Projects and Tasks Experience
Qué vista es
Projects & Tasks es la capa de organización del trabajo dentro de TrackingTime. Desde ahí el usuario estructura qué hay que hacer, quién lo hace, cuánto debería tomar y cómo se visualiza el avance.
Es también el lugar donde la cuenta define su relación con project management: puede usar TrackingTime como una capa liviana de estructura para trackear servicios, o como el PM del equipo — con board, timeline y colaboración activa sobre proyectos y tareas.
Una decisión de configuración estratégica: advanced views on / off
Antes de describir las vistas disponibles, es importante entender que cada proyecto puede tener las advanced project views habilitadas o no, y esa decisión cambia completamente la experiencia.
Con advanced views desactivadas, el proyecto funciona como un contenedor liviano:
- foco en el reporte del proyecto
- creación de tareas simplificadas para ordenar cómo el equipo debe trackear
- sin capas visuales de board, timeline ni colaboración compleja
Es el modo ideal para cuentas que usan TrackingTime principalmente para registrar tiempo contra servicios o categorías, sin necesidad de gestionar el trabajo dentro de la misma herramienta.
Con advanced views activadas, el proyecto se convierte en un espacio de trabajo completo:
- vistas de lista, board y timeline
- gestión activa de tareas con assignees, fechas, estimaciones y estados
- notas, archivos y contexto centralizado dentro del proyecto
Eso habilita a TrackingTime a funcionar como el PM del equipo para trabajo organizado como proyectos con tareas, sin necesidad de herramientas adicionales.
La capacidad de elegir por proyecto — y no para toda la cuenta — es especialmente valiosa para organizaciones que tienen proyectos de distinta naturaleza: algunos más simples, otros que requieren planificación y colaboración activa.
Qué tareas resuelve
- crear y organizar proyectos por cliente o área
- crear tareas individuales o en lote
- asignar trabajo, definir fechas y estimaciones
- ordenar el trabajo por prioridad, fecha, cliente o proyecto
- visualizar avance con distintas vistas
- centralizar contexto, archivos y notas dentro del mismo espacio
- registrar tiempo directamente desde el proyecto o la tarea
Qué vive dentro de una tarea
Una tarea en TrackingTime puede contener:
- assignees: quién es responsable o quién colabora
- fechas de inicio y vencimiento: para planificación y deadlines
- estimaciones: cuánto tiempo debería tomar
- estado: para reflejar en qué fase está el trabajo
- notas y descripción: contexto y detalle dentro de la misma tarea
- adjuntos: archivos vinculados al trabajo
- custom fields: campos adicionales según la configuración de la cuenta
- tiempo registrado: las time entries asociadas a esa tarea, visibles en contexto
Esa profundidad hace que la tarea no sea solo un ítem de una lista, sino un objeto de trabajo con contexto suficiente para coordinar sin salir de TrackingTime.
My Tasks
My Tasks es la vista personal del trabajo asignado. Muestra todas las tareas que el usuario tiene pendientes en cualquier proyecto, en un solo lugar.
Permite:
- ordenar las tareas según el criterio que más sirve en ese momento: prioridad, fecha, proyecto
- ver qué hay que hacer sin entrar proyecto por proyecto
- arrancar el timer directamente desde la tarea
- registrar tiempo en contexto, desde la misma lista de trabajo
Para el usuario individual, My Tasks funciona como la lista de trabajo diaria. Se complementa directamente con el Task Drawer de Hours, que permite ver esas mismas tareas mientras se planifica la semana en la grilla de tiempo.
Vistas de proyecto
List
Vista tabular con detalle por tarea. Es la más útil para leer estructura, editar datos, trabajar con volumen y hacer seguimiento de asignaciones y estados. También es la más flexible para ordenar y filtrar.
Board
Vista tipo Kanban con columnas y tarjetas. Es la más útil cuando el equipo necesita leer flujo y progreso de manera visual. Permite mover tareas entre estados con drag and drop y detectar rápidamente dónde se acumula trabajo.
