Timesheet Experience
Qué vista es
El timesheet es la vista tabular donde el usuario convierte tiempo registrado en lectura operativa. No es solo una tabla: es la superficie donde se filtra, agrupa, corrige, audita y prepara la información para compartir o exportar.
A diferencia de Hours, que organiza el tiempo de forma visual y espacial, el Timesheet trata cada entrada como una fila de datos. Eso lo hace más útil para análisis, corrección masiva y cierre administrativo.
Qué tareas resuelve
- revisar horas registradas en un período
- entender cómo se distribuyó el tiempo entre proyectos, tareas y personas
- editar y corregir datos rápidamente, en lote o entrada por entrada
- detectar errores antes del cierre
- preparar información para cliente, operaciones, payroll o facturación
- exportar o compartir el dato ya limpio y organizado
Filtros, grupos y columnas
El Timesheet no muestra una vista fija. El usuario puede configurar exactamente qué quiere ver y cómo.
Filtros permiten acotar el dataset por proyecto, tarea, usuario, cliente, custom field u otras dimensiones. Se pueden combinar para llegar a subconjuntos muy específicos.
Grupos organizan las entradas en capas jerárquicas. Por ejemplo: agrupar primero por proyecto, después por tarea, después por usuario. Eso cambia completamente cómo se lee el mismo conjunto de datos.
Columnas permiten mostrar u ocultar información según lo que se necesite ver. Una vista para payroll no necesita las mismas columnas que una vista para revisión de billing.
La combinación de estas tres herramientas hace que el Timesheet responda preguntas muy distintas con el mismo dataset.
Templates
Los templates permiten guardar una configuración de filtros, grupos y columnas para reutilizarla después.
Eso tiene dos usos concretos:
- personal: el usuario guarda su configuración habitual para no tener que reconstruirla cada semana
- de equipo: un admin o manager comparte un template con el equipo para estandarizar cómo se reporta cierta información
Los templates vuelven al Timesheet una herramienta realmente operativa, no una consulta que hay que reconfigurar cada vez.
Batch editing
El Timesheet permite seleccionar múltiples entradas y operar sobre todas al mismo tiempo:
- editar proyecto, tarea u otros campos en lote
- duplicar entradas
- borrar entradas en bloque
- marcar como billed / not billed
Eso es especialmente útil para corregir errores sistemáticos, reorganizar datos después de cambios estructurales o limpiar el dataset antes de exportar.
Billed / Unbilled
Dentro del mismo Timesheet, el usuario puede marcar entradas como billed o not billed.
Esa distinción agrega una capa de control para evitar doble facturación y para separar rápidamente qué trabajo ya fue cobrado y cuál todavía no. Es un detalle simple que tiene mucho valor en cuentas que facturan por horas.
Round Results
Round results permite redondear los totales de tiempo según una unidad definida (por ejemplo, al cuarto de hora más cercano).
Es útil en cuentas que necesitan que el dato de salida se ajuste a la granularidad que usa su proceso de billing o payroll, sin modificar los datos originales.
Audits
El Timesheet incluye audits automáticos que detectan inconsistencias en el dataset.
Algunas de las situaciones que puede marcar:
- entradas sin proyecto o sin tarea cuando las políticas lo requieren
- entradas sin nota cuando hay un requisito de nota obligatoria
- entradas con duración cero o muy corta
- entradas que caen fuera del horario esperado del usuario
- campos personalizados requeridos sin completar
Los audits no bloquean nada, pero dan al admin o al usuario una señal clara de qué hay que revisar antes de cerrar el período.
Insights
El panel de Insights dentro del Timesheet muestra gráficos del dataset que se está viendo en ese momento.
A diferencia de Reports, que tiene su propia lógica de visualización, el Insights del Timesheet es contextual: refleja exactamente los filtros y grupos activos en la tabla. Sirve para leer distribución, detectar concentraciones o identificar desvíos sin cambiar de vista.
Exportación y salida de datos
El Timesheet también funciona como punto de salida del dato cuando la información ya está lista para circular fuera del sistema.
CSV: para trabajar el dataset en herramientas externas o hacer análisis más libresExcel: para procesos administrativos, conciliación y operacionesPDF: para compartir una versión más cerrada o formal del reporteShared Reports: para compartir una vista viva con alguien externo sin crear cuentas nuevasScheduled reports: para distribuir la misma vista recurrentemente de forma automática
El valor no está solo en exportar, sino en que el usuario puede hacerlo después de haber filtrado, agrupado y limpiado exactamente la vista que necesita.
Relación con Approvals
Cuando Approvals está activo en la cuenta, el Timesheet refleja el estado de las entradas directamente en la tabla.
Eso tiene efectos concretos:
- las entradas aprobadas aparecen marcadas y no pueden editarse salvo que el flujo de aprobación las devuelva
- el Timesheet se convierte también en una superficie de revisión para managers, que pueden leer qué está pendiente, aprobado o rechazado
- el cierre del período está ligado al estado de aprobación, no solo a la fecha
Esta integración hace que el Timesheet sea el punto de convergencia entre captura de datos y control operativo.
Por qué importa
El Timesheet define gran parte de la percepción de poder del producto. Si esta vista funciona bien, el sistema se siente serio, operable y confiable porque el usuario puede pasar de dato crudo a dataset entendible sin salir de la misma pantalla.
Mensaje clave
Timesheet convierte una colección de time entries en una herramienta de análisis y control. Su valor no está solo en mostrar horas, sino en permitir leerlas, corregirlas, agruparlas y convertirlas en información accionable.