7. Approvals, PTO y payroll

Idea principal

Registrar horas y tener horas confiables para payroll son dos cosas distintas. Las organizaciones que usan tiempo como base de facturación o nómina necesitan validación formal (errores descubiertos al facturar o pagar son tarde), PTO centralizado (HR no cruza fuentes manualmente), períodos cerrados (datos inmutables, no editables retroactivamente) y time cards automatizados (no armados manualmente fuera del sistema). Esta lección cubre los módulos que formalizan el registro: approvals para validar antes de impacto financiero, time off en el mismo sistema que horas, y time cards como módulo standalone de compliance y base para nómina.

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Approvals: validar horas antes del cierre del período

El flujo de approvals permite que los managers revisen y aprueben las horas del equipo antes de usarlas para payroll o facturación.

Cómo funciona el flujo

1. El empleado somete sus horas al cierre del período.
2. El manager las recibe agrupadas por usuario y período para revisión.
3. Aprueba o rechaza en lote — no entrada por entrada. Puede aprobar todo el período de un usuario con un clic, o rechazar.
4. Las entradas rechazadas vuelven al empleado. El empleado las corrige y vuelve a someter.
5. Una vez aprobadas, las horas quedan en estado Approved y listas para el siguiente paso: payroll, facturación o cierre del período.

Time entry states

Las entradas tienen tres estados posibles:

• Sin estado: la entrada existe pero aún no fue revisada ni aprobada.
• Approved: fue aprobada por el manager. Lista para payroll o facturación.
• Rejected: fue rechazada con comentario para que el empleado la corrija.

Estos estados permiten filtrar en el timesheet: ver solo horas aprobadas para facturar, o solo horas rechazadas pendientes de corrección.

Self-approval para admins

Los admins que también registran tiempo pueden aprobar sus propias entradas. Resuelve el caso donde el responsable del proceso necesita cerrar su propio período sin depender de otra persona.

Bulk approve / reject

El manager no necesita revisar entrada por entrada. Puede aprobar o rechazar en lote todo el período de un usuario, o seleccionar entradas específicas para rechazar con comentario mientras aprueba el resto.

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Lock: cerrar el período con certeza

Una vez aprobadas, las horas se bloquean para que nadie pueda editarlas retroactivamente. El lock convierte el dato aprobado en dato inmutable — sin lock, siempre existe la posibilidad de que alguien edite entradas de un período ya cerrado.

Hay dos modalidades, y se usa una u otra según la operación del equipo:

• Automático (Block Hours policy): bloquea automáticamente todas las entradas anteriores a N días hacia atrás de forma continua. No requiere acción del admin — el sistema cierra el período solo según la ventana configurada. Ideal para organizaciones con cierre continuo o compliance europeo.
• Manual por período: el admin cierra el período cuando decide que el proceso de approvals está completo. Ideal para organizaciones con un proceso formal de revisión antes del cierre.

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Time Off: ausencias en el mismo sistema que las horas

Centralizar time off junto con el registro de horas elimina la necesidad de cruzar fuentes para calcular el payroll correcto. El módulo cubre el ciclo completo: solicitud → aprobación → balance → registro.

Vistas del módulo

• Overview: calendario del equipo con las ausencias aprobadas, pendientes y rechazadas. HR ve la disponibilidad del equipo de un vistazo y gestiona solicitudes desde una sola pantalla.
• Analytics: métricas agregadas de uso de time off por período, tipo de ausencia y usuario. Permite identificar patrones de ausentismo, uso de balances y tendencias por equipo.

Flujo de solicitudes

1. El empleado solicita días de ausencia — tipo, fechas, y opcionalmente un comentario o archivo adjunto.
2. El manager o admin recibe la solicitud en la vista de Pending requests y la aprueba o rechaza con comentario.
3. La ausencia aprobada aparece en el calendario del equipo y se descuenta del balance correspondiente.
4. El empleado ve el estado de su solicitud en tiempo real.

Tipos de ausencia

Se configuran múltiples tipos: vacaciones, licencia médica, licencia por maternidad/paternidad, días personales, etc. Cada tipo tiene su propia política, color de calendario y comportamiento de balance.

Policies de time off

Las políticas definen las reglas de cada tipo de ausencia. Se pueden crear políticas ilimitadas en todos los planes que incluyen time off.

Accrual en detalle: con accrual habilitado, si el empleado tiene 20 días anuales y accrual mensual, acumula ~1.67 días por mes trabajado. Evita que empleados nuevos consuman todo su balance antes de haberlo ganado y refleja la disponibilidad real en cualquier punto del año.

Balances

Cada empleado tiene un balance visible en tiempo real por tipo de ausencia:

• Días asignados para el período.
• Días utilizados.
• Días pendientes de aprobación.
• Días disponibles (restantes).

Los managers y HR pueden ver los balances de todo el equipo desde el módulo, lo que facilita la planificación de vacaciones y la detección de balances no usados cerca del cierre del año.

