5. Rentabilidad, retainers y expenses

Idea principal

Registrar horas sin saber cuánto cuestan ni cuánto valen es operar a ciegas. Las empresas de servicios no ven si sus proyectos son rentables hasta el final (conocen ingreso pero no costo real) y carecen de visibilidad durante los proyectos — cuando un precio fijo va a exceder presupuesto o un retainer se subutiliza, ya es tarde. TrackingTime conecta horas con dinero en tiempo real: ofrece tres modelos de contratación, un sistema de rates & costs, y registro de retainers y gastos en el mismo workspace para visibilidad y decisiones ágiles.

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Los tres modelos de contratación

Por proyecto con precio fijo

El cliente paga un monto acordado por el proyecto completo, independientemente de las horas reales invertidas.

El desafío para el proveedor es mantenerse dentro del costo: cada hora por encima del presupuesto es margen que desaparece. La visibilidad del consumo de horas en tiempo real — a través del Pace report — es lo que permite intervenir antes de que el overrun sea irreversible.

Por proyecto / servicios con precio por hora

El cliente paga según las horas registradas y aprobadas. El tiempo registrado es directamente la base de facturación.

El desafío para el proveedor es dar visibilidad: el cliente necesita poder ver qué recibió por cada hora que se le cobra. Sin un registro detallado y compartible, la factura por hora genera fricción y desconfianza. Para el cliente, el desafío es poder verificar que el trabajo entregado justifica lo que está pagando.

En modo retainer (contrato renovable)

El cliente paga un monto por un bloque de horas. El contrato se renueva por período — mensual o el ciclo acordado. Es el modelo más común en agencias y consultoras con relaciones de largo plazo. El retainer puede ser de precio fijo o por hora según lo que se acuerde con el cliente.

Los desafíos dependen de la modalidad:

Retainer de precio fijo:

• Para el proveedor: mantenerse dentro del costo — no consumir más horas de las que cubre el fee acordado.

Retainer por hora:

• Para el proveedor: evitar consumir más horas de las incluidas en el bloque (overrun) sin que esté acordado, y dar visibilidad de lo que se está haciendo.
• Para el cliente: poder ver que el trabajo entregado justifica lo que está pagando y que el proveedor está aprovechando el bloque de horas contratado.

En ambos casos, la visibilidad del consumo en tiempo real es lo que convierte el retainer de una caja negra en una relación documentada — y reduce la fricción en las renovaciones.

Nota: TrackingTime no tiene rollover automático de horas no usadas entre períodos. Las horas del ciclo vencen al cierre del período.

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Rates & Costs (add-on)

El add-on de Rates & Costs permite asignar valores monetarios al tiempo, tanto para facturación externa (rates / tarifas) como para control de costo interno (costs / costos).

• Rate (tarifa): lo que se cobra al cliente por hora de trabajo.
• Cost (costo): lo que le cuesta a la empresa esa hora de trabajo (salario + overhead). Permite calcular el margen real del proyecto.

Jerarquía de tarifas

La tarifa que aplica a una time entry se determina en el siguiente orden de prioridad:

1. Tarea — si la tarea tiene tarifa configurada, esa prevalece sobre cualquier otra.
2. Proyecto — si el proyecto tiene tarifa, aplica a todas las entradas del proyecto que no tengan tarifa de tarea.
3. Usuario — si el usuario tiene tarifa asignada, aplica cuando no hay tarifa de tarea ni de proyecto.

Esto permite tener, por ejemplo, un proyecto con tarifa base de $80/h pero con ciertas tareas especializadas facturadas a $120/h — sin necesidad de crear proyectos separados.

Tres tipos de proyecto según billing

• Billable (por hora): cada hora registrada tiene un valor monetario. El reporte muestra el total facturable acumulado.
• Fixed fee: el proyecto tiene un fee fijo en dinero. TT compara el valor de las horas registradas contra ese fee para mostrar el margen en tiempo real.
• Non-billable: el proyecto no se factura al cliente. Las horas se registran pero no contaminan los reportes de facturación. Útil para tiempo interno, administración, o desarrollo de negocio.

