Triage
Purpose: Routing tool. Use at the start of every discovery call or before configuring a webinar to decide which modules to show and which plan to recommend.
Related docs: Sales Playbook · Webinar Scripts
---
The Two Modes
Before running the questions, establish which mode applies:
Mode A — TrackingTime as the team's PM and time layer For teams whose work is organized as projects with tasks: agencies, consultancies, professional services, nonprofits, internal operations. TT handles task management + time tracking natively.
Mode B — TrackingTime as a time and cost layer on top of an existing PM tool For teams already committed to Jira, Azure DevOps, Asana, ClickUp, or Monday. TT syncs tasks via integration and adds billing rates, approvals, and reporting on top.
If they use Asana/ClickUp/Monday but the work is actually client services → explore consolidation into Mode A.
---
10 Discovery Questions
- ¿Cómo se modela el trabajo — como proyectos con tareas (servicios, clientes, operaciones internas) o como backlog de producto con épicas/historias/subtareas?
- ¿Trackean tiempo hoy? ¿Cómo?
- ¿Trabajan con tareas o con categorías de servicio?
- ¿Se organizan por proyectos, clientes o departamentos?
- ¿Cómo facturan (hora, fijo, retainer, no facturan tiempo)?
- ¿Necesitan rentabilidad real por proyecto/cliente?
- ¿Controlan presupuestos de horas o dinero?
- ¿Necesitan aprobación de horas antes de facturar/pagar?
- ¿Gestionan PTO/ausencias?
- ¿Comparten reportes con clientes o stakeholders externos?
---
Question → Module Mapping
| Pregunta | Módulo que activa |
|---|---|
| P1 — Cómo se modela el trabajo | Modo A: demo completa de Projects & Tasks (board, timeline, company-wide timeline, custom fields). Modo B: Adopción e integraciones con foco en integración del PM tool existente. |
| P2 — Tracking actual | Por qué existe TrackingTime + Adopción e integraciones (o Timesheets y reporting si ya vienen de otra herramienta) |
| P3 — Tareas vs. categorías | Adopción e integraciones (si tareas) o Colaboración externa y transparencia (si categorías/servicios) |
| P4 — Cómo se organizan | Define el enfoque de Timesheets y reporting |
| P5 — Cómo facturan | Rentabilidad, retainers y expenses |
| P6 — Necesitan rentabilidad | Rentabilidad, retainers y expenses |
| P7 — Controlan presupuestos | Rentabilidad, retainers y expenses |
| P8 — Necesitan aprobaciones | Approvals, PTO y payroll |
| P9 — Gestionan PTO | Approvals, PTO y payroll |
| P10 — Reportes externos | Timesheets y reporting + Colaboración externa y transparencia |
---
Question → Plan Mapping
| Necesidad | Plan mínimo |
|---|---|
| Solo adopción y reportes base | Starter |
| Facturación con rates/invoicing y PTO base | Pro |
| Retainers, expenses, approvals y Client Users | Pro Plus |
| SSO/auditoría/gobierno enterprise | Business |
---
Routing Examples
Case A: Marketing agency, 15 people, uses Asana, retainer billing, client reporting
Module path: Por qué existe TT → Adopción e integraciones → Calidad de datos y policies → Timesheets y reporting → Rentabilidad, retainers y expenses → Colaboración externa y transparencia
Recommended plan: Pro Plus Webinar to use: Webinar A (see webinars.md)
---
Case B: Software house, 40 people, Jira, HR needs payroll data
Module path: Por qué existe TT → Adopción e integraciones (Jira integration) → Calidad de datos y policies → Timesheets y reporting → Approvals, PTO y payroll → Rentabilidad (optional) → Roles y permisos si IT exige SSO
Recommended plan: Pro Plus (Business if SSO required) Webinar to use: Webinar B (see webinars.md)