Timesheet Approvals Software
URL canónica: https://trackingtime.co/features/timesheet-approvals (página en construcción) Fuente JSON-LD: JSON-LDs/en/products/timesheet-approvals-product.json
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Headline
"Validá las horas antes de facturar o pagar — sin reworkear al final del mes"
Un flujo formal de submit, revisión y aprobación que convierte el registro de horas en dato oficial: confiable, inmutable y listo para payroll o billing.
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El problema
Registrar horas y tener horas confiables para payroll o facturación son dos cosas completamente distintas. Sin un proceso de validación formal, el dato que llega al contador o al cliente es el que alguien cargó — con todos los errores, omisiones y entradas duplicadas incluidos.
Los síntomas concretos:
- Las correcciones aparecen al momento de facturar o pagar — cuando ya es tarde para revisar bien. El cierre del mes se convierte en un proceso de rework en lugar de un cierre limpio.
- No hay forma de saber si las horas del período están completas hasta que alguien las revisa manualmente, entrada por entrada.
- Los managers aprueban por email o por conversación informal — sin trazabilidad, sin historial, sin estado claro de qué fue aprobado y qué no.
- Alguien edita entradas de períodos ya cerrados y los datos que ya se usaron para facturar o pagar cambian retroactivamente.
- Los admins que también registran tiempo no tienen forma de aprobar sus propias horas sin depender de otra persona del proceso.
El resultado: cierres de mes que duran días, datos de nómina y facturación que no son confiables, y un proceso informal que no escala.
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La solución
TrackingTime formaliza la validación de horas con un flujo de approvals completo: el empleado somete sus horas, el manager las revisa y aprueba o rechaza en lote, y una vez aprobadas se bloquean — nadie las edita retroactivamente. El dato que llega a payroll o billing es el dato final, inmutable y con trazabilidad completa.
El cambio clave: pasar de un proceso informal y reactivo a un ciclo estructurado donde cada hora tiene un estado claro — y solo las horas aprobadas y bloqueadas alimentan los procesos financieros.
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Cómo funciona
El flujo completo de approvals
1. Submit — el empleado somete sus horas al cierre del período. Puede hacerlo por semana, por quincena o por el ciclo que define la organización. Las entradas pasan a estado "pendiente de revisión".
2. Review — el manager recibe las horas agrupadas por usuario y período. Ve el resumen completo sin tener que buscar entrada por entrada: quién sometió, cuántas horas, de qué período.
3. Approve o Reject en lote — puede aprobar todo el período de un usuario con un clic (bulk approve), o seleccionar entradas específicas para rechazar con comentario mientras aprueba el resto (bulk reject parcial). No hay revisión entrada por entrada salvo que quiera profundizar.
4. Corrección — las entradas rechazadas vuelven al empleado con el comentario del manager. El empleado corrige y vuelve a someter. El ciclo se repite hasta que todas las horas quedan aprobadas.
5. Lock — una vez aprobadas, las horas se bloquean. Nadie las edita retroactivamente. El dato es inmutable.
Time entry states
Cada entrada tiene un estado que permite filtrar y actuar en consecuencia:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sin estado | Registrada pero aún no revisada |
| Approved | Validada por el manager — lista para payroll o billing |
| Rejected | Rechazada con comentario — pendiente de corrección |
Filtrar el timesheet por "Approved" da exactamente las horas que van a la factura o a la nómina. Sin mezclar datos pendientes con datos validados.
Self-approval para admins
Los admins que también registran tiempo pueden aprobar sus propias entradas. Resuelve el caso donde el responsable del proceso necesita cerrar su propio período sin depender de que otra persona lo apruebe.
Lock: el período queda cerrado
Una vez que las horas están aprobadas, el lock previene cualquier edición retroactiva. Hay dos modalidades:
Block Hours policy (automático): bloquea automáticamente todas las entradas anteriores a N días de forma continua. El sistema cierra el período solo, sin que el admin tenga que intervenir. Ideal para organizaciones con cierre continuo o compliance europeo.
Lock manual por período: el admin cierra el período cuando el proceso de approvals está completo. Ideal para organizaciones con un ciclo formal de revisión antes del cierre.
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Para quién
| Perfil | Necesidad específica | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Managers y team leads | Revisar y validar las horas del equipo antes del cierre | Bulk approve/reject con vista por usuario y período — sin entrada por entrada |
| HR y payroll | Dato de horas validado y bloqueado para nómina | Horas aprobadas y lockeadas = dato oficial para el sistema de nómina |
| Finanzas y contabilidad | Solo facturar lo que fue formalmente aprobado | Filtro por "Approved" en timesheet — sin mezclar horas pendientes |
| Operaciones | Proceso formal y trazable que reemplaza el email | Estado de cada entrada, historial de aprobaciones, sin informalidad |
| Equipos con compliance regulatorio | Registro inmutable de jornada para auditorías | Lock automático + estados auditables para requerimientos legales |
| Admins que también registran | Cerrar su propio período sin dependencia del proceso | Self-approval disponible para el rol admin |
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Argumentos de venta
1. Las correcciones aparecen antes del cierre — no durante. Con approvals activos, los errores se detectan en la revisión del manager, no cuando el contador ya está procesando la nómina o el cliente ya recibió la factura. El rework desaparece porque el ciclo de corrección ocurre en el momento correcto.
