6. Colaboración externa y transparencia

Idea principal

No toda persona que necesita ver el trabajo de un equipo es parte del equipo. Las organizaciones de servicios enfrentan una tensión entre transparencia y control: demasiado cerrado genera desconfianza y conflictos en facturación; demasiado abierto expone datos de otros clientes e información financiera interna. La solución no es elegir entre transparencia y control — es dar el nivel de acceso correcto según quién es el externo. TrackingTime tiene tres niveles de colaboración externa (Shared Reports, Viewers, Client Users) para dar visibilidad sin comprometer datos internos ni generar costos de seat innecesarios.

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Los tres niveles de colaboración externa

Nivel 1 — Shared Reports y automatic weekly reports inbox para externos

Shared Reports

Plan mínimo: Starter

Un reporte del timesheet configurado con los filtros y agrupaciones que corresponden se comparte mediante un link público. El destinatario no necesita cuenta en TrackingTime — abre el link y ve los datos directamente en el navegador.

Qué puede hacer el externo:

• Ver las horas del período configurado, actualizadas en tiempo real.
• Ver el desglose por proyecto, tarea o cualquier agrupación que el admin haya configurado.
• Cambiar el período de fechas dentro del reporte (si el admin lo permite).

Qué no puede hacer:

• Navegar el workspace.
• Ver otros proyectos o reportes.
• Modificar nada.

Configuración del link:

• Se puede fijar el período que muestra por defecto.
• Se puede establecer una fecha de expiración.
• Se puede desactivar en cualquier momento.

Cuándo usar este nivel: cuando el externo solo necesita ver un resumen periódico del trabajo — el cliente que revisa las horas del mes, el contador que necesita el total facturable, el stakeholder que quiere ver el avance de un proyecto.

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Automatic weekly reports inbox

TrackingTime también puede enviar resúmenes recurrentes al inbox sin trabajo manual del equipo.

Configuración:

• Seleccionar el reporte guardado.
• Configurar el envío automático.
• Definir los destinatarios.

A partir de ahí, el reporte llega solo — sin que nadie del equipo tenga que recordar enviarlo.

Casos de uso:

• El cliente recibe el resumen de horas de la semana cada lunes.
• El reporte recurrente llega al contador sin intervención manual.
• El director del cliente recibe el avance del proyecto cada viernes.

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Nivel 2 — Viewers (cuenta de solo lectura)

Plan mínimo: Pro

El externo recibe una cuenta en TrackingTime con rol Viewer (Guest). Puede navegar los proyectos y reportes a los que fue asignado, pero no puede registrar tiempo ni modificar nada.

Qué puede hacer el Viewer:

• Acceder al workspace con sus credenciales.
• Ver los proyectos asignados y sus tareas.
• Explorar el timesheet y los reportes con sus propios filtros.
• Cambiar el período de análisis libremente.
• Ver comentarios en tareas.

Qué no puede hacer:

• Registrar tiempo.
• Crear o modificar tareas, proyectos o entradas.
• Ver proyectos a los que no fue asignado.
• Ver datos financieros (rates, costs, facturación).

Ventaja sobre Shared Reports: el Viewer puede explorar los datos por su cuenta — filtrar por tarea, cambiar el período, ver el historial — sin depender de que alguien le envíe un reporte configurado. Es acceso continuo, no una foto del momento.

Cuándo usar este nivel: clientes que quieren visibilidad continua del avance de sus proyectos, auditores que necesitan revisar datos de un período específico, socios o directivos externos que supervisan sin participar activamente.

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Nivel 3 — Client Users (cuenta de colaboración)

Plan mínimo: Pro Plus

El externo recibe una cuenta con rol Client. A diferencia del Viewer, puede colaborar activamente dentro de los proyectos que tiene asignados — pero no puede registrar sus propias horas.

Qué puede hacer el Client:

• Ver todos los proyectos a los que fue asignado.
• Ver las tareas, subtareas y comentarios.
• Agregar comentarios en tareas.
• Participar en la planificación y seguimiento del proyecto.

Qué no puede hacer:

• Registrar tiempo.
• Ver proyectos de otros clientes.
• Acceder a datos financieros.
• Ver el workspace general más allá de sus proyectos.

Cuándo usar este nivel: clientes que son parte activa del flujo de trabajo — aprueban entregables dejando comentarios en la tarea, revisan el avance e interactúan con el equipo dentro de la plataforma, sin ser usuarios internos del workspace.

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Tabla de decisión

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Disponibilidad por plan

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Cómo se ve en la práctica

Agencia con 15 clientes activos — cada cliente accede a su Shared Report link cuando quiere y ve horas actualizadas. Clientes exigentes tienen reportes automáticos recurrentes en el inbox. La reunión mensual pasa de "reporte de números" a "decisiones" porque el cliente ya vio los datos.

Consultora con cliente corporativo grande — cliente con rol Client User aprueba entregables directamente en tareas, revisa avance, ve horas dedicadas, sin acceder a otros proyectos ni costos internos. El ciclo de aprobación se acorta porque está dentro del flujo.

Firma de auditoría — auditores externos con rol Viewer filtran, exploran y exportan datos de un período para verificar compliance, sin requerir reportes personalizados del equipo interno.

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Mensajes reutilizables

• "Transparencia con el cliente no significa darle acceso a todo — significa darle acceso a lo que le corresponde."
• "Shared Reports: el cliente ve las horas actualizadas sin cuenta, sin exports, sin emails manuales."
• "Un Viewer puede explorar los datos por su cuenta. Un Shared Report solo muestra lo que vos configuraste."
• "Client Users participan en el proyecto sin ver nada más allá de lo que les compete."
• "Tres niveles de transparencia para tres tipos de relación con el externo — cada uno con el acceso justo."
• "Automatic weekly reports inbox: el cliente recibe el avance de su proyecto sin que nadie tenga que acordarse de enviarlo."