3. Calidad de datos y policies
Idea principal
Tener horas registradas no es lo mismo que tener buenas horas registradas. El dato horario es útil solo si es completo, está bien clasificado y cubre el tiempo real trabajado. Incluso cuando el equipo adopta el registro, aparecen dos problemas: horas faltantes (se trabajó pero no se registró) y horas mal cargadas (sin proyecto, sin descripción, sin utilidad). Esta lección cubre los dos procesos que garantizan cantidad y calidad: asegurar suficientes horas registradas y que esas horas estén bien clasificadas.
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Proceso 1 — Cantidad de horas
El objetivo es que ningún miembro del equipo llegue al cierre del período con horas sin registrar. El mecanismo no es control — es visibilidad y recordatorio automático.
Work Schedules
El work schedule define cuántas horas se espera que trabaje un empleado: qué días son laborables y cuántas horas por día. Es la línea de base que permite comparar lo esperado con lo registrado.
Qué se configura:
- Nombre del schedule (ej: "Full time", "Part time viernes libre", "Contractor 20h")
- Días laborables de la semana
- Horas esperadas por día (pueden variar por día — no es necesario que sean iguales)
Cómo se asigna: Cada usuario tiene un work schedule asignado. Una misma empresa puede tener múltiples schedules para distintos tipos de empleados: tiempo completo, medio tiempo, contractors, etc.
Para qué sirve:
- Define el target del donut de progreso de cada usuario.
- Es la base de comparación para los reportes (horas registradas vs. horas esperadas).
- Determina qué se considera "jornada completa" para las notificaciones automáticas.
- Permite detectar ausencias no justificadas cuando las horas registradas caen muy por debajo del schedule.
Donut de progreso
Cada usuario ve en su dashboard un indicador visual circular (donut) que muestra cuántas horas registró en el día o la semana respecto a las esperadas según su schedule.
Es el primer mecanismo de autocontrol: el propio empleado ve si está al día sin que nadie se lo pregunte. El manager también puede ver el estado del equipo de un vistazo.
Notificaciones automáticas
El sistema puede enviar recordatorios automáticos al equipo cuando están por debajo del target de horas del período. El empleado recibe un email recordándole que le quedan horas por registrar antes del cierre.
El manager no necesita hacer seguimiento individual — el sistema lo hace de forma automática y escalable.
Reportes de control de cantidad
Los managers y admins pueden ver en los reportes cuántas horas registró cada usuario en el período vs. las esperadas según el schedule. Esto permite identificar rápidamente quién tiene brechas y actuar antes del cierre.
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Proceso 2 — Calidad de carga
El objetivo es que las horas registradas tengan la información necesaria para ser útiles: proyecto correcto, tarea asignada, descripción, y cualquier campo adicional requerido por la organización.
Tracking Policies
Las policies definen las reglas que deben cumplir las time entries. Se configuran a nivel workspace y se aplican a todos los usuarios o a grupos específicos.
Policies disponibles:
- Require project: la entrada debe tener un proyecto asignado. Sin proyecto, la entrada no puede guardarse.
- Require task: la entrada debe tener una tarea asignada dentro del proyecto.
- Require description: la entrada debe incluir una descripción del trabajo realizado.
- Require custom fields: si la organización usa campos personalizados (tipo de trabajo, fase, número de ticket), pueden marcarse como obligatorios.
- Limit tracking to working hours: solo se puede registrar tiempo dentro del horario laboral definido en el work schedule del usuario.
- Prevent overlapping time entries: el sistema no permite guardar dos entradas que se solapen en el tiempo para el mismo usuario.
- Block time entries: bloquea la edición de entradas anteriores a N días. Las entradas del pasado quedan inmutables.
- Round time entries: redondea automáticamente la duración de cada entrada al intervalo configurado (5, 10, 15 o 30 minutos).
- Minimum duration: define una duración mínima por entrada. Entradas muy cortas se bloquean o marcan.
