Shared Reports Experience

Qué vista es

Shared Reports es la capa de publicación del reporting. Ahí el usuario convierte una vista interna en un asset que puede circular fuera de la app — hacia clientes, dirección, contabilidad o cualquier stakeholder que necesite ver información sin tener cuenta en TrackingTime.

La sección tiene dos propósitos: crear reportes compartibles y administrar los que ya están publicados.

Qué tareas resuelve

• generar reportes compartibles desde Timesheets, Project Reports o Reports
• crear reportes online en formato static o live
• programar envíos automáticos por email con frecuencia definida
• copiar links para compartir con personas fuera de TrackingTime
• editar diseño, permisos y visibilidad del reporte ya creado
• centralizar en una sola sección todos los reportes compartidos y programados

Cómo se crea un reporte compartible

El flujo siempre empieza en otra vista. El usuario arma la vista que quiere compartir — en Timesheets, Project Reports o Reports — con los filtros, grupos y columnas que le sirven, y desde el botón Export la transforma en un reporte compartible.

Ese punto de partida importa: el reporte hereda exactamente la configuración que el usuario ya preparó. No hay que reconfigurar nada desde cero.

Una vez creado, el reporte queda listado en Shared Reports donde se puede administrar, editar y monitorear.

Los dos tipos de reporte

Online Report

Un Online Report genera un link que el destinatario puede abrir en el browser sin necesidad de cuenta en TrackingTime.

Tiene dos modos:

Static: congela el reporte en el estado exacto del momento en que se compartió. El contenido no cambia aunque haya nuevos datos en el sistema.

• Útil para cierres, entregables o conversaciones donde importa preservar exactamente esa foto del período
• Ideal cuando el reporte es un entregable formal con fecha

Live: el reporte se actualiza automáticamente con los datos más recientes cada vez que alguien lo abre.

• Útil cuando el objetivo es dar visibilidad continua sin tener que volver a exportar
• Ideal para clientes o stakeholders que necesitan seguimiento ongoing del proyecto
• Puede configurarse para que el receptor cambie el rango de fechas por su cuenta, sin necesidad de pedir una nueva versión

La diferencia práctica es importante: Static documenta, Live comunica en tiempo real.

Scheduled Report

Un Scheduled Report no genera un link para abrir: envía el reporte automáticamente por email con la frecuencia que el usuario defina.

Formatos de envío disponibles:

• PDF: formato cerrado, fácil de adjuntar y compartir
• Excel: para destinatarios que necesitan trabajar el dato o integrarlo en sus propios procesos
• CSV: para integraciones con otras herramientas o pipelines de datos

Frecuencias configurables: diaria, semanal, mensual u otras cadencias según la necesidad.

El valor del Scheduled Report está en que elimina la dependencia de memoria y disciplina: se configura una vez y el reporte viaja solo al destinatario correcto en el momento correcto.

Es especialmente útil cuando:

• el destinatario no va a entrar a TrackingTime por iniciativa propia
• el reporte tiene que llegar siempre con una cadencia fija (cierre semanal, informe mensual de proyecto)
• el equipo quiere reducir tareas manuales de seguimiento o cierre

Permisos y visibilidad

Los reportes compartidos tienen configuración de acceso:

• URL pública: cualquier persona con el link puede acceder, sin autenticación
• URL privada: solo personas específicas con acceso autorizado pueden ver el contenido

Dentro de la cuenta, los compañeros pueden tener permisos de view (solo lectura) o edit (pueden modificar el reporte).

Eso permite compartir información con clientes de forma abierta y al mismo tiempo mantener control sobre quién puede editar o reconfigurar el reporte internamente.

Layout y presentación

El reporte compartible no es solo un export técnico: se puede presentar mejor.

El usuario puede:

• editar título y descripción
• agregar, quitar o reordenar bloques según lo que quiere enfatizar
• mostrar u ocultar el logo de la cuenta

Eso hace que el reporte se sienta más como una pieza de comunicación y menos como un volcado de datos.

Administración de lo ya compartido

En Shared Reports el usuario puede ver todos los reportes publicados en un solo lugar y para cada uno:

• copiar el link para redistribuir
• editar layout y permisos
• ver fecha de creación, última edición y cantidad de veces que fue abierto
• cancelar scheduled reports que ya no quiere enviar

La visibilidad de views es especialmente útil: saber cuántas veces alguien abrió el reporte ayuda a entender si el destinatario realmente lo está consultando o si el link nunca se usó.

Para quién es más valioso

• Agencias y consultoras: reportes de proyecto para clientes, actualizados automáticamente o con foto de cierre mensual
• Management y dirección: reportes de operación enviados cada semana sin trabajo manual
• HR y operaciones: informes de attendance o payroll enviados por email a quienes los necesitan
• Equipos con stakeholders externos: visibilidad de proyecto sin dar acceso completo a la cuenta

Por qué importa

Shared Reports convierte el reporting en una superficie realmente compartible. La información deja de quedar atrapada dentro del producto y puede circular con claridad hacia quienes la necesitan, en el formato y la cadencia correcta.

Mensaje clave

Shared Reports es la capa donde TrackingTime pasa de "mostrar datos" a "publicar vistas útiles". Permite compartir y programar reportes sin perder control sobre diseño, permisos y actualización del contenido.