Approvals Experience
Qué vista es
Approvals es la sección donde la cuenta revisa y decide qué información queda formalmente aceptada dentro del sistema. Centraliza en una sola superficie los flujos de validación de Hours, Time Off y Timecards, según los módulos activos en la cuenta.
Qué tareas resuelve
- enviar horas para revisión
- revisar y aprobar o rechazar entradas en lote
- seguir el estado de cada time entry a lo largo del flujo
- gestionar approvals propios cuando un admin también es submitter
- centralizar validación de horas, time off y timecards en una sola pantalla
Los estados de una time entry
Cuando Approvals está activo, cada time entry tiene un estado que refleja en qué punto del flujo se encuentra:
- Not submitted: la entrada existe pero todavía no fue enviada para revisión
- Submitted: el usuario la envió y está esperando revisión
- Approved: fue revisada y aceptada formalmente
- Rejected: fue revisada y devuelta al submitter para corrección
Esos estados son visibles directamente en la interfaz — en Hours, en el Timesheet y en la propia sección de Approvals. No hay notificaciones automáticas por ahora, pero el submitter puede ver en cualquier momento si sus entradas fueron aprobadas o rechazadas sin necesidad de preguntarle a nadie.
Flujo del submitter
La experiencia no está pensada solo para quien aprueba. También ordena claramente el flujo de quien carga horas.
Desde esta lógica el usuario puede:
- enviar horas para aprobación una vez que las tiene cargadas
- ver en la interfaz si ya fueron revisadas
- identificar cuáles fueron rechazadas
- corregirlas y volver a enviarlas
Eso evita que el dato quede en una zona gris y hace más claro el camino entre registrar, revisar y cerrar.
Lo que ve quien aprueba
Para reviewers, managers o admins, Approvals funciona como una mesa de control.
Les permite:
- leer el estado del dato antes del cierre
- filtrar por usuario y período para concentrarse en lo que necesitan revisar
- aprobar o rechazar varias entradas al mismo tiempo desde el botón
Review, sin entrar una por una - separar con claridad qué está listo y qué necesita corrección
My Approvals
My Approvals es la vista dedicada para el caso en que un admin o manager también carga y envía sus propias horas.
Sin esta vista, un admin que tiene rol de reviewer podría confundir fácilmente la gestión de los approvals del equipo con los suyos propios. My Approvals los separa: el admin puede ir a su propia vista para ver el estado de sus entradas sin mezclar esa lectura con la del equipo.
Los tres tipos de approval
Según los módulos activos en la cuenta, Approvals puede centralizar tres flujos distintos:
- Hours: validación de las time entries registradas por el equipo
- Time Off: aprobación de solicitudes de ausencia, licencias o vacaciones
- Timecards: revisión y cierre formal de los registros de fichaje
Cada tipo tiene su propia lógica pero todos conviven en la misma sección, lo que evita que el reviewer tenga que navegar entre vistas distintas para completar su proceso de validación.
Relación con Timesheet
Cuando Approvals está activo, el Timesheet refleja los estados directamente en la tabla. Las entradas aprobadas quedan bloqueadas para edición hasta que el flujo las devuelva al submitter. Eso hace que el Timesheet también funcione como superficie de lectura del estado de aprobación, no solo de revisión de datos.
Qué valor le trae a la cuenta
Approvals no solo agrega un botón de aprobar. Agrega proceso, estados y responsabilidad compartida sobre el dato.
Eso mejora especialmente:
- cierre semanal o mensual
- preparación para reporting o payroll
- control de calidad del tracking
- coordinación entre quien carga y quien valida
Por qué importa
No es solo una feature administrativa. Es la experiencia que convierte registro en proceso formal y confiable, con trazabilidad clara de quién envió, quién revisó y qué quedó aceptado.
Mensaje clave
Approvals convierte horas, time off y timecards en un flujo visible de revisión. Hace que el sistema no solo capture tiempo, sino que también pueda validarlo antes de que impacte en reporting, payroll o compliance.