Timecards Experience
Qué vista es
Timecards es la vista de attendance orientada a clock in, clock out, breaks, extra hours y cierre mensual por empleado. Toma las horas registradas y los work schedules para convertirlos en una lectura formal de asistencia.
Está pensada para organizaciones que necesitan una salida más estructurada y auditable de attendance — incluyendo equipos que necesitan operar alineados con requerimientos habituales de control horario y compliance laboral, especialmente en Europa donde la regulación sobre registro de jornada es más exigente.
Qué tareas resuelve
- ver clock in y clock out por persona
- revisar breaks y extra hours
- completar o corregir datos de asistencia del mes
- enviar timecards para revisión o cierre
- exportar respaldo para payroll, archivo o compliance
Qué ve el usuario cuando abre una timecard
Una timecard muestra el resumen mensual de asistencia de una persona. Para cada día del mes se puede ver:
- clock in: hora de primera entrada registrada
- clock out: hora de última entrada registrada
- breaks: pausas detectadas o agregadas manualmente
- horas trabajadas: total real del día
- extra hours: horas que exceden el schedule definido
- time off: ausencias aprobadas que aplican a ese día
Esa estructura convierte el mes completo en una lectura de asistencia clara y exportable.
Cómo se generan automáticamente
Las timecards no se crean manualmente. El sistema las genera automáticamente a partir de dos fuentes:
- Time entries: la primera entrada del día determina el clock in, la última determina el clock out
- Work Schedules: define cuántas horas se esperaban ese día y permite calcular si hubo extra hours o horas faltantes
Eso significa que la calidad de una timecard depende directamente de que el tracking diario esté bien hecho. Si alguien no registró su primer o último bloque del día, el clock in o clock out puede quedar incorrecto.
Auto-detección de breaks
Cuando está habilitado auto-detect breaks, el sistema detecta los gaps entre time entries consecutivas del mismo día y los interpreta como pausas.
Si entre la entrada de las 10:00 y la siguiente de las 10:45 no hay actividad registrada, el sistema puede deducir que hubo un break de 45 minutos. El umbral mínimo para que un gap se considere break es configurable desde Settings.
El usuario puede revisar los breaks detectados y corregirlos manualmente si la deducción no fue correcta.
Edición y corrección
Aunque las timecards se generan automáticamente, el usuario puede intervenir cuando hace falta.
Desde la propia vista se puede:
- cambiar clock in y clock out manualmente
- agregar o editar breaks
- agregar extra hours
- incluir holidays y time off
- recalcular el resultado del mes
Si una timecard quedó muy distinta a lo esperado, también se puede regenerar desde los time entries para volver a la versión que el sistema deduce.
Configuración clave
Timecards gana mucho valor cuando la cuenta configura bien sus opciones. Las más importantes son:
auto-detect breaks: activa la detección automática de pausas entre entradasauto-submit timecards: el sistema envía las timecards automáticamente sin que el usuario tenga que hacerlo- reminder por email: avisa al equipo cuando quedan timecards pendientes de envío
- ventana de edición: impide modificar timecards después de ciertos días para mantener el dato cerrado
- permisos de edición: define si admins y managers pueden editar timecards de otros
Esas opciones permiten adaptar la experiencia desde una operación más flexible hasta una lógica más estricta de control horario.
My Timecards vs Team's Timecards
La experiencia cubre dos necesidades distintas:
My Timecards: para que cada usuario revise y envíe su propio cierre mensualTeam's Timecards: para que admins y managers revisen el estado del equipo, filtren por persona y detecten timecards pendientes o incompletas
Eso hace que la misma superficie sirva tanto para autogestión como para control operativo.
Flujo de submission y Approvals
Una vez que el usuario revisa su timecard, puede enviarla para cierre formal.
Las timecards enviadas pueden pasar por el flujo de Approvals, donde managers o admins las revisan y aprueban. Ese proceso es el mismo que para Hours y Time Off: la timecard tiene estados visibles (pending, approved, rejected) y el usuario puede ver en la interfaz en qué punto está su envío.
Relación con Time Off
Las solicitudes de Time Off aprobadas se reflejan dentro de la timecard automáticamente.
No se crean ni se editan desde esta vista, pero sí se visualizan para que el resumen mensual de attendance tenga contexto completo. Un día de vacaciones aprobado aparece en la timecard como ausencia, no como horas faltantes.
Exportación
Timecards se puede exportar en:
PDF: para documentación formal o archivo administrativoCSV: para integración con otros sistemas o pipelines de datosExcel: para payroll, conciliación o procesos administrativos
Qué lo diferencia de Timesheets
Timesheets mira el trabajo desde proyectos, tareas y reporting operativo.
Timecards, en cambio, mira la asistencia: horario real, breaks, extra hours, time off y cierre mensual de cada persona. Son dos lecturas distintas del mismo dato subyacente.
Por qué importa
Timecards transforma el tracking diario en una salida formal de attendance. Le da a la organización una lectura más administrativa del tiempo trabajado y reduce el esfuerzo de reconstruir clock in, breaks y overtime al final del mes.
Es especialmente útil en contextos donde la empresa necesita dejar una huella clara de asistencia, cumplir con regulaciones de registro de jornada o alimentar un proceso de payroll que requiere más que un simple total de horas.
Mensaje clave
Timecards toma las horas ya registradas y las convierte en una experiencia clara de attendance mensual, lista para revisar, enviar y exportar.