Timesheet Software
URL canónica: https://trackingtime.co/timesheet-software Fuente JSON-LD: JSON-LDs/en/products/timesheet-software-product.json
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Headline
"Software de timesheets para agencias y servicios profesionales"
Automatizá el registro de timesheets, simplificá las aprobaciones y generá reportes detallados para payroll, productividad y costos de proyecto. Gratis para empezar — sin límite de usuarios.
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El problema
La mayoría de los equipos registra horas, pero no tiene un sistema para convertir ese registro en algo útil. Las horas terminan dispersas en planillas manuales, emails de seguimiento o sistemas sin estructura — y cada vez que alguien necesita responder una pregunta básica ("¿cuántas horas le dedicamos al cliente X en octubre?"), hay que armar la cuenta desde cero.
Los síntomas concretos:
- Los timesheets se preparan manualmente al final del mes — con todo lo que eso implica de memoria, correcciones y tiempo perdido.
- El dato de horas existe pero no está organizado para responder preguntas útiles: no se puede agrupar por cliente, filtrar por proyecto o ver billable vs. non-billable de un vistazo.
- Compartir horas con un cliente requiere exportar, formatear y enviar un PDF — un proceso que se repite cada mes sin automatización.
- El contador necesita las horas billables, el manager necesita la carga del equipo, la dirección necesita la vista global — y cada uno recibe un Excel diferente armado a mano.
- Antes de facturar o aprobar payroll, nadie confía en que los datos estén completos y correctos.
El resultado: horas de trabajo administrativo cada cierre de mes, datos poco confiables y clientes que esperan semanas para recibir la información que justifica la factura.
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La solución
TrackingTime convierte el registro de horas en timesheets automáticos, filtrables, exportables y compartibles — sin trabajo manual de preparación. El dato está siempre disponible, organizado y listo para usarse: para facturar, para payroll, para análisis interno o para mostrarle al cliente.
La idea central: el timesheet no es un formulario que el equipo llena — es la vista automática de todo lo que ya se registró, con las agrupaciones y filtros que cada audiencia necesita.
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Cómo funciona
El Timesheet — la fuente de todos los datos
El timesheet es el datatable del tiempo de la empresa. Todas las entradas de tiempo en una sola vista, con capacidad de agrupar y filtrar por cualquier dimensión:
- Agrupación: por usuario, proyecto, tarea, cliente, fecha — o combinaciones (ej: cliente + tarea, proyecto + usuario).
- Filtros: período, usuario, proyecto, cliente, estado de aprobación, tipo (billable / non-billable), etiquetas, campos custom.
- Ejemplo de vista: "las horas billables del cliente X, aprobadas, del Q3, desglosadas por tarea" — construida en segundos con filtros combinados.
Cuatro reportes gráficos
Dashboard — visión global del workspace: horas totales del período, distribución por proyecto y por usuario, tendencia semanal o mensual. La vista de alto nivel para dirección y management.
Project Report — horas desglosadas por proyecto. Distribución por tarea y usuario dentro del proyecto. Comparación horas estimadas vs. reales.
User Report — horas por persona. Distribución por proyecto, comparación con el schedule esperado (horas trabajadas vs. esperadas). El reporte de productividad individual y del equipo.
Pace Report — velocidad de consumo del presupuesto de horas de un proyecto en relación al tiempo transcurrido. Responde la pregunta crítica del PM: ¿vamos a llegar al deadline dentro del presupuesto? Si el proyecto tiene 100 horas para 4 semanas y a mitad del período ya se consumió el 70%, el Pace lo muestra como alerta — antes de que el desvío sea irrecuperable.
Reportes guardados por audiencia
Una vista configurada (filtros + agrupación) se guarda como reporte y se abre en cualquier momento con los datos siempre actualizados. Una biblioteca de reportes predefinidos por rol — sin que nadie tenga que recordar cómo armarlo cada vez.