Timeline
Vista de línea de tiempo visual que muestra inicio, fin y solapamientos de tareas. Es la vista más fuerte para planificación, comunicación del plan de trabajo y detección de conflictos de fechas. No modela dependencias entre tareas ni camino crítico; el foco es leer y comunicar el plan en el tiempo, no calcularlo.
Los deadlines definidos en las tareas también pueden sincronizarse con el calendario del usuario, para que el plan de trabajo viva en la agenda sin necesidad de duplicar información manualmente.
Navegación principal y organización de proyectos
La navegación de Projects & Tasks permite leer la operación con distintos criterios:
- favoritos: acceso rápido a los proyectos más activos
- agrupación por cliente: para entender la cartera en conjunto
- orden manual: según la lógica operativa de la cuenta
- vista por usuario: para revisar qué tiene asignado cada persona, su carga y foco
Company-wide timeline
Es la vista más útil cuando el usuario necesita salir del proyecto individual y entender el portafolio completo: qué proyectos están en curso, cuáles vencen antes y cómo se distribuyen en el tiempo.
Permite detectar solapamientos de recursos, identificar períodos de alta carga y comunicar el estado del portafolio sin necesidad de construir un reporte aparte.
Notes y Files
Agregan contexto directamente dentro del proyecto para que tareas, archivos y documentación no queden repartidos entre herramientas externas.
Billing panel
Cuando el proyecto necesita control económico, el usuario puede trabajar desde un panel de billing dentro del mismo proyecto.
Desde ahí puede:
- cargar gastos asociados al proyecto
- configurar el billing de cada tarea
- ajustar la configuración por ciclo si el proyecto es retainer
Eso evita tener que salir del proyecto para pasar de "trabajo" a "monetización".
Reporte en proyectos retainer
Si el proyecto es tipo retainer, la experiencia de reporte cambia:
- el usuario puede ver un resumen de ciclos
- o entrar al detalle de un ciclo específico
Eso hace mucho más clara la lectura de consumo, renovación y desvíos dentro de contratos por períodos.
La conexión entre estructura y calidad del dato
La forma en que está organizado un proyecto afecta directamente la calidad de lo que aparece después en Reports, Pace y Timesheets.
Cuando proyectos y tareas están bien definidos:
- cada time entry queda asociada a un contexto claro
- los reportes pueden filtrar, agrupar y comparar con mayor precisión
- las estimaciones permiten leer desvíos reales
- el billing y la rentabilidad tienen una base sólida
Una cuenta que invierte en estructurar bien sus proyectos no solo organiza mejor el trabajo: también obtiene datos más útiles en todas las demás vistas del producto.
Por qué importa
Projects & Tasks es lo que habilita a TrackingTime a funcionar como el PM del equipo en Modo A — para trabajo organizado como proyectos con tareas (servicios profesionales, agencias, consultoras, estudios, non-profits, operaciones internas). Cubre task list, board, timeline visual, company-wide timeline de proyectos, custom fields, comentarios, notas y archivos — todo con time tracking nativo en el mismo entorno.
La frontera es explícita: no es PM para gestión de producto con backlog de épicas, historias y subtareas, ni planificador con dependencias tipo Gantt. Para equipos con esos flujos, TrackingTime trabaja en Modo B como capa de tiempo sobre el PM existente via integración.
La posibilidad de activar o desactivar las advanced views por proyecto es lo que permite convivir cuentas con necesidades muy distintas dentro del mismo workspace: un proyecto puede ser un contenedor simple para trackear servicios, mientras otro usa el espacio completo de trabajo con board, timeline y colaboración.
Mensaje clave
Projects & Tasks le da al usuario una forma de ordenar trabajo, ver avance y mantener contexto sin salir del mismo entorno donde después registra y analiza tiempo. Esa continuidad mejora mucho cuando la cuenta puede además arrancar timers, crear entradas y registrar gastos directamente desde proyectos y tareas.