Bouw een Productieve Werkstroom met Dagthema’s

Je kunt jarenlang in dezelfde functie, industrie of niche werken en toch de productiviteit niet onder de knie krijgen. Eerlijk gezegd is het handhaven van maximale productiviteit een uitdaging waar iedereen altijd mee te maken heeft. Maar in plaats van je aandacht te verdelen door multitasking of andere twijfelachtige strategieën te gebruiken, waarom bouw je dan niet een productieve werkstroom met dagthema’s?

Het gebruik van dagthema’s is een eenvoudige maar zeer effectieve techniek om de productiviteit te verhogen. Het kan je helpen met tijdmanagement, het organiseren van je schema, en nog veel meer. Laten we eens kijken wat dagthema’s zijn, hoe het werkt, en hoe je het deze week kunt gaan gebruiken.

Wat Zijn Dagthema’s?

Voor veel moderne werknemers is productiviteit de sleutel. Met zoveel te doen en zoveel verantwoordelijkheden om te jongleren, is het optimaal benutten van elk werkend uur van vitaal belang. Er zijn veel voorbeelden van strategieën die je kunt gebruiken om de productiviteit te verbeteren, zoals het automatiseren van routinetaken, het gebruik van tijd blokkeren, het stellen van dagelijkse prioriteiten en het gebruik van de Pomodoro-techniek.

Maar dagthema’s zijn ook zeer effectief, en misschien zelfs meer dan die alternatieven. In een notendop betekent dagthema’s dat je elk van je dagen thematiseert naar een specifiek taaktype, verantwoordelijkheid of focus. In plaats van een dagelijkse to-do lijst te hebben nadat je hebt ingeklokt met tijdkaarten en met een heleboel verschillende taken die je dwingen om van uur tot uur van focus te veranderen, zorgen dagthema’s ervoor dat je je taken op elke dag op basis van gelijkenis groepeert.

Het is eenvoudig, gemakkelijk te implementeren, en biedt veel geweldige voordelen voor degenen die het consequent beoefenen. Hoe meer je dagthema’s gebruikt, hoe groter de kans dat je grote productiviteitsverbeteringen opmerkt en besluit het elke werkweek te gebruiken.

Hoe je dagthema’s gebruikt voor uitstekende resultaten

Geïnteresseerd in het uitproberen van dagthema’s? Goed nieuws; je kunt je schema herzien en meteen beginnen met het gebruik van de tijdmanagementmethode van dagthema’s met vier belangrijke stappen. Bovendien zijn deze stappen gemakkelijk te implementeren en te handhaven in een heel bedrijf, zodat je dagthema’s voor het hele kantoor kunt gebruiken.

Kies Categorieën of Thema’s Voor Je Dagen

Allereerst moet je de categorieën van werk of thema’s kiezen voor elke dag in je werkweek. De mogelijkheden zijn eindeloos wat betreft de categorieën die je toewijst – het hangt allemaal af van je branche, verantwoordelijkheden en huidige projectbelasting.

Bijvoorbeeld, in een bepaalde werkweek moet je misschien werkcorrespondentie beantwoorden, al je vergaderingen met collega’s aanpakken, en je werk voor de volgende week voorbereiden. Al je werk is voornamelijk administratief en collaboratief, dus het telt als een algemeen thema.

Dan, op andere dagen, doe je misschien al je data-analyse of rapportageschrijven, afhankelijk van wat je moet doen voor je baan en wat je baan inhoudt. Het punt met dagthema’s is om al een specifiek type werk in één dag (of twee dagen) te stoppen, zodat je niet mixt en matcht.

Wijs een thema toe aan specifieke weekdagen

Vervolgens neem je je thema’s of categorieën en wijs je elk toe aan een specifieke dag van je week. In overeenstemming met het bovenstaande voorbeeld, kun je al je administratieve en samenwerkende werk toewijzen aan maandag, zodat je weet wat je de rest van de week moet doen en zodat je eventuele e-mails die je in het weekend hebt ontvangen kunt beantwoorden. Je kunt je data-analysewerk op dinsdag toewijzen, ander project gebaseerd werk op woensdag, enzovoort.

