Leave Management Software
URL canónica: https://trackingtime.co/leave-management-software Fuente JSON-LD: JSON-LDs/en/products/leave-management-software-product.json
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Headline
"Time off con policies dentro del mismo sistema operativo"
Automatizá solicitudes, aprobaciones y acumulación de días — con balances en tiempo real, feriados por país y todo en el mismo sistema donde el equipo ya registra sus horas.
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El problema
La gestión de tiempo libre es una de las tareas administrativas de HR que más cruza fuentes manuales. Las solicitudes llegan por email, los balances están en una planilla, los feriados en otro lado, y al momento de cerrar la nómina alguien tiene que reconciliar todo. En equipos distribuidos o con presencia en múltiples países, el problema se multiplica.
Los síntomas concretos:
- Las solicitudes de PTO llegan por email o chat, sin registro formal ni trazabilidad de aprobación.
- HR no sabe en tiempo real cuántos días le quedan disponibles a cada empleado — tiene que recalcularlo manualmente.
- Cuando el equipo trabaja en varios países, los feriados son distintos para cada región y gestionarlos manualmente es propenso a errores.
- Las ausencias aprobadas no están sincronizadas con los calendarios del equipo — los managers programan reuniones sobre días libres porque no tienen visibilidad.
- Al cerrar la nómina, HR tiene que cruzar el sistema de PTO con el registro de horas para llegar al dato correcto — dos fuentes que raramente coinciden.
- Sin accrual automático, los empleados que entran a mitad del año consumen días antes de haberlos ganado.
El resultado: ausencias mal gestionadas, conflictos de cobertura, nómina imprecisa y un proceso que consume tiempo de HR que debería estar en otra cosa.
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La solución
TrackingTime centraliza la gestión de ausencias en el mismo sistema donde el equipo registra sus horas. El ciclo completo — solicitud, aprobación, balance, sincronización — ocurre en un solo lugar. HR deja de cruzar fuentes. Los empleados tienen visibilidad de su propio balance. Los managers aprueben o rechazan desde una sola pantalla.
El cambio clave: dejar de gestionar PTO por separado y tenerlo integrado con el registro de horas — para que el dato de payroll sea siempre correcto sin reconciliación manual.
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Cómo funciona
Solicitudes y aprobaciones
El empleado solicita días de ausencia directamente en TrackingTime — tipo de ausencia, fechas y comentario opcional. La solicitud llega al manager o a HR en la vista de Pending requests. Se aprueba o rechaza con comentario. El empleado ve el estado en tiempo real. Todo el ciclo queda registrado con trazabilidad.
Configuración de workflows:
- Un nivel: el manager directo aprueba o rechaza.
- Multi-nivel: la solicitud pasa por múltiples aprobadores según la jerarquía de la organización.
Tipos de ausencia
Se configura un tipo distinto para cada categoría: vacaciones, licencia médica, licencia de maternidad/paternidad, días personales, ausencias sin pago, etc. Cada tipo tiene su propia política, color de calendario y comportamiento de balance.
Balances en tiempo real
Cada empleado ve su balance por tipo de ausencia en cualquier momento:
- Días asignados para el período.
- Días utilizados.
- Días pendientes de aprobación.
- Días disponibles (restantes).
Los managers y HR ven los balances de todo el equipo desde el módulo — para planificar vacaciones, detectar balances no usados cerca del cierre del año, o gestionar cobertura.
Políticas avanzadas de time off (Pro Plus)
No workarounds: Time off with configurable policies.
| Política | Qué hace |
|---|---|
| Accrual automático | Los días se acumulan progresivamente durante el año — no se asignan todos al inicio. Un empleado con 20 días anuales acumula ~1.67 días por mes trabajado. Evita que nuevos empleados consuman el balance antes de ganarlo. |
| Carry forward | Los días no usados al cierre del año pasan al siguiente período, con límite configurable. |
| Seniority allowance | Incremento automático de días según la antigüedad del empleado — sin cálculo manual. |
Holidays por país
El admin selecciona el país y TrackingTime muestra el listado de feriados oficiales para ese año. No hay que cargarlos manualmente. Para equipos en múltiples países, se configuran calendarios de feriados distintos por grupo o región.
Cobertura global: soporte para equipos distribuidos en múltiples países, con calendarios diferenciados por región.
Sincronización de calendario
Las ausencias aprobadas se sincronizan con Google Calendar, Microsoft Outlook o iCal mediante un link de suscripción. El empleado ve sus días libres directamente en su calendario personal — sin tener que consultar TrackingTime por separado.
Integración con HRIS
Para organizaciones que ya gestionan HR data en BambooHR o FactorialHR, TrackingTime importa los time offs directamente desde esas plataformas. Las ausencias registradas en el HRIS llegan automáticamente a TrackingTime — sin doble carga manual.
