Project Expense Tracking Software
URL canónica: https://trackingtime.co/features/expense-tracking (página en construcción) Fuente JSON-LD: JSON-LDs/en/products/expense-tracking-product.json
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Headline
"Costos de proyecto en tiempo real — no solo horas"
Registrá los gastos del proyecto junto con las horas trabajadas y conocé la rentabilidad real de cada proyecto: no lo que estimaste, sino lo que realmente costó.
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El problema
Medir la rentabilidad de un proyecto solo con horas es mirar la mitad del problema. Los proyectos tienen costos que van más allá del tiempo del equipo — subcontratistas, herramientas, licencias, viajes, materiales — y esos gastos rara vez aparecen en el mismo sistema donde se registran las horas. El resultado: un margen que parece sano hasta que se suman los gastos reales.
Los síntomas concretos:
- Los gastos del proyecto se registran en una planilla separada (o no se registran en absoluto) y nadie los cruza con las horas hasta el cierre.
- Al calcular la rentabilidad al final del proyecto, el margen real es mucho más bajo de lo que mostraban las horas solas.
- Los gastos billables al cliente se cobran tarde, se olvidan o se justifican con dificultad por falta de registro formal.
- No hay una vista unificada del costo total del proyecto — tiempo + dinero — que permita tomar decisiones en el momento correcto.
- Los proyectos con subcontratistas o proveedores externos son los más difíciles de medir: el costo de esas horas no aparece en ningún lado.
El resultado: márgenes sobreestimados, gastos que no se facturan, y decisiones de pricing basadas en datos incompletos.
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La solución
TrackingTime permite registrar los gastos del proyecto directamente en la misma plataforma donde se registran las horas. Horas y costos conviven en un solo sistema — lo que da una lectura completa y en tiempo real del costo real de cada proyecto, y del margen verdadero.
El cambio clave: pasar de saber cuántas horas llevó un proyecto a saber cuánto costó y cuánto dejó.
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Cómo funciona
Registro de gastos por proyecto
Cada gasto se registra directamente en el proyecto al que pertenece, con los siguientes campos:
- Descripción — qué fue el gasto.
- Monto — valor del gasto.
- Categoría — tipo de gasto (viaje, licencias, subcontratistas, materiales, etc.).
- Fecha — cuándo ocurrió.
- Billable / Non-billable — si el gasto se traslada al cliente o es costo interno.
Visibilidad del costo real del proyecto
Una vez registrados, los gastos se suman a las horas valoradas para dar la imagen completa del proyecto:
- Costo total = valor de las horas del equipo + gastos registrados.
- Ingreso total = horas billables al rate acordado + gastos billables.
- Margen real = ingreso − costo, en tiempo real durante el proyecto.
Esto elimina la sorpresa al cierre: el margen se conoce mientras el proyecto está activo — a tiempo para ajustar, no después de que ya se perdió.
Integración con el flujo de facturación
Los gastos billables se consolidan automáticamente junto con las horas aprobadas al generar el borrador de factura. El cliente recibe una factura que refleja exactamente el trabajo registrado y los gastos asociados — sin cálculos manuales ni riesgo de omitir un ítem.
Flujo de cierre:
- Se registran horas y gastos durante el proyecto.
- Se aprueban las horas y se validan los gastos.
- Se genera el borrador de factura — el sistema consolida todo automáticamente.
- Se exporta como PDF o CSV para el sistema de facturación.
Combinación con rates y costos del equipo
Para una lectura completa de rentabilidad, los gastos se combinan con:
- Rates (tarifas): lo que se cobra al cliente por hora — por proyecto, tarea o usuario.
- Costs (costos internos): lo que le cuesta a la empresa cada hora de cada persona (salario + overhead).
La combinación de rates, costs y expenses da el P&L real de cada proyecto: cuánto facturó, cuánto costó (equipo + gastos) y cuál fue el margen.