Nogmaals, je hebt totale vrijheid in termen van hoe je je werkstroom wilt opbouwen met behulp van dagthema’s. Het is echter een goed idee om je persoonlijke energieniveaus en flow in gedachten te houden. Als je bijvoorbeeld weet dat maandagen je minst productieve dagen zijn omdat je bijkomt van weekendactiviteiten, is het waarschijnlijk verstandig om meer kritisch projectwerk toe te wijzen aan dagen in de tweede helft van de week.

Detailleer de taken voor ieder dagthema

Nu is het tijd om de individuele taken die je voor elk dagthema zult ondertekenen, op te splitsen. Dit is in wezen taakbundeling, waarbij je vergelijkbare taken samen “bundelt” voor maximale productiviteit.

Laten we maandag in het bovenstaande voorbeeld nemen. Je voorbeeldtaken kunnen zijn:

• Beantwoord werkmails
• Ontmoet de baas en geef projectupdates
• Ontmoet projectcollega’s om uit te zoeken wie wat doet gedurende de week
• Identificeer en bevestig projectdeadlines
• Pak administratief werk aan, zoals het downloaden van belangrijke bestanden, het bekijken van werkplekonderwijsvideo’s, enz.

Schrijf elk van deze taken op in je notitieboekje of voeg ze toe aan je agenda. Naarmate elke dag vordert in je themaweek, kun je de taken afvinken, waardoor je een gevoel van vooruitgang en prestatie krijgt. Het is een goede manier om jezelf gemotiveerd te houden, vooral op dagen van de werkweek waarop je werk moet aanpakken dat je normaal gesproken niet graag doet.

Nog een laatste tip – vergeet niet rekening te houden met slaap bij het bepalen welke taken je elke dag zult aanpakken. Voldoende slaap is van vitaal belang voor je dagelijkse energie en je veiligheid; bepaalde studies tonen aan dat rijden na 20 uur zonder slaap bijvoorbeeld vergelijkbaar is met rijden met een BAC van 10%.

Voeg De Thema’s En Taken Toe Aan Je Agenda Of Tijdtracker

Je laatste stap is om je gekozen thema’s en taken toe te voegen aan je agenda of tijdregistratiesoftware. Doe dit zorgvuldig en zorg ervoor dat je geen dagen door elkaar haalt. Anders zou je de productiviteitsreeks die je zo zorgvuldig hebt gepland, kunnen doorbreken.

TrackingTime is een geweldig voorbeeld van een extra tool die je kunt gebruiken om je tijd beter te beheren, omdat het je kan helpen de productiviteit voor jezelf en je team te meten, plus doelen en deadlines te stellen. Gewapend met deze informatie kun je zien hoe je huidige schema werkt.

Als je wijzigingen moet aanbrengen, kun je dit doen op basis van de informatie die TrackingTime biedt.

4 Grote Voordelen Van Dagthema’s

Nu je weet hoe je dagthema’s in je dagelijkse werk kunt implementeren, laten we eens kijken naar de voordelen die je in een mum van tijd zult zien.

Verhoogt Productiviteit

Om te beginnen leiden dagthema’s bijna altijd tot grote productiviteitsverbeteringen. Door jezelf de mogelijkheid te geven om je elke dag op één type werk of één onderwerp te concentreren, zul je dat werk effectiever aanpakken dan ooit. Het gaat de productiviteitsverliezen tegen die typisch zijn bij multitasking.

Bijvoorbeeld, stel dat je al je woensdagen thematiseert om samen te werken met andere collega’s. Als woensdag aanbreekt, ben je klaar om te gaan en een effectief teamlid te zijn, wetende dat je niet dezelfde energie of focus hoeft op te roepen voor de andere dagen van de week.