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Para quién
| Perfil | Necesidad específica | Qué resuelve |
|---|---|---|
| HR y People Ops | Gestionar solicitudes, balances y feriados sin planillas cruzadas | Un sistema centralizado con trazabilidad completa |
| Equipos distribuidos o multi-país | Feriados distintos por región, políticas diferenciadas | Calendarios de feriados por país o grupo, políticas separadas por equipo |
| Managers | Aprobar ausencias con visibilidad de cobertura del equipo | Vista de calendario del equipo con ausencias aprobadas y pendientes |
| Empleados | Saber cuántos días disponibles tienen sin preguntar a HR | Balance en tiempo real visible desde el perfil |
| Finanzas y nómina | Horas trabajadas + ausencias en el mismo sistema | Datos integrados que eliminan la reconciliación manual al cerrar nómina |
| Organizaciones con compliance laboral | Registro formal de ausencias para auditorías | Historial completo con trazabilidad de aprobaciones |
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Argumentos de venta
1. PTO e horas trabajadas en el mismo sistema — nómina sin reconciliación. Cuando las ausencias están en un sistema separado y las horas en otro, cerrar la nómina siempre implica cruzar dos fuentes. Con TrackingTime, ambas viven juntas. El dato para payroll está siempre listo, sin trabajo manual de reconciliación.
2. El accrual automático elimina el cálculo manual — y los conflictos. Sin accrual, los empleados nuevos pueden consumir días antes de haberlos ganado. Con accrual configurado, el sistema acumula los días progresivamente según las horas trabajadas o el tiempo en la empresa — sin que nadie tenga que recalcularlo cada mes.
3. Visibilidad de cobertura antes de aprobar. El calendario del equipo muestra quién ya está de licencia cuando llega una nueva solicitud. El manager aprueba o rechaza con el contexto real de disponibilidad — no a ciegas.
4. Si ya usás BambooHR o Factorial, los time offs viajan solos. Sin doble carga manual. Las ausencias registradas en tu HRIS aparecen automáticamente en TrackingTime — el dato fluye sin intervención del equipo.
5. Feriados por país, cargados en un clic. Para equipos en múltiples países, configurar manualmente los feriados de cada región es una tarea propensa a errores. TrackingTime los carga automáticamente desde el listado oficial por país — con cobertura multi-país.
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Mensajes clave
- "PTO e horas trabajadas en el mismo sistema: HR deja de cruzar fuentes para armar el payroll."
- "Balances en tiempo real para todos — los empleados saben cuántos días tienen sin preguntar a HR."
- "Accrual automático: los empleados acumulan días mientras trabajan, no antes de ganarlos."
- "Si ya usás BambooHR o Factorial, los time offs viajan solos a TrackingTime. Sin doble carga."
- "Feriados por país, en un clic. Sin carga manual."
- "A unified leave management system that automates requests, approvals, and accruals."
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Diferenciadores frente a la competencia
| Diferenciador | TrackingTime |
|---|---|
| Integrado con registro de horas | PTO y horas en el mismo sistema — payroll sin reconciliación |
| Accrual automático | Días acumulados progresivamente, con carry forward y seniority (Pro Plus) |
| Feriados por país | Calendarios diferenciados por país o grupo — sin carga manual |
| Integración con HRIS | BambooHR y Factorial — importación directa sin doble carga |
| Calendar sync | Sincronización con Google Calendar, Outlook e iCal para visibilidad de ausencias |
| Multi-nivel de aprobaciones | Flujos configurables según la jerarquía real de la organización |
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Objeciones comunes y respuestas
"Ya manejamos el PTO con una planilla — funciona bien." → Funciona para equipos pequeños. Cuando el equipo crece, los balances se desactualizan, las solicitudes por email se pierden y cerrar la nómina requiere reconciliar fuentes manualmente. TrackingTime automatiza todo el ciclo — sin planillas paralelas.
"Ya tenemos BambooHR / Factorial para esto." → TrackingTime se integra con ambos — no los reemplaza. Las ausencias registradas en tu HRIS se sincronizan automáticamente con TrackingTime, para que el registro de horas y las ausencias convivan sin doble carga.
"¿Cómo manejamos equipos en distintos países con feriados diferentes?" → Se configuran calendarios de feriados por país o grupo, eligiendo los feriados relevantes para cada región desde el listado oficial. Un mismo workspace puede tener calendarios distintos para equipos en Alemania, España y Brasil.
"¿El accrual es solo para Pro Plus?" → Sí. Pro básico incluye time off con allowance fijo, aprobaciones y feriados. Pro Plus agrega accrual automático, carry forward y seniority — las políticas avanzadas para organizaciones con estructuras de beneficios más complejas.
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Prueba social
- 4.7/5 on G2 — 117 verified reviews.
"TrackingTime keeps my team and projects on track. Saves us hours of headaches and facilitates working remotely."
— Anne S., CEO · NachoNacho
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CTA / Conversión
- Pro para time off básico: solicitudes, aprobaciones, balances, holidays y sincronización de calendario.
- Pro Plus para políticas avanzadas: accrual automático, carry forward y seniority allowance.
- CTAs principales: "Get started" · "Try it free" · "Book a Demo"
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Relación con otros productos
- Timesheet Approvals Software — el flujo de aprobaciones de ausencias se complementa con el de horas para un ciclo HR completo.
- Employee Time Cards — las ausencias aprobadas se incluyen en los time cards junto con las horas trabajadas para el documento oficial de nómina.
- Time & Attendance Software — las ausencias dan la imagen completa de presencia y disponibilidad del equipo.
- Time Tracking Software — la base de registro de horas con la que se integran las ausencias para payroll.
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Referencia educacional interna
education/07-approvals-pto-y-payroll.md— el módulo completo de time off: flujo de solicitudes, tipos de ausencia, políticas, accrual, holidays, sincronización con calendario y la integración con BambooHR/Factorial.