Der Schlüssel zu einem effizienten Zeitmanagement ist das Time Boxing. Dabei müssen Sie buchstäblich innerhalb der Box denken (NICHT außerhalb!). Wenn Sie Ihre Zeit in systematische Boxen einteilen, können Sie Ihre Arbeit schneller erledigen und die Produktivität steigern.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, produktiv zu sein, wird dieser Leitfaden Ihre Rettung sein. Lesen Sie unseren Blogbeitrag und finden Sie heraus:
- Was ist Time Boxing?
- Wie verwenden Sie Time Boxing?
- Wie erstellt man einen effektiven Kalender?
Sind Sie bereit, Ihre Arbeitsweise ergebnisorientiert zu ändern?
Was ist Time Boxing?
Time Boxing ist eine Technik des Zeitmanagements, bei der Sie sich im Voraus feste Zeitblöcke für Aufgaben zuweisen. Mit dieser Methode unterteilen Sie Ihren Zeitplan in so genannte Zeitboxen und erledigen jede Aktivität innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens. Richtig angewandt sorgt Time Boxing dafür, dass Sie mit der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, gut haushalten können.
Die Hauptidee beim Time Boxing ist, dass ein Timer das Gefühl der Dringlichkeit vermittelt. Anstatt wertvolle Arbeitszeit mit Ablenkungen zu vergeuden, wissen Sie, dass Sie eine bestimmte Zeitspanne haben, um so viel Fortschritt wie möglich zu machen.
Beim Time Boxing geht es darum, wichtige Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern. Mit solchen gut geplanten Einheiten können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie genau für jede Aufgabe aufwenden und die mentale Ermüdung loswerden.
Vorteile der Time-Boxing-Technik
Wenn wir anstehende Aufgaben strukturieren, werden wir oft Opfer von Planungsfehlern. Wir sind zu optimistisch, was die Dauer zukünftiger Projekte angeht, und neigen dazu, die für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigte Zeit zu unterschätzen. Time Boxing ist eine mächtige Waffe gegen unpräzise Vorhersagen. Und das ist nicht der einzige Vorteil.
Als effiziente Zeitmanagement-Technik bietet Time Boxing mehrere Vorteile:
- Einfacher Einstieg: Psychologische Untersuchungen unter der Leitung von Dr. Pychyl haben gezeigt, dass Aufschieberitis nichts mit Selbstdisziplin zu tun hat. Vielmehr schieben wir wichtige Dinge auf, um negative Emotionen, die mit großen Projekten verbunden sind, zu vermeiden. Time Boxing ermöglicht es Ihnen, unnötige Überforderung zu vermeiden und sich auf überschaubare Teile der Arbeit zu konzentrieren.
- Verbessert das Bewusstsein dafür, wo die Zeit hinfließt: Sie können leicht nachverfolgen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung jeder Aufgabe aufwenden. Die Zeitbox hält Sie innerhalb fester Grenzen und hilft Ihnen, organisiert zu bleiben.
- Steigert die Produktivität: Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Aufgaben und lenken Ihre Aufmerksamkeit auf das, was in erster Linie getan werden muss.
- Vermeiden von Ablenkungen: Nicht enden wollende Benachrichtigungen, Team-Chats und Aktualisierungen erfordern ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Und während das Überprüfen einer E-Mail tatsächlich einige Sekunden in Anspruch nimmt, werden solche Unterbrechungen immer mehr. Hier kommt die Time-Boxing-Technik ins Spiel.
- Verhindert Überarbeitung: Strenge Grenzen tragen dazu bei, dass Sie eine klare Vorstellung von den Fristen der einzelnen Aufgaben haben. Schließlich verhindern Sie damit, dass unerwünschte Aktivitäten in Ihrem Kalender auftauchen, und verringern so Überstunden.
Mit Time-Boxing-Techniken haben Sie jede wertvolle Minute unter Kontrolle und stellen sicher, dass wichtige Prozesse nicht unterbrochen und gestört werden.
Wie nutzt man das Time Boxing erfolgreich?
Wenn Ihre To-Do-Liste so lang wie ein Arm ist, können Sie leicht in Stress geraten. Tappen Sie nicht in diese Falle – verwenden Sie Time Boxing. Mit Hilfe dieser einfachen und doch effektiven Methode können Sie das Beste aus Ihrer Arbeitszeit herausholen und Ihre Arbeitsleistung maximieren. Befolgen Sie die folgenden fünf Schritte zur Verwaltung Ihres Timebox-Kalenders und steigern Sie Ihre Produktivität.
Schritt 1. Aufgaben für das Time Boxing finden
Grundsätzlich können Sie jede Aufgabe für Ihren Timebox-Kalender auswählen. Am besten ist es jedoch, wenn Sie für Aktivitäten, die einen enormen Aufwand erfordern (z. B. ein Buch schreiben oder eine Website entwickeln), Timeboxen zuweisen. Indem Sie erreichbare Meilensteine festlegen, werden Sie den ganzen Prozess genießen, anstatt sich von einer kolossalen Menge an Arbeit entmutigen zu lassen.
