Policies Experience

Qué vista es

Policies es la sección donde la cuenta define las reglas que ordenan cómo se registra, valida y protege el tiempo dentro del workspace.

No está pensada para reporting ni para trabajo diario, sino para establecer las condiciones que hacen que el dato sea útil antes de llegar a Timesheets, Approvals, Reports, Timecards o payroll.

Qué tareas resuelve

• exigir información mínima para que una time entry sea válida
• evitar errores comunes de carga antes de que lleguen al cierre
• limitar tracking fuera de ciertas reglas del workspace
• bloquear edición de horas cuando ya pasó una ventana permitida
• aplicar reglas distintas según el tipo de usuario que debe cumplirlas

Las áreas más importantes de Policies

Aprobaciones

Desde esta sección la cuenta puede activar la capa de control formal sobre el tiempo registrado.

Las dos configuraciones principales son:

• Time approval states: activa el flujo de aprobación de horas. Una vez habilitado, las time entries tienen estados (submitted, approved, rejected) y los usuarios deben enviarlas para revisión antes del cierre.
• Block hours: bloquea la edición o carga de horas pasado un período definido. Ayuda a que el approval trabaje sobre un dataset más confiable y reduce correcciones tardías.

Esta sección configura el comportamiento del flujo de aprobación. La experiencia de revisión y gestión de ese flujo vive en Approvals → ver approvals-experience.md.

Registro del tiempo

La sección de Time Tracking define reglas que afectan directamente cómo se captura el tiempo.

Según la configuración, puede incluir:

• auto stop por idle: detiene automáticamente un timer que lleva demasiado tiempo corriendo sin actividad
• auto stop al final de jornada: para el timer cuando el usuario supera su horario de salida según el Work Schedule
• restricción de días no laborables: impide registrar horas en días donde el usuario no tiene schedule
• límite de horas por frecuencia: impide que un usuario trackee más de cierta cantidad de horas dentro de un período definido
• bloqueo por budget agotado: impide agregar o trackear tiempo en tareas o proyectos que ya excedieron su presupuesto

Esta parte tiene mucho valor porque reduce errores de captura sin depender solo de una revisión posterior.

Requirements

Requirements es la capa que transforma una entrada libre en un dato más estructurado.

Desde ahí la cuenta puede exigir que:

• un proyecto tenga cliente asignado
• una tarea tenga proyecto
• una time entry tenga nota
• una time entry tenga tarea
• ciertos custom fields estén completados antes de guardar la entrada
• no se puedan agregar o editar entradas en el futuro
• no se puedan agregar o editar entradas más allá de cierta cantidad de días en el pasado

Esta sección y Custom Fields trabajan juntos: los custom fields definidos como obligatorios aparecen aquí como parte de los requirements de la cuenta, reforzando la calidad del dato desde el momento de la carga.

Roles a los que aplica

Las policies no siempre necesitan aplicarse a todo el mundo por igual.

La sección permite elegir a qué roles deberían afectar estas reglas:

• Admins
• Managers
• Project Managers
• Coworkers
• Time Loggers

Eso hace posible que el workspace tenga reglas estrictas para quienes cargan tiempo, pero más flexibilidad para quienes corrigen o supervisan. Es especialmente útil en organizaciones donde admins y managers necesitan poder intervenir sobre el dato sin quedar ellos mismos bloqueados por las mismas restricciones que aplican al equipo.

Acceso temporal de edición

Existe una lógica de excepción mediante temporary edit access.

Permite que ciertos usuarios queden momentáneamente fuera de las restricciones activas y puedan corregir información aunque el período ya esté cerrado o limitado por policies.

Es especialmente útil para:

• cierres con correcciones puntuales
• admins o managers que necesitan destrabar casos específicos
• limpieza de datos sin abrir permanentemente el período para todos

Cómo se conecta con otras vistas

Policies no vive aislado. Su impacto aparece en varias superficies:

• Hours: condiciona cómo y cuándo se puede registrar tiempo
• Approvals: define si las entradas tienen estados formales y si los períodos pueden bloquearse
• Timesheets: mejora calidad de columnas, filtros y grupos porque el dato llega más limpio
• Custom Fields: los campos marcados como obligatorios se activan como requirements en esta sección
• Pace y Timecards: ganan precisión cuando las reglas están bien definidas

Qué valor le trae a la cuenta

Policies reduce el trabajo manual de corregir errores después del cierre. En vez de depender solo de auditoría o seguimiento humano, la cuenta puede definir por adelantado qué está permitido y qué no.

Eso mejora especialmente:

• calidad del dato antes del cierre
• consistencia entre equipos y usuarios
• velocidad de cierre mensual o semanal
• confianza en payroll, billing y reporting

Por qué importa

Policies convierte el tracking en un sistema con reglas claras. Hace que el equipo no solo registre tiempo, sino que lo haga dentro de un marco que protege calidad, consistencia y control operativo.

Mensaje clave

Policies es la capa que define qué significa "trackear bien" dentro de una cuenta. Reduce ambigüedad, evita errores antes del cierre y vuelve mucho más confiable todo lo que pasa después con ese dato.