Team and Permissions Experience

Qué vista es

Team and Permissions es la superficie donde se administra quién forma parte del workspace, qué puede ver y qué puede hacer. Vive dentro de Settings y cubre desde la invitación inicial de un usuario hasta el control fino de acceso por proyecto, rol y área.

Una buena configuración de permisos no solo protege información sensible — también simplifica la app para cada persona, mostrándole solo lo que necesita ver según su función.

Qué tareas resuelve

El flujo de invitación

Agregar a alguien al workspace empieza por una invitación por email. El usuario invitado recibe el acceso y queda en estado pending hasta que acepta. Desde la vista de Team se puede ver qué invitaciones están pendientes, reenviarlas o cancelarlas.

Una vez que el usuario acepta, se puede configurar su rol, sus permisos de proyecto, su rate y su schedule desde el mismo panel.

Roles

Los roles definen el nivel de acceso general de cada persona dentro del workspace. No solo determinan qué acciones puede hacer — también simplifican la interfaz, ocultando secciones que no son relevantes para ese nivel.

Administrator

Tiene el nivel más alto de control operativo. Puede hacer todo lo que hace un Manager y además acceder a rates, costs, configuración de cuenta, suscripción y datos financieros sensibles. Es el único rol con visibilidad completa sobre la capa económica del workspace.

Manager

Puede ver y editar tareas y proyectos de todo el workspace, crear reportes e invitar o archivar usuarios. No tiene acceso a rates ni costs por defecto.

Project Manager

Puede crear reportes, delegar tareas a coworkers y ver o editar los proyectos que creó, que tiene asignados o que son públicos. Su alcance está acotado al portfolio de proyectos donde tiene participación.

Coworker

Puede registrar su tiempo y editar tareas dentro de los proyectos a los que fue asignado. Solo ve su propio tiempo. Es el rol más común para miembros del equipo que trabajan en proyectos pero no necesitan visibilidad operativa más amplia.

Viewer

Acceso de solo lectura. Útil para stakeholders internos que necesitan explorar datos sin poder modificar nada.

Client User

Rol pensado para colaboradores externos — clientes, freelancers, terceros — que necesitan participar en proyectos específicos sin acceder al workspace completo.

Un Client User puede:

No tiene visibilidad sobre el resto del workspace, otros proyectos, reportes ni configuración de la cuenta.

Disponibilidad por plan

En Free y Starter no hay diferenciación de roles internos: todos los usuarios funcionan como Admin. La asignación de roles diferenciados está disponible en Pro y Business.

Grupos y supervisores

Grupos organiza a los usuarios por equipo, área o departamento. Sirve para estructurar la cuenta, ordenar supervisión y dar más contexto a permisos y reportes.

Dentro de un grupo se puede designar a un usuario como supervisor de sus compañeros. Esa configuración no crea un nuevo rol, pero habilita una capa de visibilidad filtrada muy útil: en varias superficies del producto, el supervisor puede filtrar por "mis supervisados" para ver solo la actividad del equipo que tiene a cargo, sin necesidad de revisar a todo el workspace.

Un caso concreto: un Project Manager con rol de supervisor tiene acceso a vistas como Pace acotadas a sus supervisados. Puede hacer seguimiento del ritmo de tracking de su equipo sin ver información de personas que no supervisa.

Eso permite que cuentas medianas o grandes deleguen supervisión sin tener que dar acceso admin a quienes supervisan.

Gestión de acceso a proyectos

Además del rol general, la experiencia de permisos incluye control de acceso proyecto por proyecto.

Eso permite definir con precisión:

En la práctica permite que:

Para el rol Coworker, el acceso se puede asignar proyecto por proyecto, dar acceso a todos de una vez o remover acceso en bloque desde el panel de permisos.

Edición masiva de usuarios

Cuando el equipo crece, administrar permisos persona por persona se vuelve lento. La sección soporta edición masiva para acelerar tareas como:

Eso reduce mucho la fricción administrativa en cuentas medianas o grandes.

Permisos avanzados

En Business, la experiencia gana una capa más profunda con Advanced permissions.

Permite ajustes más quirúrgicos por rol. Por ejemplo:

Esta capa es importante porque evita usar roles demasiado amplios cuando lo que la cuenta necesita es un control más específico.

Por qué importa

Una buena configuración de permisos hace dos cosas a la vez: protege la información sensible y simplifica la experiencia de cada usuario. Un Coworker que solo ve sus proyectos y su tiempo trabaja en una app más clara y menos ruidosa que uno que ve todo el workspace sin necesitarlo.

Mensaje clave

Team and Permissions hace que el workspace escale sin volverse caótico: cada persona ve lo que necesita, entra donde corresponde y la administración del equipo sigue siendo manejable incluso cuando la cuenta crece.