Crie um Fluxo de Trabalho Produtivo Usando o Day Theming

Você pode trabalhar durante anos no mesmo emprego, setor ou nicho e ainda assim não dominar a produtividade. Verdade seja dita, manter a produtividade máxima é um desafio que todos enfrentam o tempo todo. Mas, em vez de dividir sua atenção em multitarefas ou praticar outras estratégias duvidosas, por que não criar um fluxo de trabalho produtivo usando o day theming (tema do dia)?

O day theming é uma técnica simples, mas altamente eficaz para aumentar a produtividade. Pode ajudá-lo com a gestão de tempo, organização de cronograma e muito mais. Vamos dar uma olhada no que é o day theming, como funciona e como você pode começar a praticá-lo esta semana.

O Que é Day Theming?

Para muitos trabalhadores modernos, a produtividade é fundamental. Com tanta coisa para fazer e tantas responsabilidades para conciliar, aproveitar ao máximo cada hora de trabalho é vital. Existem muitos exemplos de estratégias que você pode usar para melhorar a produtividade, incluindo automatizar tarefas rotineiras, usar time blocking, definir prioridades diárias e usar a técnica Pomodoro.

Mas o day theming também é altamente eficaz, e talvez até mais do que essas alternativas. Resumindo, o day theming significa definir um tema para cada um dos seus dias com um tipo de tarefa, responsabilidade ou foco específico. Em vez de ter uma lista de tarefas diárias depois de bater o ponto com cartões de ponto e um monte de tarefas diferentes que exigem que você mude seu ritmo ou se concentre em coisas completamente diferentes de hora em hora, o day theming agrupa suas tarefas em cada dia com base na semelhança.
É simples, fácil de implementar e oferece muitos benefícios excelentes para quem o pratica de forma consistente. Quanto mais você usar o day theming, maior será a probabilidade de notar grandes aumentos de produtividade e decidir aproveitá-lo para cada semana de trabalho.

Como Usar o Day Theming Para Obter Ótimos Resultados

Interessado em experimentar o day theming? Boas notícias; você pode renovar sua programação e começar a usar o método de gerenciamento de tempo do day theming imediatamente com quatro etapas principais. Além disso, essas etapas são fáceis de implementar e aplicar em toda a empresa, para que você possa usar o day theming para todo o escritório.

Escolha Categorias ou Temas Para Seus Dias

Primeiro, você deve escolher as categorias de trabalho ou temas para cada dia da sua semana de trabalho. O céu é o limite em termos de categorias que você atribui – tudo depende do seu setor, das responsabilidades do trabalho e da carga atual do projeto.

Por exemplo, em qualquer semana de trabalho, você pode precisar responder correspondências de trabalho, realizar todas as reuniões com colegas de trabalho e preparar seu trabalho para a próxima semana. Todo o seu trabalho é principalmente administrativo e colaborativo, por isso conta como um tema geral.

Então, em outros dias, você poderá fazer toda a análise de dados ou redação de relatórios, dependendo do que você precisa fazer para o seu trabalho e do que ele envolve. O objetivo do day theming é colocar todo um tipo específico de trabalho em um dia (ou dois dias) para que você não misture e combine.

Atribua Cada Tema a Um Dia Específico da Semana

A seguir, pegue seus temas ou categorias e atribua cada um a um dia específico da sua semana. Seguindo o exemplo acima, você pode atribuir todo o seu trabalho administrativo e colaborativo para segunda-feira, para saber o que precisa fazer no resto da semana e para poder responder a todos os e-mails recebidos no fim de semana. Você pode atribuir seu trabalho de análise de dados na terça-feira, atribuir outro trabalho baseado em projeto na quarta-feira e assim por diante.

Novamente, você tem total liberdade em termos de como deseja construir seu fluxo de trabalho usando o day theming. É uma boa ideia, entretanto, manter em mente seus níveis e fluxo de energia pessoal. Por exemplo, se você sabe que as segundas-feiras são menos produtivas porque você está voltando das atividades do fim de semana, provavelmente é aconselhável atribuir o trabalho de projeto mais crítico aos dias da segunda metade da semana.

Detalhe as Tarefas Para o Tema de Cada Dia

Agora é hora de dividir as tarefas individuais que você assinará de acordo com o tema de cada dia. Trata-se essencialmente de agrupamento de tarefas (task batching), no qual você “agrupa” tarefas semelhantes para obter produtividade máxima.

Vejamos segunda-feira no exemplo acima. Suas tarefas de exemplo podem ser:

• Responder e-mails de trabalho
• Reunir-se com o chefe e entregar atualizações do projeto
• Reunir-se com colegas de trabalho do projeto para descobrir quem está fazendo o quê durante a semana
• Identificar e confirmar os prazos do projeto
• Enfrentar qualquer trabalho administrativo, como baixar arquivos importantes, assistir a vídeos educativos no local de trabalho, etc.

Anote cada uma dessas tarefas em seu caderno ou adicione-as ao seu calendário. À medida que cada dia avança na sua semana temática, você pode riscar as tarefas, dando-lhe uma sensação de progresso e realização. É uma boa maneira de se manter motivado, principalmente nos dias da semana de trabalho, quando você tem que realizar trabalhos que normalmente não gosta de fazer.
Uma última dica – não se esqueça de levar em conta o sono ao determinar quais tarefas você realizará a cada dia. Dormir o suficiente é vital para sua energia diária e sua segurança; alguns estudos mostram que dirigir após 20 horas sem dormir, por exemplo, é semelhante a dirigir com TAS (taxa de álcool no sangue) de 10%.