Holidays

El admin elige un país y TrackingTime muestra el listado de feriados oficiales para ese año. El admin selecciona los que aplican a su equipo y los confirma. No es necesario cargarlos manualmente ni importar archivos externos.

Para equipos en múltiples países se configuran calendarios de feriados distintos por grupo o región, eligiendo los feriados relevantes para cada uno.

Sincronización con calendario externo

Las ausencias aprobadas se pueden sincronizar con Google Calendar o Microsoft Outlook mediante un link de suscripción. El empleado ve sus días de time off aprobados directamente en su calendario personal sin tener que consultar TrackingTime.

Integración con BambooHR y Factorial

Para organizaciones que gestionan su HR data en BambooHR o Factorial, TrackingTime tiene integración directa para importar los time offs desde esas plataformas. El flujo es unidireccional: las ausencias registradas en el HRIS llegan automáticamente a TrackingTime, eliminando la doble carga manual.

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Time Cards: compliance europeo y base para payroll

Time Cards es un módulo standalone diseñado para ayudar a las empresas a cumplir con la regulación europea de registro de jornada laboral, que exige el registro formal del tiempo de trabajo de cada empleado. Además del compliance legal, sirve como base estructurada para el proceso de nómina.

Generación automática

Los time cards se generan automáticamente a partir de las horas registradas, las ausencias aprobadas y el work schedule del empleado. No es necesario armarlos manualmente — el sistema los compila con los datos ya validados.

Qué incluye un time card

• Horas trabajadas por día: desglose diario del tiempo registrado.
• Detección de breaks: el sistema identifica pausas entre registros y las muestra en el time card para mayor precisión.
• Detección de horas extra: si las horas registradas superan las horas esperadas según el work schedule, el time card las marca como overtime. Relevante para organizaciones que pagan horas extra o que necesitan trazabilidad de jornadas extendidas.
• Horas de PTO y ausencias: las ausencias aprobadas se incluyen con su tipo correspondiente.
• Total del período vs. horas esperadas: comparación entre lo registrado y el schedule configurado.

Flujo del time card

1. Al cierre del período, el sistema genera el time card automáticamente.
2. El empleado lo revisa y lo somete para aprobación.
3. El manager aprueba o rechaza con comentario.
4. El time card aprobado queda disponible para exportar.

Exportación

Los time cards se exportan en PDF, Excel o CSV según el destino:

• PDF: para archivo formal, firma digital o envío a nómina.
• Excel / CSV: para importación directa a sistemas de nómina o procesamiento adicional.

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Cómo se conecta todo para payroll

El flujo completo de una organización con todos los módulos activos:

1. Work schedules (L3): definen las horas esperadas por empleado y período.
2. Registro de horas (L2 y L3): el equipo registra con calidad gracias a policies y campos requeridos.
3. Time off y holidays: las ausencias se registran en el mismo sistema que las horas trabajadas.
4. Submit y approvals: los empleados someten sus horas, los managers aprueban en lote.
5. Lock: el período se cierra y el dato queda inmutable.
6. Time cards: se genera automáticamente el resumen de horas aprobadas + ausencias.
7. Export: el time card se exporta al sistema de nómina.

El resultado es un sistema de registro oficial para facturación y nómina, con trazabilidad completa de cada hora desde el registro hasta el pago.

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Disponibilidad por plan

Regla práctica: Pro cubre PTO base, time cards y feriados. El flujo formal de approvals con estados, bulk y lock es Pro Plus. Las políticas avanzadas de time off con accrual, carry forward y seniority también aparecen desde Pro Plus.

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Cómo se ve en la práctica

Estudio legal, 30 personas — el socio revisa, rechaza mal clasificadas con comentario, aprueba en lote. Solo horas Approved llegan a facturación. El proceso pasó de email con planillas a sistema con trazabilidad de quién aprobó qué.

SaaS con equipo en 3 países — work schedules + feriados por país, PTO con accrual automático y seniority, sincronización con Factorial, time cards automáticas al cierre del mes. El cierre mensual bajó de un día a dos horas.

Empresa con compliance europeo — time cards generados automáticamente, aprobados, archivados en PDF. En caso de inspección, el historial está disponible para cualquier período.

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Mensajes reutilizables

• "Tener horas registradas no es lo mismo que tener horas confiables para pagar."
• "El flujo de approvals convierte el registro en un sistema de registro oficial — con trazabilidad de quién aprobó qué."
• "Sin lock, el período puede cambiar después de que se aprobó. Con lock, el dato es inmutable."
• "PTO e horas trabajadas en el mismo sistema: HR deja de cruzar fuentes para armar el payroll."
• "El time card es el output del proceso. Todo lo anterior — registro, calidad, approvals — existe para que ese documento sea confiable."
• "Si ya usás BambooHR o Factorial, los time offs viajan solos a TrackingTime. Sin doble carga."
• "Time Cards no es solo comodidad — en Europa es compliance legal."