4. Timesheets y reporting
Idea principal
El registro de horas genera datos. El reporting convierte esos datos en respuestas. La mayoría de las organizaciones tiene horas registradas pero no tiene reporting — el dato existe disperso en planillas, emails, sistemas — sin poder responder preguntas como "¿cuánto le dedicamos al cliente X?" o "¿qué proyecto consume más horas?". Cada stakeholder necesita un corte distinto (cliente quiere sus horas, contador quiere facturables, manager quiere dedicación por persona, director quiere visión global). TrackingTime resuelve esto con dos capas: timesheet para análisis detallado y reportes gráficos para tendencias, todas compartibles, exportables y automatizables.
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El Timesheet
El timesheet es la vista de todas las time entries como tabla. Es el punto de partida para cualquier análisis — el equivalente a tener todos los datos en una hoja de cálculo, pero con filtros y agrupaciones predefinidas. Es un Datatable del tiempo de la empresa.
Agrupación
Las entradas se pueden agrupar por cualquier dimensión:
- Por usuario — ver cuántas horas registró cada persona en el período.
- Por proyecto — ver cuántas horas se destinaron a cada proyecto.
- Por tarea — desglose dentro de cada proyecto.
- Por cliente — si los proyectos tienen cliente asignado, agrupa por cuenta.
- Por fecha — distribución temporal del trabajo.
- Combinaciones — proyecto + usuario, cliente + tarea, etc.
La agrupación determina cómo se agrega el tiempo para responder la pregunta específica que se necesita.
Filtros
Los filtros se aplican sobre cualquier campo del timesheet:
- Usuario / grupo de usuarios
- Proyecto / cliente
- Tarea / lista de tareas
- Período (rango de fechas personalizable)
- Estado de aprobación (aprobadas, rechazadas, sin estado)
- Tipo de entrada (billable / non-billable)
- Etiquetas
- Campos custom
Los filtros se combinan entre sí. Se puede construir una vista que muestre exactamente "las horas billables del cliente X, aprobadas, del Q3, por tarea".
Campos custom
Cada organización puede definir campos adicionales para las time entries — tipo de servicio, fase del proyecto, número de ticket, canal, etc. Esos campos aparecen como columnas en el timesheet y son filtrables. Permiten adaptar el modelo de datos al lenguaje interno de cada equipo.
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Timesheet templates
Una vista del timesheet con sus filtros y agrupaciones configurados se puede guardar como reporte. El reporte se puede abrir en cualquier momento y siempre muestra los datos del período seleccionado, actualizados automáticamente.
Esto permite tener una biblioteca de reportes predefinidos por audiencia y propósito — sin que nadie tenga que recordar cómo armarlo cada vez.
Ejemplos de reportes guardados por stakeholder
| Reporte | Audiencia | Agrupación | Filtros clave |
|---|---|---|---|
| Horas por cliente del mes | Dirección / Finanzas | Por cliente | Período: mes actual, billable |
| Dedicación por proyecto | Project Manager | Por tarea y usuario | Proyecto específico |
| Resumen individual | Empleado | Por proyecto y fecha | Usuario: yo mismo |
| Reporte de facturación | Contabilidad | Por cliente y tarea | Estado: aprobadas, billable |
| Auditoría de calidad | Manager | Por usuario | Entradas incompletas o sin proyecto |
| Horas del sprint | Tech Lead | Por tarea | Proyecto + período del sprint |
| Reporte para cliente | Account Manager | Por tarea | Cliente X, período del mes |
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Exportación
Las vistas del timesheet y los reportes se pueden exportar en:
- PDF — para compartir con clientes, adjuntar a facturas, o archivo formal.
- Excel (.xlsx) — para procesamiento adicional, importación a sistemas de facturación o nómina.
- CSV — para integración con otros sistemas o análisis custom.