- Maximum duration: define una duración máxima por entrada. Entradas anormalmente largas se bloquean o marcan.
Las policies se pueden combinar según las necesidades de la organización. Un estudio legal puede requerir proyecto + tarea + descripción. Una agencia creativa puede agregar además un campo custom de "tipo de servicio". Una empresa con compliance europeo puede activar el bloqueo de entradas antiguas.
Rol y visibilidad de las policies
- Admin y Manager: configuran las policies para todo el workspace.
- Project Manager: ve las policies que aplican a sus proyectos.
- En Business: existe el rol de Supervisor, que puede supervisar el cumplimiento de las policies para el grupo de usuarios que tiene asignado, sin tener acceso completo de Manager al workspace.
Audits
Los audits permiten detectar time entries que no cumplen los criterios de calidad definidos, incluso si las policies no las bloquearon en el momento de la carga. Es el control de calidad posterior.
Los admins y managers ejecutan el audit sobre un período y ven el listado de entradas problemáticas. Los 7 criterios de auditoría son:
- Entradas sin proyecto asignado — tiempo flotante no atribuido a ningún cliente o área.
- Entradas sin tarea asignada — proyecto asignado pero sin desglose por tarea.
- Entradas sin descripción — falta de detalle sobre qué se hizo.
- Entradas con duración muy corta — por debajo del mínimo configurado o de un umbral estándar.
- Entradas con duración muy larga — por encima del máximo configurado, probable error de carga.
- Entradas fuera del horario laboral — registradas fuera del horario definido en el work schedule.
- Entradas solapadas — dos o más entradas del mismo usuario que se superponen en el tiempo.
El resultado del audit es una lista de entradas a corregir. El manager puede editarlas directamente o solicitar corrección al empleado.
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Cómo se conectan los dos procesos
Los dos procesos operan en momentos distintos del ciclo de registro:
| Proceso 1 — Cantidad | Proceso 2 — Calidad | |
|---|---|---|
| Cuándo actúa | Durante el período (preventivo) | Al cargar y al auditar (preventivo + correctivo) |
| Qué controla | Que se registren suficientes horas | Que las horas tengan la información correcta |
| Mecanismo | Work schedule + donut + notificaciones | Policies + audits |
| Quién lo ve | El propio empleado + manager | Manager + admin |
La combinación de los dos procesos es lo que convierte el registro libre en un sistema con datos confiables.
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Disponibilidad por plan
| Feature | Free | Starter | Pro | Pro Plus | Business |
|---|---|---|---|---|---|
| Work Schedules | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatic reminders and notifications | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Time Audits | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Round time entries automatically | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Set required information to time entries | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Block days | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lock time entries | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Block hours policy | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Limit hours a user can report | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Rol Supervisor | — | — | — | — | ✓ |
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Cómo se ve en la práctica
Estudio de abogados, 22 personas — cada entrada debe tener proyecto (cliente), tarea (asunto) y descripción. Sin esos campos no sirve para facturar. El audit semanal detecta incompletos antes del cierre — el socio audita en 5 minutos lo que antes requería revisar planilla por planilla.
Consultora con equipo remoto, 30 personas — work schedules + donut + notificaciones automáticas generan transparencia sin micromanagement. El manager solo interviene cuando hay una brecha real. El proceso pasó de emails de seguimiento manuales a automático.
Agencia con clientes en distintos husos horarios — activaron "limit tracking to working hours" + "prevent overlapping entries". En el primer mes encontraron 40 entradas solapadas que eran errores de carga que habrían afectado la facturación.
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Mensajes reutilizables
- "Tener horas registradas no es lo mismo que tener buenas horas registradas."
- "Las policies no son control — son los requisitos mínimos para que el dato sea útil."
- "El audit detecta los problemas antes del cierre del período, no después de que ya se facturó."
- "Work schedules + donut = autocontrol. El empleado sabe si está al día sin que nadie tenga que preguntarle."
- "Dos procesos distintos para dos problemas distintos: que se registre suficiente, y que lo que se registra sirva."