Períodos de validez

Cada tarifa o costo tiene una fecha de inicio. Esto permite reflejar cambios de tarifa a lo largo del tiempo sin perder exactitud histórica: las horas de enero se calculan con la tarifa de enero aunque se consulten en un reporte de diciembre. Si un consultor sube su tarifa en julio, los reportes históricos mantienen los valores correctos para cada período.

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Retainers: visibilidad como herramienta comercial

La visibilidad del consumo del retainer no es solo operativa — es comercial. Un proveedor que puede mostrarle al cliente en tiempo real cuántas horas del bloque se usaron y en qué, tiene una conversación distinta al momento de la renovación.

• Ver si el equipo está cerca del límite de horas y anticipar la conversación con el cliente antes de superarlo.
• Identificar períodos donde se subutilizó el bloque y ajustar la planificación para el siguiente ciclo.
• Al momento de renovar: la conversación parte de datos concretos — consumo histórico por período, distribución por proyecto y tarea — no de estimaciones.

Para el cliente, el acceso al consumo en tiempo real le permite verificar que el trabajo entregado justifica lo que está pagando y que el proveedor está haciendo buen uso del bloque contratado. Eso reduce la fricción y genera confianza que facilita la renovación.

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Expenses (gastos del proyecto)

Los gastos asociados a un proyecto — viajes, licencias, subcontratistas, materiales, suscripciones — se registran directamente en TrackingTime junto con las horas. Esto permite tener una vista completa del costo real del proyecto: horas + gastos.

Campos de cada gasto:

• Descripción del gasto
• Monto y moneda
• Categoría
• Fecha
• Si es billable al cliente o no

Los gastos billables se suman al total facturable del período y aparecen en los reportes de rentabilidad junto con las horas.

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Invoicing (facturación)

A partir de las horas aprobadas y los gastos registrados del período, TrackingTime genera borradores de factura directamente en la plataforma.

El flujo:

1. Seleccionar el cliente y el período.
2. El sistema consolida automáticamente las horas billables aprobadas + gastos billables del período.
3. Se genera el borrador de factura con el desglose.
4. Se exporta como PDF o CSV para importar al sistema de facturación o nómina.

El resultado es una factura que refleja exactamente el trabajo registrado y aprobado — sin cálculos manuales, sin riesgo de omitir horas, sin discrepancias entre lo que se hizo y lo que se cobra.

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Disponibilidad por plan

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Cómo se ve en la práctica

Agencia con modelo mixto — precio fijo, por hora, retainer en el mismo workspace. Gastos de producción como expenses billables. Al cierre del mes, el sistema genera borradores de factura para cada cliente. El proceso bajó de dos días a dos horas.

Consultora de estrategia con retainer de 40h/mes — el PM monitorea consumo a mitad de mes. Riesgo de overrun, contacta cliente a tiempo. Horas sin consumir, prioriza entregables. Renovación parte de datos de consumo real, no estimaciones.

Estudio de diseño con 6 proyectos en precio fijo — el Pace report mostró un proyecto en 80% de horas con solo 50% de trabajo. Pudieron ajustar alcance antes de que el margen desapareciera.

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Mensajes reutilizables

• "Sin rates configurados, las horas son tiempo. Con rates, son dinero."
• "La jerarquía de tarifas permite precios distintos por tipo de trabajo dentro del mismo proyecto, sin duplicar configuración."
• "El Pace report responde la pregunta que todo PM necesita antes de que sea tarde: ¿vamos a llegar al deadline dentro del presupuesto de horas?"
• "Retainer sin visibilidad es confianza ciega. Con TT, el cliente ve exactamente qué recibió por lo que pagó."
• "Horas + gastos en el mismo sistema: el costo real del proyecto deja de ser una estimación."
• "La factura refleja exactamente lo que se registró y aprobó. Sin cálculos manuales, sin discrepancias."