lassen.
Schritt 2. Zuweisung einer Timebox für jede Aufgabe
Sobald Sie Ihre Aufgaben ausgewählt haben, entscheiden Sie, wann und wie lange Sie an jedem einzelnen Projekt arbeiten wollen. Nehmen wir an, Sie schreiben ein 200-seitiges Buch. Sie haben 2 Monate Zeit, um es fertigzustellen. Jetzt, da Sie Ihr Endziel und die Zielfrist kennen, können Sie ein wenig rechnen. Um das Endziel zu erreichen, müssen Sie etwa 4 Seiten pro Tag schreiben. Das bedeutet, dass Sie Ihr Buch in 50 Tagen fertig schreiben und die verbleibenden 10 Tage damit verbringen, es zu überarbeiten und zu verbessern.
Schritt 3. Zeit abschätzen und zuteilen
Lassen Sie uns nun zur entscheidenden Phase übergehen – der Einteilung der ausgewählten Aufgaben in Zeitfenster. Mit dem Endziel vor Augen müssen Sie für jedes anstehende Projekt tägliche Start- und Endpunkte festlegen. Überlegen Sie, wann die beste Zeit für die jeweilige Aufgabe ist. Es könnte sein, dass Sie morgens nicht mit dem Schreiben zurechtkommen. Ziehen Sie in diesem Fall in Erwägung, einige Aufgaben zu verlagern. Weisen Sie die Morgenstunden körperlichen Tätigkeiten wie Putzen oder Sport zu, und teilen Sie die Tagesstunden dem Schreiben zu.
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Schritt 4. Lassen Sie Raum für Pausen zwischen den Timeboxen
Vergessen Sie nicht, sich selbst eine Pause zu gönnen. Wenn Sie in Ihrem Terminkalender Platz für kurze Pausen einplanen, können Sie sich besser auf wichtige Projekte konzentrieren. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Batterien wieder aufladen, bevor Sie sich ausgelaugt fühlen. Manchmal sollten Sie sich eine Auszeit gönnen, um Ihre kreative Ader wieder in Schwung zu bringen.
Ihre Timebox-Vorlage könnte etwa so aussehen.
Schritt 5. Überprüfen Sie die Ergebnisse nach jeder Time Box
Mit einem klaren Plan wird es viel einfacher sein, Ihren Tag zu organisieren. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Fortschritte ständig überprüfen. Wir empfehlen die Verwendung eines Timers auf Ihrem Telefon, um Ihre Aktivitäten zu überwachen. Es gibt jedoch eine Regel: Sobald der Zeitmesser startet, muss er abschalten. Nehmen Sie sich nach Abschluss jeder Aufgabe etwas Zeit, um Ihre Leistungen zu bewerten. Ist alles so gelaufen, wie es geplant war? Hatten Sie genügend Zeit für die Erledigung der Aufgaben? Gab es irgendwelche Ablenkungen? Schreiben Sie alles auf und aktualisieren Sie Ihren Timeboxing-Kalender.
Fazit
Trainieren Sie Ihren Konzentrationsmuskel, indem Sie Ihre Zeit in geordnete Boxen einteilen. Auf diese Weise kommen Sie viel schneller voran und erzielen bessere Ergebnisse. Fordern Sie sich selbst heraus, um Meilensteine zu erreichen, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre Verbesserungen nachzudenken.
Produktivitätssteigerung durch TimeBoxing
- Aufgaben für Timeboxing finden
Am besten wäre es, wenn Sie sich für Vorhaben, die einen enormen Aufwand erfordern, einen Zeitrahmen setzen würden. Durch die Festlegung erreichbarer Etappenziele werden Sie den gesamten Prozess eher genießen, als dass Sie sich durch einen kolossalen Arbeitsaufwand entmutigen lassen.
- Weisen Sie für jede Aufgabe eine Timebox zu
Sobald Sie Ihre Aufgaben ausgewählt haben, entscheiden Sie, wann und wie lange Sie an jedem einzelnen Projekt arbeiten wollen.
- Zeit abschätzen und zuteilen
Mit dem Endziel vor Augen müssen Sie tägliche Start- und Endpunkte für jedes anstehende Projekt festlegen. Überlegen Sie, wann die beste Zeit für jede spezifische Aufgabe ist.
- Lassen Sie Raum für Pausen zwischen den Timeboxen
Vergessen Sie nicht, sich selbst eine Pause zu gönnen. Wenn Sie in Ihrem Terminkalender Platz für kurze Pausen einplanen, werden Sie letztlich mit mehr Aufmerksamkeit für wichtige Projekte belohnt.
- Überprüfen Sie die Ergebnisse nach jeder Time Box
Mit einem klaren Plan wird es viel einfacher sein, Ihren Tag zu organisieren. Achten Sie aber darauf, dass Sie den Fortschritt ständig überprüfen. Nehmen Sie sich nach Abschluss jeder Aufgabe etwas Zeit, um Ihre Leistungen zu bewerten.
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