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Para quién
| Perfil | Situación | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Agencias con producción externa | Subcontratistas, freelancers o proveedores en proyectos | Registro de esos costos en el mismo sistema que las horas propias |
| Consultoras con gastos de campo | Viajes, alojamiento, herramientas por proyecto | Visibility unificada del costo total del proyecto |
| Estudios de diseño o comunicación | Licencias de software, stock, impresión por proyecto | Gastos billables registrados formalmente — sin olvidar ninguno al facturar |
| Software houses | Infraestructura, herramientas de desarrollo, licencias de API | Costo real de infraestructura integrado al P&L del proyecto |
| Directores y CFOs | Necesitan saber si los proyectos son rentables de verdad | Vista unificada horas + gastos → margen real en tiempo real |
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Argumentos de venta
1. La rentabilidad real incluye los gastos — no solo las horas. Un proyecto con buen margen de horas puede ser deficitario si los gastos externos no se contemplan. TrackingTime cierra esa brecha: horas y gastos en un solo sistema, margen real visible en todo momento.
2. Los gastos billables dejan de perderse. Cuando los gastos se registran en el mismo sistema que las horas, no hay riesgo de olvidar facturarlos. Al generar la factura, el sistema consolida automáticamente todo lo billable del período.
3. El margen se conoce durante el proyecto, no al cierre. La combinación de horas valoradas + gastos registrados da visibilidad del margen en tiempo real. Si el proyecto se está yendo a rojo, se puede ajustar — antes de que sea tarde.
4. Una sola fuente de verdad para costos e ingresos. Sin gastos en una planilla y horas en otro sistema, sin cruzar fuentes al final del mes. Todo en el mismo lugar — más fácil de revisar, más difícil de perder.
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Mensajes clave
- "Sin gastos registrados, el margen del proyecto es una estimación. Con expenses tracking, es un dato."
- "Horas + gastos en el mismo sistema: el costo real del proyecto deja de ser una suposición."
- "Los gastos billables dejan de perderse — se registran en el momento y se facturan solos."
- "¿Cuánto costó realmente este proyecto? Con expense tracking, la respuesta está siempre disponible."
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Diferenciadores frente a la competencia
| Diferenciador | TrackingTime |
|---|---|
| Horas + gastos integrados | Un solo sistema para tiempo y costos de proyecto |
| Billable / non-billable por gasto | Control granular de qué se traslada al cliente y qué es costo interno |
| Integración con invoicing | Los gastos billables van automáticamente al borrador de factura |
| Combinación con rates y costs | P&L real por proyecto: ingreso, costo de equipo, gastos y margen |
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Objeciones comunes y respuestas
"Los gastos los llevamos en una planilla separada — funciona bien." → Funciona mientras son pocos proyectos o pocos gastos. Cuando escala, reconciliar la planilla de gastos con los reportes de horas cada mes es trabajo manual que consume tiempo y genera errores. Con TrackingTime, los gastos viven donde viven las horas — sin reconciliación.
"¿Solo Pro Plus? Parece un feature caro." → Expense tracking está disponible desde Pro Plus porque es parte del conjunto de control financiero completo — junto con retainers y approvals. Es el plan para equipos que ya facturan y necesitan tener el ciclo financiero completo dentro del mismo producto.
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Prueba social
Caso real — Agencia con modelo mixto (precio fijo, por hora, retainer en el mismo workspace): los gastos de producción se registran como expenses billables. Al cierre del mes, el sistema genera borradores de factura para cada cliente incluyendo todos los gastos. El proceso de cierre bajó de dos días a dos horas.
Caso real — Estudio de diseño, 6 proyectos en precio fijo: antes de activar expense tracking, el margen aparente era del 30%. Al incluir licencias, subcontratistas y gastos de producción, el margen real promedio era del 12%. Esa diferencia cambió las decisiones de pricing para los siguientes proyectos.
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CTA / Conversión
- Disponible desde Pro Plus — el plan de control financiero completo.
- Se combina con retainers, approvals e invoicing en el mismo plan.
- CTAs principales: "Get started" · "Try it free" · "Book a Demo"
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Relación con otros productos
- Project Retainers Software — los gastos de un retainer se registran junto con las horas del bloque contratado para una visión completa del costo del período.
- Timesheet Approvals Software — los gastos, como las horas, se validan antes de incluirse en la factura.
- Timesheet Software — los reportes de timesheet incluyen los gastos para dar la imagen completa de costos e ingresos por proyecto.
- Time Tracking Software — la base de registro de horas sobre la que se suma la capa de gastos.
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Referencia educacional interna
education/05-rentabilidad-retainers-y-expenses.md— rates & costs, los tres modelos de contratación, el flujo de invoicing y cómo los gastos se integran con la rentabilidad del proyecto.