Ejemplos de reportes guardados por stakeholder:
| Reporte | Audiencia |
|---|---|
| Horas billables del mes por cliente | Finanzas / Contabilidad |
| Dedicación por proyecto y tarea | Project Manager |
| Resumen individual del período | Cada empleado |
| Reporte de facturación (aprobadas, billable) | Contabilidad |
| Auditoría de calidad (entradas incompletas) | Manager |
| Horas del sprint por tarea | Tech Lead |
| Reporte mensual para cliente | Account Manager |
Shared Reports — para clientes sin cuenta
Los reportes se comparten con personas externas mediante un link público. El destinatario no necesita cuenta en TrackingTime. El link muestra siempre los datos actualizados en tiempo real — no es un PDF estático. Se puede configurar el período que muestra y una fecha de expiración.
Casos de uso: el cliente valida las horas antes de recibir la factura. El contador accede a las horas billables sin crear un usuario. Un stakeholder externo recibe el avance del proyecto.
Entrega automática de reportes
Los reportes guardados se programan para enviarse automáticamente al inbox con la frecuencia configurada — semanal, mensual, al cierre de sprint. Se configura una vez y se ejecuta solo. Nadie tiene que preparar ni enviar el reporte manualmente.
Auditoría y calidad del dato
Antes de usar los timesheets para facturar o pagar, es crítico que el dato sea confiable. TrackingTime tiene dos mecanismos:
- Time Audits — detecta entradas problemáticas: sin proyecto asignado, sin descripción, duración sospechosa (muy corta o muy larga), entradas solapadas, fuera del horario laboral. El manager resuelve en minutos lo que antes requería revisar planilla por planilla.
- Lock time entries — bloquea las entradas aprobadas para que no puedan modificarse. El dato que va a billing o payroll es el dato final.
Exportación en todos los formatos
- CSV — para integración con otros sistemas (Free).
- PDF — para compartir con clientes, adjuntar a facturas, o archivo formal (desde Starter).
- Excel (.xlsx) — para procesamiento en sistemas de facturación o nómina (desde Starter).
Campos custom
Cada organización define campos adicionales para sus time entries: tipo de servicio, fase del proyecto, número de ticket, canal, etc. Esos campos aparecen como columnas en el timesheet y son filtrables — adaptando el modelo de datos al lenguaje interno de cada equipo.
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Para quién
| Perfil | Necesidad específica | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Managers y PMs | Visibilidad de carga del equipo y avance de proyectos | Dashboard, User Report, Pace Report en tiempo real |
| Finanzas y contabilidad | Horas billables listas para facturar, sin preparación manual | Shared Reports, exportación a PDF/Excel, lock de entradas |
| HR y operaciones | Horas validadas para payroll, sin reconciliación manual | Timesheets estructurados + aprobaciones + exportación |
| Account managers | Reportes para clientes que justifican el trabajo entregado | Shared Reports con link público, sin que el cliente necesite cuenta |
| Dirección | Visión global de la dedicación de la empresa | Dashboard con tendencias, distribución por proyecto y persona |
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Argumentos de venta
1. El timesheet deja de ser un formulario que el equipo llena. Con TrackingTime, el timesheet es la vista automática de todo lo que ya se registró. No hay un "momento de preparar el timesheet" — el dato está siempre disponible, organizado y listo.
2. Cada audiencia tiene su propio reporte — sin trabajo manual de distribución. Los reportes guardados con entrega automática al inbox significan que el cliente recibe sus horas cada mes, el contador recibe las billables cada viernes, y la dirección recibe el dashboard cada lunes — todo configurado una sola vez.
3. El Pace Report como alerta temprana. La mayoría de los equipos descubre que un proyecto se pasó de horas cuando ya cerró. El Pace Report muestra el desvío mientras el proyecto todavía está activo — a tiempo para ajustar.
4. Shared Reports: el cliente valida antes de que llegue la factura. Un link público con las horas del mes, actualizado en tiempo real. El cliente revisa, el equipo factura. Sin debates, sin correcciones de último momento, sin reuniones de status innecesarias.
5. Compliance listo para auditoría. En muchas regiones (especialmente en Europa) las empresas están legalmente obligadas a registrar las horas de sus empleados. TrackingTime genera timesheets auditables, con lock de períodos y exportación formal — preparados para cualquier requerimiento regulatorio.