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Reportes gráficos
Cuatro tipos de reporte visual para análisis de tendencias, distribución y ritmo de trabajo:
Dashboard
Visión general del workspace completo. Muestra horas totales del período, distribución por proyecto y por usuario, y tendencia semanal o mensual. Es la vista de alto nivel para dirección o management.
Project Report
Horas desglosadas por proyecto. Incluye distribución por tarea y por usuario dentro del proyecto. Permite comparar horas estimadas vs. horas registradas para ver si el proyecto está dentro del presupuesto.
User Report
Horas por usuario. Distribución por proyecto, comparación con el schedule esperado (horas trabajadas vs. horas esperadas según work schedule). Es el reporte de productividad individual y de equipo.
Pace Report
Muestra la velocidad de consumo del presupuesto de horas de un proyecto en relación al tiempo transcurrido. Responde la pregunta crítica del PM: ¿vamos a llegar al deadline dentro del presupuesto de horas?
Si el proyecto tiene 100 horas presupuestadas para 4 semanas y a mitad del período ya se consumió el 70%, el Pace lo muestra como alerta antes de que el overrun sea irreversible.
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Shared Reports
Los reportes se pueden compartir con personas externas a la cuenta mediante un link público. El destinatario no necesita cuenta en TrackingTime.
El link muestra siempre los datos del período configurado, actualizados en tiempo real. No es un PDF estático — es una vista viva del reporte.
Configuración: se puede definir qué período muestra el reporte al abrirse, y opcionalmente una fecha de expiración del link.
Casos de uso:
- Compartir las horas del mes con el cliente para que las valide antes de facturar.
- Dar acceso al contador a las horas billables sin crear un usuario.
- Enviar el avance de un proyecto a un stakeholder externo.
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Automatic weekly reports inbox
TrackingTime también puede enviar reportes automáticos al inbox para evitar el trabajo manual de distribución periódica.
Configuración: se parte de un reporte guardado y se define el envío automático. La lógica canónica de planes en la KB marca esta capacidad como Automatic weekly reports inbox.
Casos de uso:
- El cliente recibe un resumen recurrente sin que nadie tenga que prepararlo manualmente.
- El contador recibe el reporte de horas billables cada viernes.
- La dirección recibe el dashboard de horas totales cada lunes.
El proceso de distribución de reportes deja de ser una tarea manual — se configura una vez y se ejecuta solo.
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Disponibilidad por plan
| Feature | Free | Starter | Pro | Pro Plus | Business |
|---|---|---|---|---|---|
| Timesheet básico | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Filtros y agrupación avanzada | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Reportes gráficos (Dashboard, Project, User, Pace) | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Exportación CSV | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Exportación PDF / Excel | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Reportes guardados | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Shared Reports (link público, sin cuenta) | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatic weekly reports inbox | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Campos custom | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
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Cómo se ve en la práctica
Agencia con 12 clientes activos — un Shared Report link por cliente. El account manager lo abre cada viernes y lo comparte. El cliente ve sus horas sin cuenta, sin exports manuales, actualizadas en tiempo real.
Consultora con facturación mensual — reporte automático al inbox: el contador recibe las horas billables aprobadas agrupadas como necesita para procesar facturas. Cero acciones manuales.
Software house con 6 proyectos — el CTO tiene el Dashboard. Cada lunes ve distribución de horas por proyecto y Pace report detecta consumos anómalos antes de que sean irreversibles.
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Mensajes reutilizables
- "El timesheet es el dato en bruto. Los reportes son las respuestas."
- "Un reporte guardado es una pregunta que se responde sola cada vez que la abrís."
- "Shared Reports: el cliente ve las horas actualizadas sin cuenta, sin exports, sin emails manuales."
- "Automatic weekly reports inbox: el reporte llega solo. Sin recordatorios, sin exports manuales."
- "El Pace report responde la pregunta que todo PM necesita antes de que sea tarde: ¿vamos a llegar dentro del presupuesto?"
- "Cada stakeholder necesita un corte distinto de los datos. Los reportes guardados resuelven eso sin que nadie tenga que armarlos cada vez."