Adicione os Temas e Tarefas ao Seu Calendário ou Rastreador de Tempo

A última etapa é adicionar os temas e tarefas escolhidos ao seu calendário ou software de rastreamento de tempo. Faça isso com cuidado e certifique-se de não misturar nenhum dia. Caso contrário, você poderá quebrar a sequência de produtividade planejada com tanto cuidado.

TrackingTime é um ótimo exemplo de ferramenta adicional que você pode usar para gerenciar melhor seu tempo, pois pode ajudá-lo a medir a produtividade para você e sua equipe, além de definir metas e prazos. Armado com essas informações, você pode ver como seu esquema atual está funcionando. Se precisar fazer alterações, você pode fazê-lo com base nas informações fornecidas pelo TrackingTime.

4 Grandes Benefícios do Day Theming

Agora que você sabe como implementar o day theming em seu trabalho diário, vamos dar uma olhada nos benefícios que você certamente verá em pouco tempo.

Aumenta a Produtividade

Para começar, o day theming quase sempre resulta em grandes aumentos de produtividade. Ao permitir que você se concentre em um tipo de trabalho ou assunto todos os dias, você enfrentará esse trabalho com mais eficiência do que nunca. Ele neutraliza as perdas de produtividade típicas da multitarefa.

Por exemplo, digamos que você defina todas as suas quartas-feiras para colaborar com outros colegas de trabalho. Quando chegar a quarta-feira, você estará pronto para ser um membro eficaz da equipe, sabendo que não precisa reunir a mesma energia ou foco para os outros dias da semana.

Observe que esses benefícios são efetivamente duplicados para trabalhadores remotos. Na verdade, o day theming pode ser uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade do trabalho remoto. Muitos trabalhadores remotos enfrentam dificuldades com estrutura e disciplina quando não estão em um escritório com um superior por perto. Por meio do day theming, você pode dar a si mesmo ou aos trabalhadores remotos a estrutura de que precisam para ter sucesso, emulando de certa forma o fluxo semanal de foco e o tipo de trabalho vivenciado em um ambiente de trabalho normal.

Concentra a Atenção

Além disso, o day theming ajuda a focar a atenção em você e nos outros membros da equipe. Novamente, como você só precisa se concentrar em um tipo de trabalho ou assunto por dia, você pode concentrar todo o seu ser nesse trabalho.

O resultado? Resultado muito melhor, para a maioria das pessoas. Na verdade, focar sua atenção dessa forma pode permitir que você conclua seus projetos mais rapidamente e com melhores resultados do que nunca.

Ajuda com Priorização

Assim como o time boxing e outras técnicas, o day theming, por natureza, pode ajudar na priorização. Como você pode definir a programação temática do dia, você pode priorizar trabalhos que precisam ser feitos no início da semana, às segundas ou terças-feiras, por exemplo. Então, você pode priorizar trabalhos menos críticos para o final da semana ou vice-versa, dependendo de seus requisitos específicos.

Também é uma boa ideia combinar os esforços do day theming com o uso de um software de fluxo de trabalho que vem com recursos como rastreamento de tempo, ferramentas de medição de produtividade da equipe e monitores de carga de trabalho, por exemplo. Esse tipo de configuração garantirá que trabalhos vitais não sejam perdidos ou ignorados por acidente, além de ajudá-lo a cumprir todos os prazos no prazo.

Minimiza os Requisitos de Tempo de Inicialização

Por último, o day theming oferece um grande benefício ao minimizar os requisitos de tempo de inicialização que você normalmente enfrenta no trabalho. Quando você muda de tarefa ou de foco, geralmente leva um pouco de tempo para que suas engrenagens girem e sua mente se concentre na nova tarefa.

Com o day theming, você nunca precisa se preocupar com isso – a cada dia, você se prepara para o trabalho do dia e permanece focado até a hora de encerrar o trabalho.

Dica profissional: lembre-se de que para construir um fluxo de trabalho produtivo diário, o tempo tem que estar do seu lado. Essa é a razão pela qual o gerenciamento do tempo é fundamental. O day theming é apenas uma das inúmeras técnicas que existem por aí. Em nosso blog, você encontrará um guia e os benefícios do agrupamento de tarefas (task batching), um método semelhante de gerenciamento de tempo. Combinado com ferramentas como o rastreador de tempo TrackingTime, sua próxima semana de trabalho será a mais produtiva de todas: todos na sua empresa poderão fornecer relatórios de tempo precisos de acordo com seu estilo de trabalho. Esse rastreamento de tempo é feito de forma automática e em tempo real, o que não interfere nos seus hábitos de trabalho e nas demandas específicas de suas funções.

O Day Theming Tornará Você Mais Produtivo?

O day theming é a prática de organizar seus dias durante a semana, “tematizando-os” para tarefas ou focos específicos. Quando praticado de forma inteligente, o day theming tornará você mais produtivo, ajudará você a concentrar sua atenção e maximizará o gerenciamento do tempo em todos os aspectos.

Sobre o Autor:

Fabian Sandoval é analista de RH para pequenas e médias empresas que recentemente iniciou uma carreira de copywriting compartilhando seus insights sobre a produtividade dos funcionários e agilizando projetos em toda a empresa.

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