Merk op dat deze voordelen effectief worden verdubbeld voor thuiswerkers. Inderdaad, dagthema’s zouden een van de beste manieren kunnen zijn om de productiviteit van thuiswerk te versterken. Veel thuiswerkers worstelen met structuur en discipline als ze niet op kantoor zijn met een directe leidinggevende in de buurt. Door middel van dagthema’s kun je jezelf of thuiswerkers de structuur geven die ze nodig hebben om te slagen, enigszins de wekelijkse flow van focus en werktype nabootsend die wordt ervaren in een normale werkomgeving.

Gerichte aandacht

Verder helpen dagthema’s om de aandacht te richten op zowel jou als andere teamleden. Nogmaals, aangezien je je alleen hoeft te concentreren op één type werk of één onderwerp per dag, kun je je hele wezen op dat werk richten.

Het resultaat? Veel betere output, voor de meeste mensen. Inderdaad, op deze manier je aandacht richten kan je in staat stellen om je projecten sneller en met betere resultaten dan ooit te voltooien.

Helpt Bij Prioritering

Net als tijdvakken en andere technieken, kunnen dagthema’s van nature helpen bij het stellen van prioriteiten. Aangezien je je dagthemaschema kunt opzetten, kun je werk dat vroeg in de week moet worden gedaan prioriteren op maandagen of dinsdagen, bijvoorbeeld. Vervolgens kun je minder kritisch werk prioriteren voor het einde van de week of vice versa, afhankelijk van je unieke vereisten.

Het is ook een goed idee om je inspanningen voor dagthema’s te combineren met het gebruik van workflowsoftware die wordt geleverd met functies zoals tijdregistratie, teamproductiviteitsmeetinstrumenten en werklastmonitoren, bijvoorbeeld. Dit soort opstelling zal ervoor zorgen dat vitaal werk niet per ongeluk wordt gemist of overgeslagen, en je helpen al je deadlines op tijd te halen.

Minimaliseert Opstarttijdvereisten

Tot slot bieden dagthema’s een groot voordeel bij het minimaliseren van de opstarttijdvereisten die je normaal gesproken op het werk ervaart. Wanneer je van taak of focus wisselt, kost het meestal een beetje tijd om je tandwielen in beweging te krijgen en je geest te concentreren op de nieuwe opdracht.

Met dagthema’s hoef je je hier nooit zorgen over te maken – elke dag bereid je je voor op het werk van de dag en blijf je gefocust tot het tijd is om uit te klokken.

Pro tip

Houd er rekening mee dat tijd aan je zijde moet staan om een dagelijkse productieve werkstroom op te bouwen. Dat is de reden waarom tijdmanagement de sleutel is. Dagthema’s zijn slechts een van de vele technieken die er zijn. Op onze blog vind je een handleiding en voordelen van taakbundeling, een vergelijkbare tijdmanagementmethode. Gecombineerd met tools zoals de TrackingTime tijdtracker, zal je volgende werkweek je productiefste ooit zijn: iedereen in je bedrijf kan nauwkeurige tijdrapporten leveren volgens hun werkstijl. Deze tijdregistratie gebeurt automatisch en in realtime, wat niet interfereert met hun werkgewoonten en de specifieke eisen van hun rollen.

Maken dagthema’s je productiever?

Dagthema’s zijn in de praktijk de basis van het organiseren van je dagen gedurende de week door ze te “thema’s” naar specifieke taken of aandachtspunten. Als je het slim beoefent, zal dagthema’s je productiever maken, je helpen je aandacht te richten en je tijdmanagement over de hele linie maximaliseren.

Over de Auteur

Fabian Sandoval is een HR-analist voor kleine en middelgrote bedrijven die onlangs een carrière als copywriter is begonnen en zijn inzichten deelt over werknemersproductiviteit en het stroomlijnen van bedrijfsbrede projecten.

Gerelateerde Links:

• Krijg een duidelijk beeld van wat er gedaan wordt: projectmanagement door TrackingTime
• Agenda, aangepaste rapporten & veel andere verbeteringen!
• 5 redenen waarom tijdregistratie de prestaties verbetert
• TrackingTime productupdates: een volledige samenvatting