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Mensajes clave
- "El registro de horas genera datos. El reporting convierte esos datos en respuestas."
- "Tener horas registradas no es lo mismo que tener buenas horas registradas."
- "El timesheet se prepara solo — el dato siempre está disponible, organizado y listo."
- "El cliente recibe el reporte. El contador recibe las billables. La dirección recibe el dashboard. Todo automático."
- "¿Vamos a llegar al deadline dentro del presupuesto? El Pace Report lo responde hoy, no cuando ya sea tarde."
- "Automate timesheet submissions, simplify approvals, and generate detailed reports for payroll, productivity, and project costs."
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Diferenciadores frente a la competencia
| Diferenciador | TrackingTime |
|---|---|
| Pace Report | Alerta de desvío de presupuesto en tiempo real, durante el proyecto |
| Shared Reports | Link público para clientes — sin cuenta, datos en vivo (no PDF estático) |
| Entrega automática | Reportes programados al inbox — configura una vez, se ejecuta solo |
| Auditoría integrada | 7 criterios de detección de entradas problemáticas antes del cierre |
| Campos custom | Adaptación del modelo de datos al lenguaje interno de cada equipo |
| Modelo de precios | Usuarios ilimitados — el timesheet escala con el equipo sin costo adicional |
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Objeciones comunes y respuestas
"Ya usamos Excel para los timesheets." → Excel funciona para equipos pequeños con pocos proyectos. Cuando escala el equipo o la cantidad de clientes, consolidar manualmente se convierte en horas de trabajo administrativo cada mes. TrackingTime genera el timesheet automáticamente — el mismo trabajo en segundos.
"¿Cómo comparto las horas con el cliente?" → Con Shared Reports: un link público con las horas del mes, siempre actualizado. El cliente accede sin necesidad de cuenta. Puede configurarse para mostrar solo las horas billables del cliente y expirar al final del mes.
"¿Qué pasa si alguien cargó mal sus horas?" → El Time Audit detecta automáticamente entradas incompletas, solapadas o con duraciones sospechosas — antes del cierre del período. El manager resuelve en minutos. Una vez validado, el lock previene modificaciones posteriores.
"¿Es legalmente válido como registro de jornada?" → Sí. TrackingTime genera registros auditables con trazabilidad completa — quién registró, cuándo, qué. Para entornos con compliance europeo (especialmente el reglamento de la UE sobre registro de jornada), el lock de períodos y la exportación formal cumplen los requerimientos documentales.
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Prueba social
- 4.7/5 on G2 — 117 verified reviews.
"With TrackingTime, I can easily set project timelines and track my team's progress. The ability to create detailed timesheets and business reports for clients is a game-changer."
— Frances F., Project Manager · NachoNacho
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CTA / Conversión
Los reportes avanzados, exportación PDF/Excel y Shared Reports requieren Starter o superior.
- Plan gratuito disponible para usuarios ilimitados — incluye timesheet básico y exportación CSV.
- Starter para reportes gráficos completos (Dashboard, Project, User, Pace), exportación PDF/Excel, Shared Reports y entrega automática.
- Pro para campos custom y lock de entradas.
- CTAs principales: "Get started" · "Try it free" · "Book a Demo"
- Recursos relacionados disponibles en el sitio: plantillas gratuitas de timesheets en Excel, Google Sheets y PDF.
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Relación con otros productos
- Time Tracking Software — el timesheet es la capa de output del registro de tiempo. Sin horas bien registradas, no hay timesheet confiable.
- Timesheet Approvals Software — el paso siguiente al timesheet: validar formalmente las horas antes de facturar o pagar.
- Employee Time Cards — los timesheets alimentan las time cards para payroll y cumplimiento laboral.
- Project & Task Management — los reportes de proyecto (Pace, Project Report) conectan el timesheet con la gestión operativa.
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Referencia educacional interna
education/04-timesheets-y-reporting.md— la lógica completa del timesheet como datatable, los cuatro reportes gráficos, Shared Reports y entrega automática.education/03-calidad-de-datos-y-policies.md— cómo los audits y las policies garantizan que el dato del timesheet sea confiable antes de usarlo.