Schritt 2. Jeder Aufgabe eine Timebox zuweisen
Sobald Sie Ihre Aufgaben ausgewählt haben, entscheiden Sie, wann und wie lange Sie an jedem einzelnen Projekt arbeiten wollen. Nehmen wir an, Sie möchten ein 200-seitiges Buch schreiben. Sie haben 2 Monate Zeit, um es fertigzustellen. Da Sie nun Ihr Endziel und die Zielfrist kennen, lassen Sie uns ein wenig rechnen. Um das Endziel zu erreichen, müssen Sie etwa 4 Seiten pro Tag schreiben. Das bedeutet, dass Sie Ihr Buch in 50 Tagen fertig schreiben und die übrigen 10 Tage damit verbringen, es zu überarbeiten und zu verbessern.
Schritt 3. Zeit abschätzen und zuteilen
Lassen Sie uns nun zur entscheidenden Phase übergehen – der Einteilung der ausgewählten Aufgaben in Zeitboxen. Mit dem Endziel vor Augen legen Sie tägliche Start- und Endpunkte für jedes anstehende Projekt fest. Überlegen Sie, wann die beste Zeit für die jeweilige Aufgabe ist. Vielleicht schreiben Sie zum Beispiel nicht gerne am Vormittag? Ziehen Sie in diesem Fall in Betracht, einige Aufgaben zu verlagern. Weisen Sie den Morgenstunden körperlichen Aktivitäten wie Putzen oder Sport zu und widmen Sie die Abendstunden dem Schreiben.
Mit der großen Auswahl an Online-Tools war es noch nie so einfach, einen Zeitplan zu erstellen. Probieren Sie die kostenlosen Tools aus, um einen Aufgabenplan zu erstellen und Ihre Energie klug zu planen.
Schritt 4. Zwischen den Timeboxen Raum für Pausen lassen
Vergessen Sie nicht, sich selbst eine Pause zu gönnen. Wenn Sie in Ihrem Terminkalender Platz für kurze Pausen einplanen, werden Sie letztlich mit erhöhter Aufmerksamkeit für wichtige Projekte belohnt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Batterien wieder aufladen, bevor Sie sich ausgelaugt fühlen. Manchmal sollten Sie sich eine Auszeit gönnen, um Ihre Kreativität wieder in Schwung zu bringen.
Ihre Time-Boxing-Vorlage könnte etwa so aussehen.
Schritt 5. Die Ergebnisse nach jeder Time Box überprüfen
Mit einem klaren Plan wird es viel einfacher sein, Ihren Tag zu organisieren. Achten Sie aber darauf, dass Sie den Fortschritt ständig überprüfen. Wir empfehlen die Verwendung des Timers auf Ihrem Smartphone, um Ihre Aktivitäten zu überwachen. Es gibt dabei eine Regel: Sobald der Timer gestartet wird, muss er weiterlaufen. Wenn Sie jede Aufgabe erledigt haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Leistungen zu bewerten. Ist alles so gelaufen, wie es geplant war? Hatten Sie genügend Zeit für die Erledigung der Aufgaben? Wurden Sie irgendwie abgelenkt? Notieren Sie alles und aktualisieren Sie Ihren Time-Boxing-Kalender.
Unterm Strich
Trainieren Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit, indem Sie Ihre Zeit in geordnete Boxen einteilen. Auf diese Weise werden Sie viel schneller Fortschritte machen und bessere Ergebnisse erzielen. Fordern Sie sich selbst heraus, indem Sie Meilensteine erreichen, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre Erfolge nachzudenken.
Time Boxing zur Produktivitätssteigerung
- Aufgaben für das Time Boxing finden
Am besten wäre es, wenn Sie sich für Unternehmungen, die enorme Anstrengungen und Hingabe erfordern, Zeitfenster setzen. Wenn Sie sich erreichbare Meilensteine vornehmen, werden Sie den ganzen Prozess im Grunde genießen, anstatt sich von einer kolossalen Menge an Arbeit entmutigen zu lassen.
- Jeder Aufgabe eine Timebox zuweisen
Sobald Sie Ihre Aufgaben ausgewählt haben, entscheiden Sie, wann und wie lange Sie an jedem einzelnen Projekt arbeiten möchten.
- Zeit abschätzen und zuteilen
Mit dem Endziel vor Augen legen Sie tägliche Start- und Endpunkte für jedes anstehende Projekt fest. Überlegen Sie, wann die beste Zeit für jede einzelne Aufgabe ist.
- Zwischen den Timeboxen Raum für Pausen lassen
Vergessen Sie nicht, sich selbst eine Pause zu gönnen. Wenn Sie in Ihrem Terminkalender kurze Pausen einplanen, werden Sie letztlich mit mehr Aufmerksamkeit für wichtige Projekte belohnt.
- Die Ergebnisse nach jeder Time Box überprüfen
Mit einem klaren Plan wird es viel einfacher sein, Ihren Tag zu organisieren. Aber achten Sie darauf, dass Sie Ihre Fortschritte ständig überprüfen. Nehmen Sie sich nach Abschluss jeder Aufgabe etwas Zeit, um Ihre Leistungen zu bewerten.
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