2. El dato que va a payroll o billing es el dato final. Sin approvals, cualquier hora registrada puede llegar al proceso financiero — incluyendo errores, duplicados y entradas incompletas. Con approvals, solo las horas en estado "Approved" y lockeadas alimentan esos procesos. El número que aparece en la factura o en la nómina es exactamente el número que fue validado.
3. Bulk approve: revisar el mes entero en minutos, no en horas. El manager no revisa 200 entradas individualmente — ve el resumen por usuario y aprueba o rechaza en lote. Si algo parece raro, profundiza. Si todo está bien, aprueba con un clic. El proceso que antes duraba dos días pasa a durar media jornada.
4. El lock es la garantía de que el dato no cambia. Sin lock, siempre existe el riesgo de que alguien edite una entrada de un período ya cerrado y "descuadre" los números. Con lock, una vez cerrado el período, el dato es inmutable. Lo que se aprobó, se aprobó.
5. Trazabilidad completa para auditorías. Cada aprobación queda registrada — quién aprobó, qué, cuándo. Para entornos con compliance regulatorio (legal, RRHH, europeo), esa trazabilidad es la diferencia entre tener evidencia formal o no tenerla.
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Mensajes clave
- "Registrar horas y tener horas confiables para payroll son dos cosas distintas."
- "Solo las horas aprobadas y bloqueadas van a la factura o a la nómina — sin mezcla."
- "El rework de fin de mes desaparece cuando el ciclo de corrección ocurre en el momento correcto."
- "Bulk approve: el manager cierra el mes en minutos, no en días."
- "El lock garantiza que lo que se aprobó no cambia — el dato es inmutable."
- "Approvals convierte el registro informal en un proceso con trazabilidad completa."
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Diferenciadores frente a la competencia
| Diferenciador | TrackingTime |
|---|---|
| Bulk approve/reject | Aprobación masiva por usuario y período — no entrada por entrada |
| Estados de entradas | Sin estado / Approved / Rejected — filtrable en el timesheet |
| Self-approval | Admins que también registran pueden cerrar su propio período |
| Lock automático | Block Hours policy cierra el período solo, sin intervención manual |
| Lock manual | El admin cierra el período cuando el proceso de revisión está completo |
| Ciclo completo integrado | Submit → Review → Approve/Reject → Lock, todo en el mismo producto |
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Objeciones comunes y respuestas
"Aprobamos las horas por email — funciona bien." → Funciona para equipos pequeños con poco volumen. Cuando escala, el email no tiene estado claro, no hay historial trazable, y los errores se descubren al procesar payroll o billing. Approvals en TrackingTime da un proceso con estado, ciclo de corrección y lock — sin depender del email.
"¿El lock no le complica la vida al equipo si necesita corregir algo?" → El lock aplica una vez que las horas fueron aprobadas — no antes. El ciclo de submit → review → corrección → re-submit ocurre antes del lock. Si hay una corrección legítima después del lock, el admin puede desbloquearlo puntualmente.
"¿Pro Plus solo para approvals?" → Pro Plus incluye el ciclo completo de control financiero: approvals, lock, retainers y expense tracking. Es el plan para organizaciones que necesitan que el dato de horas sea confiable para procesos financieros — billing, payroll y compliance.
"¿Qué pasa si el manager no revisa a tiempo?" → El sistema envía recordatorios automáticos. Y el Block Hours policy puede configurarse para cerrar el período automáticamente después de la ventana definida — independientemente de si el manager actuó o no.
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Prueba social
Caso real — Meridian Consulting (consultora de estrategia, 12 personas): el flujo de approvals reemplazó la validación informal por email. El tiempo de cierre mensual bajó de dos días a media jornada. Las correcciones aparecen durante la revisión del manager — no al procesar la factura.
Caso real — Empresa con compliance europeo: el Block Hours policy configurado a 7 días cierra el período automáticamente de forma continua. Los datos son inmutables e inmodificables retroactivamente — lo que cumple los requerimientos de registro formal de jornada laboral del reglamento europeo.
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CTA / Conversión
- Disponible desde Pro Plus — incluye también retainers, expense tracking e invoicing.
- CTAs principales: "Get started" · "Try it free" · "Book a Demo"
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Relación con otros productos
- Timesheet Software — los timesheets son la base de datos que el flujo de approvals valida antes del cierre.
- Employee Time Cards — las horas aprobadas y bloqueadas alimentan las time cards como documentación oficial de jornada para payroll.
- Leave Management Software — el flujo de approvals se complementa con la gestión de PTO y ausencias dentro del mismo ciclo HR.
- Project Retainers y Expense Tracking — las horas aprobadas son la base del ciclo de billing que incluye retainers y gastos.
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Referencia educacional interna
education/07-approvals-pto-y-payroll.md— el flujo completo de approvals, time entry states, self-approval, bulk approve/reject, lock automático y manual.